Przejdź do treści
AurionAI

Zarezerwuj spotkanie z poziomu rozmowy

3 min czytaniaAutor: Emmanuel Yazbeck

Kto to widzi: Skrzynka odbiorcza — profile Helpdesk i AI Voice + Helpdesk. Role: Agent, Administrator i Właściciel, a także inni użytkownicy z uprawnieniem Zarządzanie spotkaniami. Użytkownicy z rolami Kierownik i Tylko odczyt domyślnie go nie posiadają.

Gdy rozmowa telefoniczna lub wizyta jest skuteczniejsza niż e-mail, wyślij klientowi link do rezerwacji. Klient wybiera wolny termin w Twoim kalendarzu, a spotkanie pojawia się w konwersacji.

Wymagania wstępne

  • Twoja organizacja korzysta z profilu Helpdesk lub AI Voice + Helpdesk.
  • Twoja podstawowa rola to Agent, Administrator lub Właściciel, albo posiadasz uprawnienie Zarządzanie spotkaniami.
  • Twój kalendarz jest połączony: Google Calendar lub Outlook. Klient widzi wolne terminy tylko z połączonego kalendarza. Połącz go w swoim profilu, na karcie Kalendarze, lub w oknie rezerwacji poniżej. Przeczytaj Skonfiguruj swój profil do pracy agenta.
  • Opcjonalnie: konto wideo połączone na karcie Wideokonferencja Twojego profilu, aby dodać link wideo do spotkania.
  • Klient posiada adres e-mail. Link do rezerwacji jest wysyłany e-mailem.

Kroki

  1. Otwórz konwersację.
  2. Na pasku przycisków u góry wybierz Zaplanuj spotkanie. Na telefonie znajdziesz tę opcję w Więcej. Otworzy się okno Zaplanuj spotkanie.
  3. Sprawdź Tytuł. Zaczyna się od tematu konwersacji.
  4. W polu Wiadomość napisz krótką wiadomość dla klienta. Link do rezerwacji zostanie do niej dodany automatycznie. Aby uzyskać wersję roboczą, wybierz Generuj z AI i przejrzyj wynik.
  5. Ustaw Ważne przez (przez ile dni link jest aktywny), Czas trwania, Czas buforu i Strefa czasowa.
  6. Sprawdź E-mail kontaktu i Imię kontaktu. Zaczynają się od danych kontaktowych. Adres e-mail jest wymagany.
  7. W sekcji Kalendarz sprawdź, czy Twój kalendarz wyświetla status Połączono. Jeśli nie, wybierz Połącz dla Google Calendar lub Outlook i zaloguj się.
  8. W sekcji Wideokonferencja wybierz konto wideo lub Bez wideo.
  9. W sekcji Linki rezerwacji wybierz, czyje wolne terminy widzi klient:
    • Mój link rezerwacji: Twój własny kalendarz.
    • Link rezerwacji zespołu: kalendarze zespołu. Wybierz zespół. Tylko lider danego zespołu, Administrator i Właściciel mogą wysłać link zespołowy.
  10. Wybierz Wyślij link do rezerwacji.

Okno otwiera się z wybraną opcją Mój link rezerwacji. Dla użytkowników z rolą Administrator w organizacji z zespołami domyślnie wybrana jest opcja Link rezerwacji zespołu.

Wynik

  • Pojawia się komunikat Wysłano link do rezerwacji, a klient otrzymuje e-mail z linkiem do rezerwacji.
  • Gdy klient zarezerwuje termin, spotkanie pojawi się na karcie Spotkania konwersacji wraz ze swoim statusem: Zaplanowane, Anulowane lub Zakończone. Jeśli spotkanie ma link wideo, wybierz Dołącz do spotkania, aby do niego dołączyć.

Zmień lub anuluj zarezerwowane spotkanie

  1. Otwórz konwersację i wybierz kartę Spotkania.
  2. Obok spotkania ze statusem Zaplanowane:
    • aby je zmienić, wybierz Edytuj spotkanie, zmień Tytuł, Początek, Koniec, Lokalizacja lub URL spotkania, a następnie wybierz Zapisz;
    • aby je anulować, wybierz Anuluj spotkanie, a następnie Potwierdź.

Jeśli coś pójdzie nie tak

  • Brak opcji Zaplanuj spotkanie. Twoja rola nie pozwala na rezerwowanie spotkań. Użytkownicy z rolą Kierownik potrzebują uprawnienia Zarządzanie spotkaniami z dodatkowej roli. Skontaktuj się z administratorem.
  • Brak karty Spotkania. Twoja rola nie pozwala na wyświetlanie spotkań. Wymaga uprawnienia Podgląd spotkań.
  • Błąd informuje, że linki zespołowe wymagają dostępu lidera zespołu. Wybierz Mój link rezerwacji i wyślij ponownie, lub poproś lidera zespołu.
  • Klient nie widzi wolnych terminów. Twój kalendarz nie jest połączony lub nie ma wolnych terminów w dniach, w których link jest aktywny. Połącz kalendarz i wyślij nowy link.
  • Brak opcji Połącz, a dostawca wyświetla status Nie skonfigurowano. Twoja organizacja nie skonfigurowała tego dostawcy kalendarza. Skontaktuj się z administratorem.
  • Pojawia się komunikat E-mail kontaktu jest wymagany. Wprowadź adres e-mail klienta.
  • Dla zespołu pojawia się komunikat Żaden członek zespołu nie ma połączonego kalendarza. Żaden członek zespołu nie połączył kalendarza. Użyj opcji Mój link rezerwacji.

Powiązane artykuły

Nadal potrzebujesz pomocy? Wyślij zgłoszenie lub .