Partager une conversation avec un lien

Qui voit ceci : Boîte de réception — profils Helpdesk et AI Voice + Helpdesk. Rôles : Agent, Superviseur, Administrateur et Propriétaire peuvent partager. Les utilisateurs Lecture seule peuvent partager uniquement avec la permission Gérer les conversations.

Un lien de partage permet à quelqu'un de lire une conversation sans se connecter à AurionAI, par exemple un responsable ou un expert externe. Le lien est valable pendant une durée limitée, et vous pouvez autoriser la personne à ajouter des commentaires.

Toute personne disposant du lien peut l'ouvrir. Envoyez-le uniquement à la personne qui en a besoin.

Prérequis

• Votre organisation utilise le profil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk.
• Votre rôle de base est Agent, Superviseur, Administrateur ou Propriétaire, ou vous disposez de la permission Gérer les conversations.
• La conversation n'est pas archivée, signalée comme spam ou supprimée. Ces conversations ne peuvent pas être partagées.
• Vous n'avez pas ouvert la boîte de réception depuis un lien se terminant par shared=1. Un tel lien ouvre la boîte de réception en lecture seule, quel que soit votre rôle.

Étapes

1. Ouvrez la conversation.
2. En haut de la conversation, sélectionnez Partager. La fenêtre Partager la conversation s'ouvre.
3. Dans Autorisation, choisissez ce que la personne peut faire :
   • Lecture seule : la personne peut lire la conversation.
   • Voir + commenter : la personne peut lire la conversation et publier des commentaires.
4. Dans Le lien expire après, choisissez 1 jour, 3 jours, 7 jours, 14 jours ou 30 jours. La valeur par défaut est 7 jours.
5. Sélectionnez Générer le lien.
6. Sélectionnez Copier et collez le lien dans votre message à la personne.
7. Sélectionnez Terminé.

Une conversation ne dispose que d'un seul lien actif à la fois. Lorsque vous créez un nouveau lien, tous les liens précédents pour la même conversation cessent de fonctionner.

Résultat

La fenêtre affiche le lien, sa date de fin et sa permission. L'onglet Activité de la conversation enregistre A créé un lien de partage.

Ce que voit la personne

Le lien ouvre la page Conversation partagée. Aucune connexion n'est nécessaire. La page affiche :

• l'objet, le canal, le statut et la date de fin du lien ;
• les messages de la conversation. Les notes internes, ainsi que les fichiers joints aux notes internes, ne sont jamais affichés. Pour une longue conversation, seuls les messages les plus récents apparaissent, avec une note indiquant que les messages antérieurs ne sont pas affichés ;
• les pièces jointes, que la personne peut ouvrir.

Sous le titre, la page indique Consultation seule ou Consulter + commenter.

La personne ne peut pas répondre au client ni modifier la conversation. Avec un lien Voir + commenter, la page comporte également la section Ajouter un commentaire :

• Votre nom (facultatif) : jusqu'à 200 caractères. S'il reste vide, le commentaire est signé Anonymous.
• Le commentaire lui-même : obligatoire, jusqu'à 5 000 caractères. Publier le commentaire reste grisé tant qu'il est vide.

Un lien Lecture seule ne comporte pas de section de commentaires, et AurionAI refuse les commentaires envoyés avec celui-ci.

Lire les commentaires d'un lien partagé

Un commentaire apparaît dans la conversation dans la boîte de réception, du côté du client dans le fil de discussion. Il commence par le nom saisi par la personne, entre crochets, par exemple [Anonymous]. Le client ne reçoit pas le commentaire.

Arrêter un lien

Pour arrêter un lien, ouvrez à nouveau la fenêtre Partager la conversation, depuis la même conversation ou juste après avoir créé le lien :

1. Sélectionnez Révoquer le lien à côté du lien. La fenêtre affiche sa date de fin et sa permission, mais pas le lien lui-même.
2. La fenêtre indique Ce lien de partage a été révoqué. Fermez la fenêtre, ou sélectionnez Générer le lien pour créer un nouveau lien.

L'onglet Activité enregistre Lien de partage révoqué.

En cas de problème

• Partager est absent. Votre rôle ne permet pas le partage, ou vous avez ouvert la boîte de réception depuis un lien se terminant par shared=1. Consultez Ce que votre rôle autorise dans la boîte de réception.
• Une erreur apparaît lorsque vous sélectionnez Générer le lien. La conversation est peut-être archivée, signalée comme spam ou supprimée. Ramenez-la d'abord dans la boîte de réception. Consultez Mettre en veille, résoudre, archiver ou supprimer une conversation.
• La personne indique que le lien a expiré ou a été révoqué. Créez un nouveau lien et envoyez-le.
• La personne indique que la conversation n'est plus disponible. La conversation a été supprimée, ou le compte de votre organisation n'est plus actif.
• La personne ne peut pas publier de commentaire. Le lien est Lecture seule. Créez un nouveau lien avec Voir + commenter.
• Copier échoue. Sélectionnez le lien dans le champ et copiez-le avec votre clavier.

Articles connexes

• Ce que votre rôle autorise dans la boîte de réception
• Rédiger des notes internes et mentionner des collègues
• Retrouver votre travail dans la boîte de réception