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AurionAI

Artikel schreiben und veröffentlichen

8 Min. LesezeitVon Emmanuel Yazbeck

Auf der Seite Wissensdatenbank verfassen Sie die Artikel der AurionAI-Wissensdatenbank. Sie ordnen Artikel in Sammlungen ein, schreiben sie in einem Editor, senden sie zur Überprüfung, wenn eine Sammlung eine Genehmigung erfordert, und veröffentlichen sie in Ihrem Hilfe-Center.

Verfügbarkeit: Profile Helpdesk und AI Voice + Helpdesk. Jede Rolle kann Artikel lesen. Die Rollen Agent und Supervisor erstellen und bearbeiten Entwürfe und reichen sie zur Überprüfung ein. Veröffentlichen, Aufheben der Veröffentlichung, Archivieren, Zurücksetzen, Planen, Ändern eines veröffentlichten Artikels, Sammlungen, Tags und Genehmigungsregeln erfordern die Rolle Eigentümer oder Administrator oder eine benutzerdefinierte Rolle mit der Berechtigung Artikel veröffentlichen.

Voraussetzungen

  • Ihre Organisation verwendet das Profil Helpdesk oder AI Voice + Helpdesk. Mit dem Profil AI Voice ist die Seite nicht in der Seitenleiste, und ihre Adresse öffnet die Startseite.
  • Um Artikel zu erstellen und zu ändern, sind Sie Administrator oder Ihre benutzerdefinierte Rolle erlaubt es. Lesen Sie Rollen und benutzerdefinierte Berechtigungen.
  • Um Genehmigungsregeln festzulegen, sind Sie Administrator. Nur Benutzer mit der Rolle Eigentümer oder Administrator können Genehmiger sein.

Wissensdatenbank öffnen

  1. Wählen Sie in der Seitenleiste Wissensdatenbank.
  2. Die Seite Wissensdatenbank-Verwaltung öffnet sich auf der Registerkarte Artikel.

Die Seite zeigt den Sammlungsbaum, den Import-Assistent und die Artikelliste. Nur Benutzer mit der Berechtigung Artikel veröffentlichen sehen den Sammlungsbaum. Benutzer, die nur Artikel lesen können, sehen den Importassistenten nicht. Wenn Ihr Hilfe-Center eine Adresse hat, enthält die Kopfzeile den Link Help Center ansehen. Mit der Berechtigung zur Verwaltung von Artikeln enthält sie auch Neuer Artikel und Tags verwalten. Administratoren sehen außerdem Mandanten-KB-Einstellungen.

Die Wissensdatenbank-Administrationsseite mit dem Sammlungsbaum und der Artikelliste.

Sammlungen erstellen

Sammlungen gruppieren Ihre Artikel. Im Hilfe-Center werden sie zu den Bereichen, die Besucher durchsuchen.

  1. Geben Sie im Karte Sammlungsbaum einen Namen in das Feld Neuer Sammlungsname ein.
  2. Wählen Sie die übergeordnete Sammlung. Behalten Sie (Stamm) für eine Sammlung der obersten Ebene.
  3. Wählen Sie die Sichtbarkeit: Öffentlich, Nur angemeldet oder Nur Agenten.
  4. Wählen Sie Hinzufügen.

Um eine Sammlung zu ändern, öffnen Sie ihr Menü Sammlungsaktionen. Dort können Sie Umbenennen, Sichtbarkeit festlegen oder Löschen. Sie können eine Sammlung per Drag-and-Drop verschieben, um ihre Reihenfolge zu ändern oder sie unter eine andere Sammlung zu verschieben.

Wie viele Ebenen Sie verwenden können

Ihr Plan begrenzt, wie tief Sammlungen verschachtelt werden können:

  • Pläne Kostenlos, Einsteiger und Helpdesk: 2 Ebenen. Das sind Sammlungen der obersten Ebene und eine Ebene von Sammlungen darin. Eine Organisation ohne aktives Abonnement erhält ebenfalls 2 Ebenen.
  • Pläne Profi und Enterprise: 5 Ebenen. Kein Plan erlaubt mehr als 5 Ebenen.

Wenn Sie eine Sammlung tiefer als das Limit hinzufügen oder verschieben, speichert AurionAI die Änderung nicht und zeigt einen Fehler an. Um 5 Ebenen mit dem Profil AI Voice + Helpdesk zu erhalten, wechseln Sie zu dessen Plan Profi. Das Profil Helpdesk hat nur den Plan Helpdesk, daher sind dort 5 Ebenen Enterprise vorbehalten. Kontaktieren Sie AurionAI bezüglich Enterprise. Lesen Sie Pläne und Limits und Ihr Plan und Abonnement.

Eine Sammlung löschen

Sie können eine Sammlung, die Sammlungen enthält, nicht löschen. Löschen oder verschieben Sie diese zuerst. Wenn die Sammlung Artikel enthält, fragt AurionAI, wohin die Artikel verschoben werden sollen:

  • Artikel nach Nicht kategorisiert verschieben
  • Artikel einer anderen Sammlung zuweisen: Wählen Sie dann die Zielsammlung.

Bestätigen Sie mit Sammlung löschen.

Einen Artikel schreiben

  1. Wählen Sie Neuer Artikel.
  2. Geben Sie den Titel ein.
  3. Wählen Sie eine Sammlung. Sie müssen eine auswählen, bevor Sie speichern können.
  4. Optional: Tags hinzufügen. Lesen Sie Mit Tags organisieren.
  5. Schreiben Sie den Artikel im Editor. Verwenden Sie die Schaltflächen Bearbeiten, Vorschau und Quelle, um zwischen dem Editor, einer Vorschau und dem HTML zu wechseln.
  6. Wählen Sie Entwurf speichern.

AurionAI speichert den Artikel als Entwurf und öffnet ihn im Artikel-Editor. Dort speichert AurionAI Ihre Änderungen automatisch.

Um ein Bild hinzuzufügen, wählen Sie Bild einfügen in der Symbolleiste. Sie können JPEG-, PNG-, GIF- oder WebP-Dateien mit einer Größe von bis zu 5 MB verwenden. AurionAI fordert eine kurze Beschreibung des Bildes an. Dieser Text ist erforderlich.

[Screenshot to come: Der Artikeleditor mit dem Titel, der Sammlung und der Editor-Symbolleiste.]

Eine Genehmigungsregel für eine Sammlung festlegen

Eine Genehmigungsregel bewirkt, dass Artikel in einer Sammlung vor der Veröffentlichung einen Überprüfungsprozess durchlaufen. Ohne eine Regel veröffentlichen Autoren direkt.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Artikel eine Sammlung im Sammlungsbaum.
  2. Wählen Sie im Bereich Genehmigungseinstellungen den Genehmigungstyp:
    • Keine Genehmigung erforderlich
    • Jeder Genehmiger kann genehmigen: Eine Genehmigung reicht aus.
    • Alle Genehmiger müssen genehmigen: Jeder designierte Genehmiger muss zustimmen.
  3. Wählen Sie in Benannte Genehmiger mindestens einen Genehmiger aus. Nur Benutzer mit der Rolle Eigentümer oder Administrator werden angeboten.
  4. Wählen Sie Speichern unterhalb des Bereichs.

AurionAI zeigt Genehmigungsregel gespeichert an. Um die Regel zu entfernen, wählen Sie Regel entfernen. Genehmigungsregeln sind in allen Plänen verfügbar.

Einen Artikel veröffentlichen

Was Sie tun können, hängt vom Status des Artikels und von der Regel seiner Sammlung ab.

Nur die Rolle Eigentümer oder Administrator oder die Berechtigung Artikel veröffentlichen kann veröffentlichen. Andere Autoren sehen Nur ein Administrator oder Redakteur kann diesen Artikel veröffentlichen, zurückziehen oder ändern. bei einem veröffentlichten Artikel. Entwürfe aus dem KB-Ersteller folgen denselben Schritten.

Wenn die Sammlung keine Genehmigungsregel hat:

  1. Öffnen Sie den Artikel.
  2. Wählen Sie Direkt veröffentlichen.

Wenn die Sammlung eine Genehmigungsregel hat:

  1. Öffnen Sie den Entwurf und wählen Sie Zur Überprüfung einreichen. Der Artikelstatus wird zu In Prüfung.
  2. Ein Genehmiger öffnet die Registerkarte Überprüfung oder öffnet den Artikel und wählt Genehmigen, Änderungen anfordern oder Ablehnen. Eine Anmerkung ist erforderlich, um Änderungen anzufordern oder abzulehnen.
  3. Wenn die Regel erfüllt ist, wird der Status zu Genehmigt.
  4. Öffnen Sie den Artikel und wählen Sie Veröffentlichen.

Regeln für Genehmiger:

  • Der Autor eines Artikels kann ihn nicht genehmigen, ablehnen oder Änderungen anfordern, auch wenn der Autor ein designierter Genehmiger ist.
  • Wenn Sie der einzige Genehmiger der Sammlung sind, können Sie Ihren eigenen Artikel nicht einreichen. Fügen Sie zuerst einen weiteren Genehmiger hinzu.
  • Ein Benutzer mit der Rolle Eigentümer kann Umgehen und veröffentlichen bei einem Artikel auswählen, der den Status In Prüfung hat. Dadurch wird er sofort veröffentlicht. Der Inhaber kann dies nicht bei einem Artikel tun, den er selbst verfasst hat.

Nach Änderungen anfordern bearbeitet der Autor den Artikel und wählt Erneut zur Überprüfung einreichen. Nach Ablehnen kann der Autor Überarbeiten und als Entwurf zurückgeben auswählen, um den Artikel in den Entwurfsstatus zurückzuversetzen.

Die Karte Genehmigungsverlauf des Artikels zeigt jede Einreichung und Entscheidung.

Planen oder Veröffentlichung aufheben

  • Wenn Ihre Organisation den Enterprise-Plan nutzt, können Sie einen Artikel planen. Wählen Sie in der Karte Veröffentlichungsoptionen des Artikels Für später planen oder Ablaufdatum hinzufügen und wählen Sie dann Zeitplan speichern. Bei anderen Plänen zeigt die Karte an, dass die Planung den Enterprise-Plan erfordert.
  • Um einen veröffentlichten Artikel aus dem Hilfe-Center zu entfernen, wählen Sie Veröffentlichung aufheben und bestätigen Sie. Dieser Artikel wird auf den Entwurfsstatus zurückgesetzt und aus dem öffentlichen Help Center entfernt. Sie können ihn jederzeit bearbeiten und erneut veröffentlichen.

Eine frühere Version wiederherstellen

  1. Öffnen Sie den Artikel.
  2. Suchen Sie in der Karte Versionsverlauf die gewünschte Version. Die Karte Direkter Vergleich zeigt die Unterschiede zwischen den Versionen.
  3. Wählen Sie Zurücksetzen bei dieser Version.

AurionAI zeigt Artikel erfolgreich zurückgesetzt. an und lädt den Artikel neu.

Einen Artikel löschen und wiederherstellen

  1. Öffnen Sie den Artikel und wählen Sie Löschen.
  2. Bestätigen Sie. Dadurch wird der Artikel aus der Admin-Suche, dem Hilfeportal und AI Voice entfernt.

Sie können ihn innerhalb von 30 Tagen unter Kürzlich gelöscht wiederherstellen. Öffnen Sie auf der Registerkarte Artikel den Bereich Kürzlich gelöscht und wählen Sie Wiederherstellen. Ein wiederhergestellter Artikel wird als Entwurf zurückgegeben.

Ergebnis

Ein veröffentlichter Artikel hat den Status Veröffentlicht. Er erscheint beim nächsten Seitenaufruf im Hilfe-Center in den Sammlungen, die seine Sichtbarkeit erlaubt. Help Center ansehen öffnet Ihr Hilfe-Center in einem neuen Tab.

Wenn etwas schiefläuft

  • Entwurf speichern bleibt inaktiv. Geben Sie einen Titel ein, um Entwurf speichern zu aktivieren. Wählen Sie eine Sammlung, um Entwurf speichern zu aktivieren.
  • Zur Überprüfung einreichen bleibt inaktiv. Zeigen Sie auf die Schaltfläche, um den Grund zu lesen. Diese Sammlung hat keine Genehmigungsregel. Konfigurieren Sie eine in der Wissensdatenbank, um eine Prüfung zu erfordern.
  • Eine Sammlung kann nicht auf der gewählten Ebene gespeichert werden. Sie haben das Ebenenlimit Ihres Plans erreicht. Bei Plänen Profi und Enterprise beträgt das Limit 5 Ebenen, und kein Plan erlaubt mehr. Die Fehlermeldung nennt den Plan, der mehr Ebenen erlaubt, oder gibt an, dass Sie bereits das Maximum haben.
  • Eine Sammlung mit Untersammlungen kann nicht gelöscht werden. Entfernen Sie zuerst die Untersammlungen. Löschen oder verschieben Sie zuerst die darin enthaltenen Sammlungen. Lesen Sie Eine Sammlung löschen.
  • Zeitplan speichern schlägt mit einer Meldung fehl, dass die geplante Veröffentlichung den Enterprise-Plan erfordert. Planung und Ablaufdaten erfordern Enterprise. Informationen zu den Plänen finden Sie unter Pläne und Limits.
  • Sie haben diesen Artikel verfasst — ein anderer Genehmiger muss entscheiden. Bitten Sie einen anderen Genehmiger der Sammlung.
  • Sie haben für diesen Artikel bereits eine Entscheidung abgegeben. Ihre Entscheidung zu diesem Artikel ist bereits erfasst. Sie müssen nichts weiter tun.
  • Bearbeitungskonflikt Jemand anderes hat den Artikel gespeichert, während Sie ihn bearbeitet haben. Wählen Sie Neueste Version laden oder Meine Änderungen kopieren, um Ihren Text zu behalten.
  • Ein Benutzer sieht „Zugriff verweigert" auf der Seite. Der Benutzer hat keine Berechtigung, die Wissensdatenbank zu lesen. Überprüfen Sie die benutzerdefinierte Rolle des Benutzers.

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