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AurionAI

Verwalten Sie Ihre Aufgaben

9 Min. LesezeitVon Emmanuel Yazbeck

Wer dies sieht: Aufgaben – Profile Helpdesk und AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Supervisor, Administrator und Eigentümer können Aufgaben erstellen und ändern. Schreibgeschützt-Benutzer können sie nur lesen.

Eine Aufgabe ist ein Arbeitsschritt, der zu einem Gespräch gehört, zum Beispiel „Kartenleser ersetzen" oder „Lieferanten zurückrufen". Aufgaben werden in einem Gespräch erstellt. Die Seite Aufgaben zeigt Ihre Aufgaben aus allen Gesprächen an einem Ort – als Tabelle, Board oder Kalender.

Voraussetzungen

  • Ihre Organisation verwendet das Profil Helpdesk oder AI Voice + Helpdesk.
  • Um eine Aufgabe in einem Gespräch zu erstellen, müssen Sie berechtigt sein, Gespräche zu ändern. Lesen Sie Was Ihre Rolle im Posteingang erlaubt.
  • Um Aufgaben nachträglich zu ändern, muss Ihre Basisrolle Agent, Supervisor, Administrator oder Eigentümer sein, oder Sie haben die Berechtigung Aufgaben verwalten.
  • Das Gespräch ist nicht gelöst oder geschlossen. AurionAI fügt einem abgeschlossenen Gespräch keine Aufgaben hinzu.

Aufgabe aus einem Gespräch erstellen

  1. Öffnen Sie in Posteingang das Gespräch.
  2. Wählen Sie den Tab Aufgaben.
  3. Wählen Sie + Aufgabe hinzufügen.
  4. Schreiben Sie in Was muss erledigt werden?, was erledigt werden muss. Dies ist das einzige Pflichtfeld.
  5. Optional: Füllen Sie die anderen Felder aus.
    • Weitere Details (optional): weitere Details. Wenn Ihr Administrator die KI-Funktionen für Aufgaben aktiviert hat, schreibt KI-Entwurf eine erste Beschreibung aus dem Gespräch. Dazu werden Nachrichten sowohl vom Kunden als auch von einem Agenten benötigt.
    • Zuständig: eine Person oder ein Team.
    • SLA-Richtlinie und Priorität. Von Konversation übernehmen übernimmt die Priorität des Gesprächs.
    • Fälligkeit.
  6. Wählen Sie Erstellen.

Die Aufgabe erscheint im Tab des Gesprächs und auf der Seite Aufgaben. Solange eine Aufgabe offen oder in Bearbeitung ist, kann das Gespräch nicht gelöst werden. Lesen Sie Gespräch zurückstellen, lösen, archivieren oder löschen.

Wählen Sie im Tab Aufgaben eine Aufgabe aus, um sie zu öffnen. Dort können Sie ihren Status, ihre Beschreibung und ihre Zuweisung ändern. Wählen Sie In Aufgaben öffnen ↗, um die Aufgabe auf der Seite Aufgaben zu öffnen.

Ihre Aufgaben und die Aufgaben Ihres Teams

Oben auf der Seite Aufgaben wählen zwei Tabs aus, welche Aufgaben Sie sehen:

  • Der erste Tab zeigt die Aufgaben, die Ihnen oder einem Ihrer Teams zugewiesen sind. Jeder hat diesen Tab. Die Zahl neben Aufgaben in der Seitenleiste zählt Ihre Aufgaben mit dem Status Offen.
  • Der zweite Tab zeigt die Aufgaben der Teams, die Sie leiten. Nur Teamleiter und Administratoren sehen ihn. Administratoren sehen die Aufgaben aller Teams.

Die Spalte auf der linken Seite zeigt, welcher der beiden aktiv ist, unter Systemansichten, und listet Ihre gespeicherten Ansichten auf.

Ansicht auswählen

Wählen Sie eine der Ansichten oberhalb der Liste. Die Seite merkt sich Ihre letzte Auswahl.

Die Adresse der Seite enthält die Ansicht und die Gruppierung des Boards, sodass Sie den Link an einen Kollegen senden können.

Ansicht filtern und speichern

  • Geben Sie in Nach Aufgabenbetreff suchen… etwas ein, um die Aufgabentitel zu durchsuchen.
  • Wählen Sie nach Status: einen Status aus. Sie können mehr als einen auswählen.
  • Wählen Sie nach Fällig: ein Fälligkeitsdatum aus: Heute fällig, Diese Woche oder Überfällig.
  • Wählen Sie + Filter, um nach Zugewiesen, Team, SLA-Richtlinie oder Abschlussnotiz zu filtern.

Um diese Filter zu behalten, wählen Sie + Ansicht speichern in der linken Spalte, geben Sie der Ansicht einen Namen und wählen Sie Speichern. Wenn Sie ein Team leiten oder Administrator sind, können Sie die Ansicht stattdessen teilen: Wählen Sie ein Team in Mit einem Team teilen und dann Speichern (Team). Die Ansicht erscheint dann unter Teamansichten für dieses Team. Eine gespeicherte Ansicht behält die Filter, nicht die Auswahl von Tabelle, Board oder Kalender.

Aufgabe auf dem Board verschieben

Die Ansicht Kanban mit einer Spalte pro Aufgabenstatus

  1. Wählen Sie Kanban.
  2. Behalten Sie in Gruppieren nach: die Option Status bei. Sie können auch nach Zugewiesen an, Team oder SLA gruppieren, aber dann können Karten nicht gezogen werden.
  3. Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte. Auf einem Smartphone wählen Sie Verschieben unter der Karte und wählen den neuen Status.
  4. Wenn Sie eine Karte nach Erledigt oder Abgebrochen verschieben, schreiben Sie eine Notiz, die beschreibt, was erledigt wurde oder warum die Aufgabe abgebrochen wird. Wählen Sie dann Bestätigen. Wenn die KI-Funktionen aktiviert sind, schreibt KI-Zusammenfassung eine erste Notiz für Sie.

Eine abgebrochene Aufgabe kann nur zurück zu Offen verschoben werden. Jede andere Verschiebung ist erlaubt, außer dass eine erledigte oder abgebrochene Aufgabe nicht wieder geöffnet werden kann, solange ihr Gespräch gelöst oder geschlossen ist.

Mit dem Kalender planen

  1. Wählen Sie Kalender.
  2. Wählen Sie Monat, Woche, Tag oder Agenda.
  3. Um ein Fälligkeitsdatum zu ändern, ziehen Sie die Aufgabe auf einen anderen Tag. Wenn das neue Datum nach dem SLA-Ziel der Aufgabe liegt, erscheint fünf Sekunden lang eine Warnung. Wählen Sie Rückgängig, um das alte Datum beizubehalten.
  4. Wählen Sie eine Aufgabe aus, um ihren Status, ihre Zuweisung und ihr Fälligkeitsdatum zu sehen. Wählen Sie Konversation öffnen, um das zugehörige Gespräch zu öffnen.

Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum werden unter Zu planen aufgelistet. Um eine davon einzuplanen, geben Sie ihr ein Fälligkeitsdatum aus ihrem Gespräch.

Gefährdete Aufgaben

Wenn Ihr Administrator die Erkennung gefährdeter Aufgaben aktiviert hat, prüft AurionAI offene und in Bearbeitung befindliche Aufgaben regelmäßig. Eine Aufgabe erhält das Abzeichen Gefährdet, wenn sie in den nächsten vier Stunden fällig oder bereits überfällig ist, niemand Zeit darauf gebucht hat und niemand in den letzten 24 Stunden einen Kommentar hinterlassen oder ihren Status geändert hat. Zeigen Sie auf das Abzeichen, um den Grund zu lesen.

Wählen Sie Bestätigen, um zu bestätigen, dass Sie es gesehen haben. Das Abzeichen zeigt dann Bestätigt. Das Abzeichen verschwindet, nachdem die Aufgabe erledigt oder abgebrochen wurde, bei der nächsten Prüfung.

KI-Hilfe bei einer Aufgabe

Ihr Administrator aktiviert oder deaktiviert jede KI-Funktion für Aufgaben einzeln. Wenn eine Funktion deaktiviert ist, erscheint ihre Schaltfläche nicht. Lesen Sie Aufgaben-KI.

  • KI-Entwurf schreibt eine Beschreibung aus dem Gespräch, wenn Sie eine Aufgabe erstellen oder ihre Beschreibung bearbeiten.
  • KI-Vorschlag schlägt ein Fälligkeitsdatum vor. Der Vorschlag erscheint nach KI-Vorschlag:. Wählen Sie Übernehmen, um ihn zu übernehmen, oder Verwerfen, um ihn zu ignorieren.
  • KI-Zusammenfassung schreibt die Notiz, wenn Sie eine Aufgabe als erledigt markieren.
  • Der Tab KB listet Zugehörige KB-Artikel für die geöffnete Aufgabe auf.

Lesen Sie immer, was die KI geschrieben hat, bevor Sie es speichern.

Zeit auf eine Aufgabe buchen

  1. Öffnen Sie die Aufgabe in der Tabelle und wählen Sie den Tab Zeit. Sie können die Aufgabe auch im Tab Aufgaben ihres Gesprächs öffnen.
  2. Starten Sie den Timer mit der Starttaste und stoppen Sie ihn mit der Stopptaste, wenn Sie fertig sind. Die laufende Zeit wird auf der Schaltfläche angezeigt.
  3. Um Zeit stattdessen manuell zu buchen, wählen Sie + Manueller Eintrag, geben Sie Dauer (Minuten) und, falls gewünscht, Notizen (optional) ein und wählen Sie dann Speichern.

Die Liste zeigt jeden Eintrag mit seinem Autor und seinem Typ sowie die Gesamtsumme nach Gesamt:. Sie können Ihre eigenen Einträge bearbeiten oder löschen. Administratoren können jeden Eintrag bearbeiten oder löschen.

Ihr Administrator kann in Zeiterfassung für Aufgaben strenge Zeitregeln für Aufgaben aktivieren. Dann benötigt jeder manuelle Eintrag einen Start und ein Ende, Einträge derselben Person dürfen sich nicht überschneiden, und die Meldung Die strikte Durchsetzung ist aktiv: Manuelle Einträge benötigen Beginn und Ende. erscheint im Formular. Diese Einstellung ändert nicht die Zeit, die Sie auf ein Gespräch buchen. Lesen Sie Aufgaben-Zeiterfassung und Zeit auf ein Gespräch buchen.

Mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten

Wählen Sie in der Tabelle das Kontrollkästchen jeder Aufgabe oder das Kästchen in der Kopfzeile, um die gesamte Seite auszuwählen. Eine Leiste erscheint mit diesen Aktionen:

  • Als erledigt markieren: erfordert eine Abschlussnotiz. Nur Aufgaben, die offen oder in Bearbeitung sind, können als erledigt markiert werden.
  • Zuweisen (Benutzer) und Zuweisen (Team).
  • Löschen: Nur Aufgaben mit dem Status Offen können gelöscht werden, und das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden. Brechen Sie die anderen Aufgaben stattdessen ab. Sie benötigen die Berechtigung Aufgaben löschen, die Agent, Supervisor und Administratoren haben.

Ergebnis

Sie finden alle Ihre Aufgaben auf einer Seite und können sie voranbringen, planen und Zeit darauf buchen. Jede Änderung erscheint auch im Tab Aufgaben des Gesprächs.

Wenn etwas schiefläuft

  • Die Meldung Mit Ihren aktuellen Berechtigungen können Sie Aufgaben nicht ändern. erscheint. Ihre Rolle kann Aufgaben lesen, aber nicht ändern. Die Kontrollkästchen, die Verschiebungssteuerungen und das Kommentarfeld fehlen. Bitten Sie Ihren Administrator um die Berechtigung Aufgaben verwalten.
  • Die Meldung Aufgabenberechtigungen konnten nicht geprüft werden. Laden Sie die Seite erneut. erscheint. Laden Sie die Seite neu.
  • Der zweite Tab oben fehlt. Sie leiten kein Team. Bitten Sie Ihren Administrator, Sie zum Teamleiter zu machen, oder verwenden Sie Ihren eigenen Tab. Lesen Sie Teams.
  • + Aufgabe hinzufügen fehlt in einem Gespräch. Ihre Rolle kann keine Gespräche ändern, oder Sie haben den Posteingang über einen Link geöffnet, der auf shared=1 endet. Lesen Sie Was Ihre Rolle im Posteingang erlaubt.
  • Sie können eine Aufgabe nicht hinzufügen oder wieder öffnen, und es erscheint ein Fehler. Das Gespräch ist gelöst oder geschlossen. Öffnen Sie das Gespräch zuerst wieder.
  • Eine Karte bewegt sich nicht, wenn Sie sie ablegen. Das Board ist nach etwas anderem als Status gruppiert, oder die Verschiebung ist nicht erlaubt. Eine abgebrochene Aufgabe muss zuerst zurück zu Offen verschoben werden.
  • Eine KI-Schaltfläche zeigt die Meldung Das tägliche KI-Limit Ihrer Organisation ist erreicht. Bitte versuchen Sie es morgen erneut. Ihre Organisation hat ihre KI-Hilfe für heute aufgebraucht. Fahren Sie ohne KI fort und versuchen Sie es morgen erneut.
  • KI-Entwurf meldet, dass nicht genug Kontext vorhanden ist. Das Gespräch ist zu kurz, oder nur eine Seite hat geschrieben. Schreiben Sie die Beschreibung selbst.
  • Die Meldung Dieses Zeitfenster überschneidet sich mit einem anderen Ihrer Zeiteinträge — die strikte Durchsetzung lässt das nicht zu. erscheint. Strenge Zeitregeln sind aktiviert. Ändern Sie den Start oder das Ende, damit sich der Eintrag nicht mit einem anderen Ihrer Einträge überschneidet.

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