Workflows bouwen

Een workflow voert automatisch werk uit voor uw team. Het start op een trigger, bijvoorbeeld een nieuw gesprek of een schema, en voert vervolgens stappen uit: voorwaarden, acties, AI-stappen, goedkeuringen en meer. U bouwt workflows op een canvas op de Workflows-pagina en publiceert ze wanneer ze klaar zijn.

Beschikbaarheid: Helpdesk- en AI Voice + Helpdesk-profielen. Alleen beheerders.

Vereisten

• U heeft de rol Eigenaar of Beheerder. Andere gebruikers zien Toegang geweigerd.
• Uw organisatie gebruikt het Helpdesk- of het AI Voice + Helpdesk-profiel.
• Gebruik een desktop- of laptopscherm. Op een telefoon kunt u een workflow alleen bekijken.

Planlimieten

Een organisatie zonder actief abonnement heeft de limieten van Basis. Uitgeschakelde en gearchiveerde workflows tellen niet mee. Testuitvoeringen en droge uitvoeringen tellen niet als uitvoeringen. De balk bovenaan de pagina toont uw gebruik van beide limieten. Voor prijzen, zie aurionai.net/pricing.

Pagina openen

1. Selecteer in de zijbalk Configuratie.
2. Open de categorie Systeem.
3. Selecteer Workflows.

Het tabblad Mijn workflows toont uw workflows met Status, Versie, Laatst uitgevoerd, Slagingspercentage en Uitvoeringen. Gebruik het zoekveld en de Status:-knoppen om een workflow te vinden.

Een workflow aanmaken

Om te beginnen met een leeg canvas:

1. Selecteer Nieuwe workflow.

Om te beginnen met een kant-en-klare workflow:

1. Selecteer Sjabloongalerij.
2. Zoek een sjabloon. U kunt de lijst doorzoeken en sorteren.
3. Selecteer Sjabloon gebruiken.

In beide gevallen maakt AurionAI een concept aan en opent dit in de editor.

Het canvas bouwen

1. Voer in het rechterdeelvenster, onder Workflow-instellingen, de Naam en een optionele Beschrijving in. AurionAI slaat deze twee velden automatisch op.
2. Voeg in de Knooppuntenpalet een Startsignaal-knooppunt toe. Elke workflow heeft er één nodig.
3. Selecteer het triggerknooppunt en kies het Triggertype. De volgende sectie legt de typen uit.
4. Voeg de volgende stappen toe vanuit het palet en verbind ze op het canvas. Bijvoorbeeld: een Voorwaarde-knooppunt vertakt op veldwaarden, en een Actie-knooppunt wijzigt een record of verstuurt een bericht.
5. Selecteer elk knooppunt en vul de instellingen in het rechterdeelvenster in. Elk knooppunt heeft een helpknop die de opties toelicht.
6. Selecteer Concept opslaan.

Het canvas wordt niet automatisch opgeslagen. De werkbalk toont Niet opgeslagen zolang u niet-opgeslagen wijzigingen heeft.

Het palet groepeert de knooppunten in Stroombesturing, Logica, AI, Datatransformatie en Code & HTTP. Een Goedkeuring-knooppunt pauzeert de uitvoering totdat iemand een beslissing neemt. Lees Workflow-goedkeuringen.

Een trigger kiezen

• Gebeurtenisgebaseerd: Start wanneer er iets gebeurt in een gesprek — bijvoorbeeld wanneer een notitie wordt toegevoegd — of wanneer een agent op de actieknop van deze workflow klikt. Kies een of meer Gebeurtenistypes in de groepen Gesprek, SLA, Goedkeuring en Contact / Bedrijf. Om de workflow als knop in de inbox te tonen, schakelt u Tonen als actieknop in gesprekken in.
• Webhook: Start wanneer een ander systeem een ondertekend HTTP-verzoek naar het adres hieronder stuurt. Kopieer de Webhook-URL en het HMAC-geheim naar het andere systeem. Het verzoek moet ondertekend zijn met HMAC-SHA256 en een tijdstempel bevatten binnen 5 minuten.
• Planning: Start op een timer — elke paar minuten, uren of dagen, of op de tijden die een cron-expressie bepaalt. Kies Vast interval of Cron-expressie, en de Tijdzone.
• Activiteitsgebaseerde tijd: Start voor elk gesprek dat langer dan de drempel heeft gewacht — open of wachtende gesprekken, of opgeloste en gesloten wanneer het veld 'Opgelost op' is. Gesprekken worden elke 5 minuten gecontroleerd. De standaard Drempel (minuten) is 1440 (24 uur).
• Workflow geactiveerd: Start alleen wanneer een andere workflow hem uitvoert met een stap 'Workflow triggeren'.

Voor eventtriggers bepaalt Frequentie hoe vaak één gesprek of contact de workflow kan starten. Uitvoeringsvolgorde en Verwerking van lager gerangschikte workflows stoppen bepalen wat er gebeurt wanneer meerdere workflows overeenkomen met hetzelfde event.

Testen voor publicatie

1. Los elk item in Validatieproblemen op. De werkbalk toont het aantal problemen.
2. Sla het concept op en selecteer vervolgens Droogtest. Een droge uitvoering simuleert de workflow. Acties worden niet uitgevoerd.
3. Selecteer Monitoren om de droge uitvoering te bekijken in Uitvoeringsgeschiedenis. Stel het uitvoeringsfilter in op Testrun.

Na de eerste publicatie voert Testuitvoering de gepubliceerde workflow uit met een payload die u invoert. Elke stap wordt echt uitgevoerd, inclusief e-mails en HTTP-aanroepen. Testuitvoeringen zijn standaard verborgen in de uitvoeringsgeschiedenis en tellen niet mee voor uw uitvoeringen.

Publiceren

1. Selecteer Publiceren. AurionAI slaat uw wijzigingen eerst op.
2. Selecteer in het dialoogvenster Workflow publiceren.

AurionAI toont Workflow gepubliceerd. De status wordt Gepubliceerd. Elke publicatie maakt een nieuwe versie aan.

Wanneer u een gepubliceerde workflow bewerkt, bewerkt u een concept bovenop de live versie. De live versie blijft actief totdat u opnieuw publiceert. Om het concept te verwijderen, selecteert u Concept verwijderen.

Uitvoeringen en versies bewaken

1. Open de workflow en selecteer Monitoren.
2. Selecteer in Uitvoeringsgeschiedenis een uitvoering om elke stap, de invoer en de uitvoer te bekijken. De lijst wordt elke 5 seconden vernieuwd.
3. Om opnieuw uit te voeren, gebruikt u Opnieuw uitvoeren. Acties die al zijn uitgevoerd, worden niet ongedaan gemaakt.
4. Selecteer in Versiegeschiedenis de optie Herstellen bij een oudere versie. AurionAI kopieert deze naar het concept. Publiceer om deze live te maken.

Workflows beheren

Op het tabblad Mijn workflows biedt de kolom Acties:

• Dupliceren: maak een kopie.
• Publiceren: publiceer een concept of een uitgeschakelde workflow.
• Uitschakelen: stop de workflow. Bevestig met Workflow uitschakelen.
• Verwijderen: verwijder de workflow en alle versies. Typ de naam van de workflow en selecteer vervolgens Workflow verwijderen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Levenscyclus-systeemworkflows kunnen niet worden verwijderd. U kunt ze uitschakelen of dupliceren.

Veilig uitschakelen

Schakel een workflow uit in plaats van hem te verwijderen. Een uitgeschakelde workflow start niet meer op nieuwe events. Uitvoeringen die al zijn gestart, worden voltooid op de huidige versie. Om hem opnieuw te gebruiken, publiceert u hem.

Resultaat

Een gepubliceerde workflow start bij de volgende overeenkomende trigger. Uitvoeringen die zijn gestart vóór een nieuwe publicatie, worden voltooid op de vorige versie.

Als er iets misgaat

• Voeg minstens één startsignaalknooppunt toe voordat u publiceert. Voeg een Startsignaal-knooppunt toe.
• De knop Publiceren is niet actief. Open Validatieproblemen en los de blokkerende problemen op.
• U kunt geen workflow aanmaken vanwege de limiet. Verwijder of schakel workflows uit die u niet gebruikt, of wijzig uw plan. Lees Plannen en limieten.
• Uitvoeringen mislukken met "Quota overschreden". Uw organisatie heeft alle uitvoeringen van de factureringsperiode gebruikt. Nieuwe uitvoeringen starten opnieuw in de volgende periode, of nadat u uw plan heeft gewijzigd.
• Publicatie wordt geweigerd vanwege een AI-model. Het kiezen van een model op een AI-knooppunt is een Enterprise-functie. Stel op andere plannen het model in op Standaard (tenantconfiguratie).
• Een Statusinstelling-actie wordt geweigerd. Workflows kunnen Gesloten, Opgelost, Opgelost door AI of Automatisch sluiten niet instellen. Kies een andere status.
• Alleen gepubliceerde workflows kunnen worden getest. Publiceer de workflow eerst, of gebruik Droogtest.

Gerelateerde artikelen

• Workflow-goedkeuringen
• Slimme routering
• Teams
• Aangepaste velden
• Plannen en limieten