Invitar y gestionar usuarios

Los administradores invitan a las personas que trabajan en el panel de AurionAI y deciden qué puede hacer cada persona. Este artículo explica cómo invitar a un usuario, cambiar un rol, asignar roles adicionales y desactivar un usuario.

Disponibilidad: todos los perfiles. Solo administradores.

Requisitos previos

• Tienes el rol Propietario o Administrador. Los demás roles no pueden abrir estas páginas.
• Conoces la dirección de correo electrónico de la persona que vas a invitar.
• Tu plan tiene un puesto libre. Cada usuario activo, incluido un usuario invitado, ocupa un puesto. Lee Puestos, almacenamiento y complementos.

Abrir la lista de usuarios

1. En la barra lateral, selecciona Configuración.
2. Abre la categoría Identidad y acceso.
3. Selecciona Usuarios.

La tarjeta Usuarios de la página Configuración de inquilinos abre la misma página.

La lista muestra cada usuario con el rol, el estado y el último inicio de sesión. El estado es Activo, Invitado o Inactivo. Un usuario permanece en estado Invitado hasta el primer inicio de sesión.

Invitar a un usuario

1. Selecciona Agregar usuario.
2. En Correo electrónico *, introduce la dirección de correo electrónico de la persona.
3. Opcional: en Nombre completo, introduce el nombre de la persona.
4. En Rol *, selecciona el rol base: Propietario (solo si tienes el rol Propietario), Administrador, Agente, Supervisor o Sólo lectura.
5. Opcional: selecciona un Departamento y una Ubicación.
6. Selecciona Crear usuario.

AurionAI envía un correo electrónico de invitación en el idioma que usas en el panel. El enlace de invitación es válido durante 7 días. La persona abre el enlace y ve la página Acepte su invitación. Allí, la persona selecciona Aceptar con correo electrónico, Aceptar con Google o Aceptar con Microsoft. Las opciones de Google y Microsoft aparecen solo cuando estos métodos de inicio de sesión están disponibles.

Solo un usuario con el rol Propietario puede asignar el rol Propietario. Para conocer el significado de cada rol, lee Roles y lo que pueden hacer.

Volver a enviar la invitación

El panel no tiene un botón independiente para volver a enviar una invitación. Para enviar una nueva invitación a un usuario que aún no ha iniciado sesión:

1. Selecciona Agregar usuario.
2. Introduce la misma dirección de correo electrónico y el mismo rol.
3. Selecciona Crear usuario.

AurionAI envía una nueva invitación al mismo usuario. Esto no consume otro puesto. Si seleccionas un rol diferente, el rol del usuario cambia al nuevo rol.

Cambiar un rol o asignar roles adicionales

1. En la lista de usuarios, selecciona el icono Editar usuario en la fila del usuario.
2. Para cambiar el rol base, selecciona un nuevo valor en Rol.
3. Para conceder más permisos, selecciona uno o más roles en Roles adicionales. Esta sección aparece solo cuando tu organización tiene roles que puedes asignar.
4. Lee Permisos efectivos. Muestra los permisos que tendrá el usuario.
5. Selecciona Guardar cambios.

También puedes gestionar roles adicionales en la página de detalles de un usuario:

1. En la lista de usuarios, selecciona el icono Ver detalles.
2. En Roles asignados, selecciona un rol de la lista.
3. Selecciona Asignar.

Puedes crear y editar roles adicionales en la página Roles de la categoría Identidad y acceso. Lee Roles y permisos personalizados.

Solo un usuario con el rol Propietario puede cambiar el rol de un Propietario, desactivar un Propietario o restablecer la autenticación de dos factores de un Propietario. Para los demás administradores, estos controles no están disponibles en un Propietario.

Desactivar o reactivar un usuario

Para desactivar un usuario:

1. En la lista de usuarios, selecciona el icono Desactivar usuario en la fila del usuario.
2. En el diálogo, selecciona Desactivar.

El usuario ya no podrá iniciar sesión y el puesto quedará libre.

Para reactivar un usuario:

1. Desactiva Ocultar desactivados. Está activado cuando se abre la página, por lo que los usuarios desactivados están ocultos.
2. Selecciona el icono Editar usuario en la fila del usuario.
3. Activa Activo.
4. Selecciona Guardar cambios.

En un usuario desactivado, la fila muestra Reintentar la revocación de sesiones en lugar del icono de desactivar. Úsalo solo cuando AurionAI te indique que el cierre de sesión de las sesiones del usuario ha fallado.

Restablecer la autenticación de dos factores

Si un usuario pierde la aplicación de autenticación, puedes eliminar la autenticación de dos factores de ese usuario:

1. Selecciona el icono Restablecer MFA en la fila del usuario.
2. En el diálogo, selecciona Restablecer MFA.

No puedes restablecer tu propia autenticación de dos factores. Solicítaselo a otro administrador.

Resultado

La lista de usuarios muestra el nuevo usuario, el nuevo rol o el nuevo estado de inmediato. Un cambio de rol se aplica al acceso del usuario de inmediato.

Si algo va mal

• El correo electrónico de invitación no ha llegado. Pide a la persona que revise la carpeta de spam. Luego vuelve a enviar la invitación, tal como se describe en Volver a enviar la invitación.
• El enlace de invitación no funciona. La página muestra Error de invitación. La invitación puede haber caducado, ya haberse usado o haber sido retirada. Envía una nueva invitación.
• Agregar usuario está inactivo y un banner muestra los puestos que estás usando. Todos los puestos de tu plan están en uso. Selecciona Actualizar plan, compra más puestos o desactiva a un usuario que ya no necesite acceso. Lee Puestos, almacenamiento y complementos.
• La invitación falla con un mensaje que comienza con «Seat limit reached». Todos los puestos están en uso. Haz lo mismo que en el punto anterior.
• El mensaje indica que el usuario ha sido desactivado. Reactiva al usuario, tal como se describe en Desactivar o reactivar un usuario. No puedes enviar una invitación a un usuario desactivado.
• No puedes desactivar a un usuario o no puedes cambiar el rol de un administrador. No puedes desactivar tu propia cuenta. Tu organización también debe mantener al menos un Propietario o Administrador activo. Si el usuario tiene el rol Propietario, solo un Propietario puede realizar estos cambios. Si eres el único Propietario, asigna el rol Propietario a otro usuario antes de cambiar tu propio rol.

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