Varaa kokous keskustelusta
Kuka näkee tämän: Saapuneet — profiilit Helpdesk ja AI Voice + Helpdesk. Roolit: Agentti, Ylläpitäjä ja Omistaja, sekä muut käyttäjät, joilla on Tapaamisten hallinta-oikeus. Esimies- ja Vain luku-käyttäjillä ei ole sitä oletuksena.
Kun puhelu tai tapaaminen auttaa enemmän kuin sähköposti, lähetä asiakkaalle varauslinkki. Asiakas valitsee vapaan ajan kalenteristasi, ja kokous ilmestyy keskusteluun.
Edellytykset
- Organisaatiosi käyttää Helpdesk- tai AI Voice + Helpdesk-profiilia.
- Perusroolisi on Agentti, Ylläpitäjä tai Omistaja, tai sinulla on Tapaamisten hallinta-oikeus.
- Kalenterisi on yhdistetty: Google Calendar tai Outlook. Asiakas näkee vapaat ajat vain yhdistetystä kalenterista. Yhdistä se profiilissasi Kalenterit-välilehdellä tai alla olevassa varausikkunassa. Lue Profiilisi määrittäminen agentin työtä varten.
- Valinnainen: videotili, yhdistettynä profiilisi Videoneuvottelu-välilehdellä, jotta voit lisätä kokoukseen videolinkin.
- Asiakkaalla on sähköpostiosoite. Varauslinkki lähetetään sähköpostitse.
Vaiheet
- Avaa keskustelu.
- Valitse yläosan painikepalkista Ajoita tapaaminen. Puhelimella se löytyy kohdasta Lisää. Ikkuna Ajoita kokous avautuu.
- Tarkista Otsikko. Se alkaa keskustelun aiheella.
- Kirjoita Viesti-kenttään lyhyt viesti asiakkaalle. Varauslinkki lisätään siihen automaattisesti. Saadaksesi luonnoksen valitse Luo tekoälyllä ja lue tulos.
- Aseta Voimassa (kuinka monta päivää linkki toimii), Kesto, Puskuriaika ja Aikavyöhyke.
- Tarkista Yhteyshenkilön sähköposti ja Yhteyshenkilön nimi. Ne alkavat yhteyshenkilön tiedoilla. Sähköpostiosoite on pakollinen.
- Tarkista Kalenteri-kohdasta, että kalenterisi näyttää Yhdistetty. Jos ei, valitse Yhdistä kohdalle Google Calendar tai Outlook ja kirjaudu sisään.
- Valitse Videoneuvottelu-kohdasta videotili tai Ei videota.
- Valitse Varauslinkit-kohdasta, kenen vapaat ajat asiakas näkee:
- Oma varauslinkki: oma kalenterisi.
- Tiimin varauslinkki: tiimin kalenterit. Valitse tiimi. Vain kyseisen tiimin tiiminvetäjä, Ylläpitäjä ja Omistaja voivat lähettää tiimilinkin.
- Valitse Lähetä varauslinkki.
Ikkuna avautuu Oma varauslinkki valittuna. Ylläpitäjä-käyttäjille organisaatiossa, jossa on tiimejä, se avautuu Tiimin varauslinkki valittuna.
Tulos
- Viesti Varauslinkki lähetetty ilmestyy, ja asiakas saa sähköpostin varauslinkin kanssa.
- Kun asiakas varaa ajan, kokous ilmestyy keskustelun Tapaamiset-välilehdelle tiloineen: Ajoitettu, Peruutettu tai Valmis. Jos kokouksessa on videolinkki, valitse Liity kokoukseen liittyäksesi siihen.
Varatun kokouksen muuttaminen tai peruuttaminen
- Avaa keskustelu ja valitse Tapaamiset-välilehti.
- Kokouksen vieressä, jonka tila on Ajoitettu:
- muuttaaksesi sitä valitse Muokkaa kokousta, muuta Otsikko, Alkaa, Päättyy, Sijainti tai Kokouksen URL, ja valitse Tallenna;
- peruuttaaksesi sen valitse Peruuta kokous, sitten Vahvista.
Jos jokin menee pieleen
- Ajoita tapaaminen puuttuu. Roolisi ei voi varata kokouksia. Esimies-käyttäjät tarvitsevat Tapaamisten hallinta-oikeuden lisäroolista. Kysy järjestelmänvalvojaltasi.
- Välilehti Tapaamiset puuttuu. Roolisi ei voi nähdä kokouksia. Se tarvitsee Tapaamisten katselu-oikeuden.
- Virhe ilmoittaa, että tiimin varauslinkit vaativat tiiminvetäjän oikeudet. Valitse Oma varauslinkki ja lähetä uudelleen, tai pyydä tiiminvetäjää.
- Asiakas ei näe vapaita aikoja. Kalenteriasi ei ole yhdistetty, tai siinä ei ole vapaata aikaa linkin voimassaolopäivinä. Yhdistä kalenterisi ja lähetä uusi linkki.
- Yhdistä puuttuu ja palveluntarjoaja näyttää Ei määritetty. Organisaatiosi ei ole määrittänyt tätä kalenteripalveluntarjoajaa. Kysy järjestelmänvalvojaltasi.
- Viesti Yhteyshenkilön sähköposti on pakollinen ilmestyy. Syötä asiakkaan sähköpostiosoite.
- Viesti Yhdelläkään tiimin jäsenellä ei ole kalenteria yhdistettynä ilmestyy tiimille. Kukaan tiimissä ei ole yhdistänyt kalenteria. Käytä Oma varauslinkki-vaihtoehtoa.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Auttoiko tämä artikkeli?
Etkö vieläkään löytänyt apua? Lähetä pyyntö tai .