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AurionAI

Approvazioni del workflow

4 min di letturaDi Emmanuel Yazbeck

Un workflow può fermarsi e attendere che una persona approvi o rifiuti il passaggio successivo. La pagina Approvazioni in attesa elenca le richieste su cui puoi decidere. L'esecuzione riprende non appena la richiesta viene decisa.

Disponibilità: profili Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Solo amministratori.

Prerequisiti

  • Hai il ruolo Proprietario o Amministratore. Gli altri utenti visualizzano Accesso negato.
  • La tua organizzazione utilizza il profilo Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
  • Un workflow pubblicato ha un nodo Approvazione. Leggi Crea workflow.

Configura un passaggio di approvazione

  1. Apri il workflow e aggiungi un nodo Approvazione dalla palette.
  2. Seleziona il nodo. In Approvatore, scegli Qualsiasi agente, Agenti specifici, Responsabile del team o Manager. Con Agenti specifici, seleziona le persone in Seleziona agenti.
  3. Scegli la Modalità di approvazione:
    • Singolo (un solo approvatore): Tutti gli approvatori vedono la richiesta contemporaneamente; decide la prima persona che approva o rifiuta.
    • Sequenziale (catena ordinata): Gli approvatori vengono interpellati uno alla volta, nell'ordine sotto. L'ultima approvazione approva; qualsiasi rifiuto la chiude e le persone successive non vengono mai interpellate.
    • Parallelo (quorum): Tutti gli approvatori vedono la richiesta contemporaneamente. Viene approvata quando si raggiunge il quorum e rifiutata solo quando il quorum non è più raggiungibile.
  4. Imposta Timeout (ore) (predefinito 24) e Al timeout: Scadenza (workflow non riuscito), Approvazione automatica, Rifiuta automaticamente o Inoltra al livello successivo.
  5. Facoltativo: scrivi Istruzioni per l'approvatore.
  6. Salva e pubblica il workflow.

Chi può decidere

AurionAI accetta una decisione da parte di una persona nominata nella richiesta:

  • Agenti specifici: le persone che hai selezionato. Ricevono anche una notifica in AurionAI e un'e-mail con un link per decidere. Gli altri tipi di approvatore non inviano notifiche.
  • Sequenziale (catena ordinata): solo la persona a cui spetta il turno.
  • Responsabile del team: utenti che sono responsabili di un team.
  • Qualsiasi agente: utenti con il ruolo Agente.
  • Manager: utenti con il ruolo Supervisore.

Gli utenti con il ruolo Proprietario o Amministratore possono anche decidere ogni richiesta in modalità Singolo (un solo approvatore), indipendentemente da chi viene nominato. Una richiesta Sequenziale (catena ordinata) o Parallelo (quorum) conta solo le persone che nomina.

La pagina Approvazioni in attesa si trova sotto Configurazione, quindi solo gli amministratori possono aprirla. Mostra a un amministratore ogni richiesta Singolo (un solo approvatore), e una richiesta Sequenziale (catena ordinata) o Parallelo (quorum) solo quando lo nomina. Gli agenti e i supervisori non possono aprire questa pagina, quindi in modalità Singolo (un solo approvatore) un amministratore decide le richieste per Qualsiasi agente, Responsabile del team e Manager. In modalità Sequenziale (catena ordinata) o Parallelo (quorum), nessuno può decidere una richiesta per questi tipi di approvatore: usa la modalità Singolo (un solo approvatore), oppure scegli Agenti specifici.

Decidi una richiesta

  1. Apri Configurazione, poi Workflow.
  2. Seleziona Approvazioni in attesa.
  3. Leggi la richiesta: il nome del passaggio o del workflow, quando è stata richiesta, la scadenza, il Approvatore richiesto e le Istruzioni. Per visualizzare il workflow, seleziona Visualizza workflow.
  4. Facoltativo: digita un commento in Commento facoltativo….
  5. Seleziona Approva o Rifiuta.

La richiesta viene rimossa dall'elenco. Quando non rimane alcuna richiesta, la pagina mostra Nessuna approvazione in sospeso.

La pagina Approvazioni in sospeso.

Risultato

AurionAI riprende l'esecuzione con la tua decisione. Con Sequenziale (catena ordinata) o Parallelo (quorum), la richiesta rimane aperta finché la catena o il quorum non decide. Per vedere il risultato, apri il workflow in modalità Monitora. Leggi Crea workflow.

Se qualcosa va storto

  • L'elenco è vuoto, ma un'esecuzione è in attesa di approvazione. La richiesta utilizza la modalità Sequenziale (catena ordinata) o Parallelo (quorum) e non ti nomina. Controlla le impostazioni dell'approvatore del nodo.
  • "Caller is not a designated approver". La richiesta utilizza la modalità Sequenziale (catena ordinata) o Parallelo (quorum) e non ti nomina, oppure non è ancora il tuo turno in una catena sequenziale.
  • "Approval request has expired". Il timeout è scaduto. Il risultato è stato determinato dall'impostazione Al timeout.
  • "Approval request not found or already decided". Qualcun altro ha deciso per primo. Seleziona Aggiorna.
  • "You have already voted on this approval request. Each approver may vote once." In modalità Parallelo (quorum), hai già votato. Attendi gli altri approvatori.

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