Spring til indhold
AurionAI

Administrer dine opgaver

8 min. læsningAf Emmanuel Yazbeck

Hvem ser dette: Opgaver — profiler Helpdesk og AI Voice + Helpdesk. Roller: Agent, Supervisor, Administrator og Ejer kan oprette og ændre opgaver. Skrivebeskyttet-brugere kan kun læse dem.

En opgave er et stykke arbejde, der tilhører en samtale, for eksempel "udskift kortlæseren" eller "ring til leverandøren tilbage". Du opretter opgaver i en samtale. Siden Opgaver viser dine opgaver fra alle samtaler på ét sted, som en tabel, et board eller en kalender.

Forudsætninger

  • Din organisation bruger profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk.
  • For at oprette en opgave i en samtale skal du have tilladelse til at ændre samtaler. Læs Hvad din rolle tillader i indbakken.
  • For at ændre opgaver efterfølgende skal din basisrolle være Agent, Supervisor, Administrator eller Ejer, eller du skal have tilladelsen Administrer opgaver.
  • Samtalen er ikke løst eller lukket. AurionAI tilføjer ikke opgaver til en afsluttet samtale.

Opret en opgave fra en samtale

  1. Åbn samtalen i Indbakke.
  2. Vælg fanen Opgaver.
  3. Vælg + Tilføj opgave.
  4. I Hvad skal der gøres? skal du skrive, hvad der skal gøres. Dette er det eneste påkrævede felt.
  5. Valgfrit: udfyld de øvrige felter.
    • Flere detaljer (valgfrit): flere detaljer. Hvis din administrator har slået AI-funktionerne til for opgaver, skriver AI-udkast en første beskrivelse ud fra samtalen. Det kræver beskeder fra både kunden og en agent.
    • Tildelt: en person eller et team.
    • SLA-politik og Prioritet. Arv fra samtale bevarer samtalens prioritet.
    • Forfaldsdato.
  6. Vælg Opret.

Opgaven vises i samtalens fane og på siden Opgaver. Så længe en opgave er åben eller i gang, kan samtalen ikke løses. Læs Sæt på pause, løs, arkiver eller slet en samtale.

I fanen Opgaver kan du vælge en opgave for at åbne den. Der kan du ændre dens status, beskrivelse og ansvarlige. Vælg Åbn i Opgaver ↗ for at åbne opgaven på siden Opgaver.

Dine opgaver og dit teams opgaver

Øverst på siden Opgaver vælger to faner, hvilke opgaver du ser:

  • Den første fane viser de opgaver, der er tildelt dig eller et af dine teams. Alle har denne fane. Tallet ud for Opgaver i sidebjælken tæller dine opgaver med status Åben.
  • Den anden fane viser opgaverne for de teams, du leder. Kun teamledere og administratorer ser den. Administratorer ser opgaverne for alle teams.

Kolonnen til venstre viser, hvilken af de to der er aktiv, under Systemvisninger, og viser dine gemte visninger.

Vælg en visning

Vælg en af visningerne over listen. Siden husker dit seneste valg.

Sidens adresse gemmer visningen og grupperingen af boardet, så du kan sende linket til en kollega.

Filtrer og gem en visning

  • Skriv i Søg efter opgaveemne… for at søge i opgavetitler.
  • Vælg en status efter Status:. Du kan vælge mere end én.
  • Vælg en forfaldsdato efter Forfalder:: Forfalder i dag, Denne uge eller Overskredet.
  • Vælg + Filter for at filtrere efter Tildelt, Team, SLA-politik eller Afslutningsnote.

For at gemme disse filtre skal du vælge + Gem visning i den venstre kolonne, give visningen et navn og vælge Gem. Hvis du leder et team eller er administrator, kan du i stedet dele visningen: vælg et team i Del med et team, og vælg derefter Gem (team). Visningen vises derefter under Teamvisninger for det pågældende team. En gemt visning gemmer filtrene, ikke valget af tabel, board eller kalender.

Flyt en opgave på boardet

Visningen Kanban med én kolonne pr. opgavestatus

  1. Vælg Kanban.
  2. I Gruppér efter: skal du beholde Status. Du kan også gruppere efter Tildelt, Team eller SLA, men så kan kort ikke trækkes.
  3. Træk et kort til en anden kolonne. På en telefon skal du vælge Flyt under kortet og vælge den nye status.
  4. Hvis du flytter et kort til Afsluttet eller Annulleret, skal du skrive en note, der beskriver, hvad der blev gjort, eller hvorfor opgaven er annulleret. Vælg derefter Bekræft. Hvis AI-funktionerne er slået til, skriver AI-resumé en første note til dig.

En annulleret opgave kan kun gå tilbage til Åben. Alle andre flytninger er tilladt, bortset fra at en færdig eller annulleret opgave ikke kan genåbnes, mens dens samtale er løst eller lukket.

Planlæg med kalenderen

  1. Vælg Kalender.
  2. Vælg Måned, Uge, Dag eller Agenda.
  3. For at ændre en forfaldsdato skal du trække opgaven til en anden dag. Hvis den nye dato er senere end opgavens SLA-mål, vises en advarsel i fem sekunder. Vælg Fortryd for at beholde den gamle dato.
  4. Vælg en opgave for at se dens status, ansvarlige og forfaldsdato. Vælg Åbn samtale for at åbne dens samtale.

Opgaver uden en forfaldsdato vises under Skal planlægges. For at planlægge en opgave skal du give den en forfaldsdato fra dens samtale.

Opgaver i fare

Hvis din administrator har slået risikoregistrering til, kontrollerer AurionAI åbne og igangværende opgaver regelmæssigt. En opgave får mærket I risiko, når den forfalder inden for de næste fire timer eller allerede er overskredet, ingen har logget tid på den, og ingen har kommenteret på den eller ændret dens status inden for de seneste 24 timer. Peg på mærket for at læse årsagen.

Vælg Bekræft for at bekræfte, at du har set det. Mærket viser derefter Bekræftet. Mærket forsvinder, når opgaven er færdig eller annulleret, ved næste kontrol.

AI-hjælp til en opgave

Din administrator slår hver AI-funktion for opgaver til eller fra. Når en funktion er slået fra, vises dens knap ikke. Læs Opgave-AI.

  • AI-udkast skriver en beskrivelse ud fra samtalen, når du opretter en opgave eller redigerer dens beskrivelse.
  • AI-forslag foreslår en forfaldsdato. Forslaget vises efter AI-forslag:. Vælg Accepter for at bruge det eller Afvis for at ignorere det.
  • AI-resumé skriver noten, når du markerer en opgave som færdig.
  • Fanen KB viser Relaterede KB-artikler for den åbne opgave.

Læs altid, hvad AI'en har skrevet, inden du gemmer det.

Log tid på en opgave

  1. Åbn opgaven i tabellen, og vælg fanen Tid. Du kan også åbne opgaven i fanen Opgaver i dens samtale.
  2. Start timeren med startknappen, og stop den med stopknappen, når du er færdig. Den løbende tid vises på knappen.
  3. For i stedet at logge tid manuelt skal du vælge + Manuel post, indtaste Varighed (minutter) og eventuelt Noter (valgfrit), og derefter vælge Gem.

Listen viser hver post med dens forfatter og type samt totalen efter I alt:. Du kan redigere eller slette dine egne poster. Administratorer kan redigere eller slette enhver post.

Din administrator kan slå strenge tidsregler til for opgaver i Tidsregistrering for opgaver. Derefter kræver hver manuel post et start- og sluttidspunkt, poster fra samme person må ikke overlappe, og beskeden Streng håndhævelse er slået til: manuelle registreringer kræver Start og Slut. vises i formularen. Denne indstilling ændrer ikke den tid, du logger på en samtale. Læs Opgavetidssporing og Log tid på en samtale.

Udfør handlinger på mange opgaver

I tabellen skal du markere afkrydsningsfeltet for hver opgave eller feltet i overskriften for at vælge hele siden. En bjælke vises med disse handlinger:

  • Markér som afsluttede: kræver en afslutningsnote. Kun opgaver, der er åbne eller i gang, kan markeres som færdige.
  • Omfordel (bruger) og Omfordel (team).
  • Slet: kun opgaver med status Åben kan slettes, og sletning kan ikke fortrydes. Annuller de øvrige opgaver i stedet. Du skal have tilladelsen Slet opgaver, som Agent, Supervisor og administratorer har.

Resultat

Du finder alle dine opgaver på én side og kan rykke dem fremad, planlægge dem og logge tid på dem. Alle ændringer vises også i fanen Opgaver i samtalen.

Hvis noget går galt

  • Beskeden Dine nuværende rettigheder tillader ikke ændringer af opgaver. vises. Din rolle kan læse opgaver, men ikke ændre dem. Afkrydsningsfelterne, flytningskontrollerne og kommentarfeltet mangler. Bed din administrator om tilladelsen Administrer opgaver.
  • Beskeden Kunne ikke kontrollere opgaverettigheder. Opdater siden for at prøve igen. vises. Genindlæs siden.
  • Den anden fane øverst mangler. Du leder ikke et team. Bed din administrator om at gøre dig til teamleder, eller brug din egen fane. Læs Teams.
  • + Tilføj opgave mangler i en samtale. Din rolle kan ikke ændre samtaler, eller du åbnede indbakken fra et link, der slutter på shared=1. Læs Hvad din rolle tillader i indbakken.
  • Du kan ikke tilføje en opgave eller genåbne en opgave, og der vises en fejl. Samtalen er løst eller lukket. Genåbn samtalen først.
  • Et kort flytter sig ikke, når du slipper det. Boardet er grupperet efter noget andet end Status, eller flytningen er ikke tilladt. En annulleret opgave skal først gå tilbage til Åben.
  • En AI-knap viser beskeden Din organisations daglige AI-grænse er nået. Prøv igen i morgen. Din organisation har brugt sin AI-hjælp for i dag. Fortsæt uden AI, og prøv igen i morgen.
  • AI-udkast siger, at der ikke er nok kontekst. Samtalen er for kort, eller kun den ene side har skrevet. Skriv beskrivelsen selv.
  • Beskeden Dette tidsvindue overlapper en anden af dine tidsregistreringer — streng håndhævelse tillader det ikke. vises. Strenge tidsregler er slået til. Ændr start- eller sluttidspunktet, så posten ikke overlapper en anden af dine poster.

Relaterede artikler

Sidder du stadig fast? Send en anmodning eller .