Crea workflow

Un workflow esegue automaticamente operazioni per il tuo team. Inizia con un trigger, ad esempio una nuova conversazione o una pianificazione, e poi esegue i passaggi: condizioni, azioni, passaggi AI, approvazioni e altro ancora. Puoi creare workflow su un canvas nella pagina Workflow e pubblicarli quando sono pronti.

Disponibilità: Profili Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Solo amministratori.

Prerequisiti

• Hai il ruolo Proprietario o Amministratore. Gli altri utenti visualizzano Accesso negato.
• La tua organizzazione utilizza il profilo Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
• Utilizza uno schermo desktop o laptop. Su un telefono puoi solo visualizzare un workflow.

Limiti del piano

Un'organizzazione senza un abbonamento attivo ha i limiti del piano Base. I workflow disabilitati e archiviati non vengono conteggiati. Le esecuzioni di test e le esecuzioni di prova non vengono conteggiate come esecuzioni. La barra nella parte superiore della pagina mostra l'utilizzo di entrambi i limiti. Per i prezzi, consulta aurionai.net/pricing.

Aprire la pagina

1. Nella barra laterale, seleziona Configurazione.
2. Apri la categoria Sistema.
3. Seleziona Workflow.

La scheda I miei workflow elenca i tuoi workflow con Stato, Versione, Ultima esecuzione, Tasso di successo e Esecuzioni. Usa il campo di ricerca e i pulsanti Stato: per trovare un workflow.

Creare un workflow

Per iniziare da un canvas vuoto:

1. Seleziona Nuovo workflow.

Per iniziare da un workflow predefinito:

1. Seleziona Galleria modelli.
2. Trova un modello. Puoi cercare e ordinare l'elenco.
3. Seleziona Usa modello.

In entrambi i casi, AurionAI crea una bozza e la apre nell'editor.

Costruire il canvas

1. Nel pannello di destra, sotto Impostazioni del flusso di lavoro, inserisci il Nome e una Descrizione facoltativa. AurionAI salva questi due campi automaticamente.
2. Nel Tavolozza nodi, aggiungi un nodo Attivatore. Ogni workflow ne richiede uno.
3. Seleziona il nodo trigger e scegli il suo Tipo di trigger. La sezione successiva spiega i tipi.
4. Aggiungi i passaggi successivi dalla palette e collegali sul canvas. Ad esempio, un nodo Condizione si ramifica in base ai valori dei campi, e un nodo Azione modifica un record o invia un messaggio.
5. Seleziona ogni nodo e compila le sue impostazioni nel pannello di destra. Ogni nodo ha un pulsante di aiuto che ne spiega le opzioni.
6. Seleziona Salva bozza.

Il canvas non viene salvato automaticamente. La barra degli strumenti mostra Non salvato quando hai modifiche non salvate.

La palette raggruppa i nodi in Controllo del flusso, Logica, IA, Trasformazione dei dati e Codice e HTTP. Un nodo Approvazione mette in pausa l'esecuzione finché qualcuno non prende una decisione. Leggi Approvazioni workflow.

Scegliere un trigger

• Basato su evento: Si avvia quando succede qualcosa in una conversazione (ad esempio viene aggiunta una nota) o quando un agente fa clic sul pulsante di azione di questo workflow. Scegli uno o più Tipi di evento nei gruppi Conversazione, SLA, Approvazione e Contatto / Azienda. Per mostrare il workflow come pulsante nella casella di posta, attiva Mostra come pulsante azione nelle conversazioni.
• Webhook: Si avvia quando un altro sistema invia una richiesta HTTP firmata all'indirizzo qui sotto. Copia il URL del webhook e il Segreto HMAC nell'altro sistema. La richiesta deve essere firmata con HMAC-SHA256 e contenere un timestamp entro 5 minuti.
• Pianificazione: Si avvia con un timer: ogni pochi minuti, ore o giorni, oppure agli orari fissati da un'espressione cron. Scegli Intervallo fisso o Espressione Cron, e il Fuso orario.
• Tempo basato sull'attività: Si avvia per ogni conversazione che attende da più tempo della soglia: aperte o in attesa, oppure risolte e chiuse quando il campo è «Data di risoluzione». Le conversazioni vengono controllate ogni 5 minuti. Il valore predefinito di Soglia (minuti) è 1440 (24 ore).
• Workflow attivato: Si avvia solo quando un altro workflow lo esegue con un passaggio «Attiva workflow».

Per i trigger di evento, Frequenza determina la frequenza con cui una conversazione o un contatto può avviare il workflow. Ordine di esecuzione e Interrompa l'elaborazione dei workflow di rango inferiore determinano cosa accade quando più workflow corrispondono allo stesso evento.

Testare prima di pubblicare

1. Correggi ogni elemento in Problemi di convalida. La barra degli strumenti mostra il numero di problemi.
2. Salva la bozza, poi seleziona Test simulato. Un'esecuzione di prova simula il workflow. Le azioni non vengono eseguite.
3. Seleziona Monitora per vedere l'esecuzione di prova in Cronologia esecuzioni. Imposta il filtro di esecuzione su Simulazione.

Dopo la prima pubblicazione, Esecuzione di test esegue il workflow pubblicato con un payload che inserisci. Ogni passaggio viene eseguito realmente, incluse le email e le chiamate HTTP. Le esecuzioni di test sono nascoste dalla cronologia delle esecuzioni per impostazione predefinita e non vengono conteggiate nelle tue esecuzioni.

Pubblicare

1. Seleziona Pubblica. AurionAI salva prima le modifiche.
2. Nella finestra di dialogo, seleziona Pubblica workflow.

AurionAI mostra Flusso di lavoro pubblicato. Lo stato diventa Pubblicato. Ogni pubblicazione crea una nuova versione.

Quando modifichi un workflow pubblicato, stai modificando una bozza sopra la versione live. La versione live continua a essere eseguita finché non pubblichi di nuovo. Per eliminare la bozza, seleziona Elimina bozza.

Monitorare esecuzioni e versioni

1. Apri il workflow e seleziona Monitora.
2. In Cronologia esecuzioni, seleziona un'esecuzione per vedere ogni passaggio, il suo input e il suo output. L'elenco si aggiorna ogni 5 secondi.
3. Per eseguire di nuovo, usa Riesegui. Le azioni già eseguite non vengono annullate.
4. In Cronologia versioni, seleziona Ripristina su una versione precedente. AurionAI la copia nella bozza. Pubblica per renderla live.

Gestire i workflow

Nella scheda I miei workflow, la colonna Azioni offre:

• Duplica: crea una copia.
• Pubblica: pubblica una bozza o un workflow disabilitato.
• Disabilita: interrompe il workflow. Conferma con Disattiva workflow.
• Elimina: elimina il workflow e tutte le sue versioni. Digita il nome del workflow, poi seleziona Elimina workflow. Questa operazione non può essere annullata.

I workflow di sistema del ciclo di vita non possono essere eliminati. Puoi disabilitarli o duplicarli.

Disattivare in modo sicuro

Disabilita un workflow invece di eliminarlo. Un workflow disabilitato non si avvia più su nuovi eventi. Le esecuzioni già avviate terminano sulla versione corrente. Per utilizzarlo di nuovo, pubblicalo.

Risultato

Un workflow pubblicato si avvia al prossimo trigger corrispondente. Le esecuzioni avviate prima di una nuova pubblicazione terminano sulla versione precedente.

Se qualcosa va storto

• Aggiunga almeno un nodo attivatore prima di pubblicare. Aggiungi un nodo Attivatore.
• Il pulsante Pubblica non è attivo. Apri Problemi di convalida e correggi i problemi bloccanti.
• Non puoi creare un workflow a causa del limite. Elimina o disabilita i workflow che non utilizzi, oppure cambia il tuo piano. Leggi Piani e limiti.
• Le esecuzioni falliscono con "Quota superata". La tua organizzazione ha esaurito tutte le esecuzioni del periodo di fatturazione. Le nuove esecuzioni ripartono nel periodo successivo, o dopo aver cambiato piano.
• La pubblicazione viene rifiutata a causa di un modello AI. La scelta di un modello su un nodo AI è una funzionalità Enterprise. Su altri piani, imposta il modello su Predefinito (config. del tenant).
• Un'azione Imposta stato viene rifiutata. I workflow non possono impostare Chiuso, Risolto, Risolto dall'AI o Chiusura automatica. Scegli un altro stato.
• Solo i workflow pubblicati possono essere testati. Pubblica prima il workflow, oppure usa Test simulato.

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