Exportação e eliminação de dados (privacidade)
O AurionAI ajuda-o a cumprir as suas obrigações de proteção de dados, por exemplo ao abrigo do RGPD. Pode exportar todos os dados da sua organização, definir durante quanto tempo a sua organização conserva cada tipo de dados e responder ao pedido de uma pessoa para consultar ou eliminar os seus dados.
Disponibilidade: todos os perfis. Apenas administradores.
Pré-requisitos
- Tem a função Proprietário ou Administrador.
- Para um pedido de uma pessoa, conhece o endereço de e-mail ou o número de telefone que o AurionAI tem para essa pessoa.
Exportar todos os dados da sua organização
- Na barra superior, selecione o seu nome ou fotografia para abrir o menu do utilizador.
- Selecione Definições do Inquilino.
- Aceda ao cartão Exportação de Dados.
- Selecione Solicitar exportação.
O AurionAI mostra Exportação solicitada e adiciona uma linha à tabela. O Estado passa de Pendente para A processar e depois para Pronto. A exportação é um ficheiro ZIP.
Quando a exportação estiver pronta, o AurionAI envia um e-mail com uma ligação de transferência para a pessoa que a solicitou. A ligação é válida durante 7 dias.
Abrir as definições de privacidade
- Na página Definições do Inquilino, aceda ao cartão Privacidade e retenção.
- Selecione Abrir definições de privacidade.
A página tem duas partes: os períodos de retenção e os pedidos de titulares de dados.
Responder a um pedido de consulta de dados pessoais
Uma pessoa pode solicitar quais os dados que detém sobre ela. O AurionAI prepara uma exportação dos dados dessa pessoa.
- Em Pedidos dos titulares dos dados, selecione Novo pedido.
- Em Tipo de pedido, selecione Acesso (exportação de dados).
- Introduza o E-mail da pessoa, o Telefone (opcional), ou ambos.
- Selecione Criar pedido de exportação.
O pedido aparece na tabela. Prazo mostra a data até à qual deve responder: 30 dias após o pedido. Quando a exportação estiver pronta, selecione Transferir na respetiva linha. A exportação pode ser transferida até expirar.
Eliminar os dados de uma pessoa
Uma pessoa pode solicitar-lhe que apague os seus dados.
- Em Pedidos dos titulares dos dados, selecione Novo pedido.
- Em Tipo de pedido, selecione Eliminação (apagar dados).
- Introduza o E-mail da pessoa, o Telefone (opcional), ou ambos.
- Opcional: em Motivo, introduza o motivo, por exemplo o artigo do RGPD.
- Selecione Eliminar dados.
- Leia o aviso. Indica que o AurionAI elimina permanentemente todos os dados desta pessoa: chamadas, transcrições, tickets e registos de autenticação. Esta ação não pode ser anulada.
- Selecione Confirmar eliminação.
O pedido aparece na tabela com o seu estado.
Definir durante quanto tempo os dados são conservados
O cartão Períodos de retenção (dias) define durante quantos dias a sua organização conserva cada tipo de dados. Todos os dias, o AurionAI elimina os dados com mais dias do que este número:
- Mensagens: o texto das mensagens em conversas resolvidas e fechadas é apagado, juntamente com as suas traduções. A conversa permanece. Quando todas as mensagens de uma conversa são apagadas, a sua pré-visualização e análise de IA também são apagadas.
- Transcrições: para chamadas terminadas, a transcrição, o resumo da chamada, as palavras do chamador conservadas com a chamada, as notas da sua equipa sobre a chamada e os registos de escalada (as suas notas, o número de telefone do chamador e o ID de utilizador) são apagados.
- Anexos: os ficheiros em conversas resolvidas e fechadas são eliminados.
As conversas abertas e as chamadas ainda em curso não são alteradas. As gravações de chamadas não são eliminadas por este cartão: seguem o período definido nas definições de gravação de chamadas. Consulte Gravação de chamadas. Os eventos de auditoria também não são eliminados por este cartão: o AurionAI conserva-os durante pelo menos 365 dias.
Enquanto um administrador da sua organização não guardar os períodos neste cartão, o cartão indica que a eliminação automática não está ativa e nada é eliminado. Isto também se aplica a uma nova organização: os números apresentados são os valores padrão, não uma escolha.
- Para cada tipo de dados, introduza um número de dias entre 1 e 3650.
- Selecione Guardar definições de retenção. A eliminação automática inicia-se na próxima execução diária.
Resultado
A exportação, o pedido de acesso ou o pedido de eliminação aparece na respetiva tabela com o seu estado. Os períodos de retenção guardados mostram a mensagem Definições de retenção atualizadas.
Se algo correr mal
- A mensagem "Indique um e-mail ou número de telefone." aparece. Introduza pelo menos um dos dois.
- A mensagem "Nenhum titular de dados encontrado" aparece. O AurionAI não tem nenhuma pessoa com este endereço de e-mail ou número de telefone. Verifique o valor.
- A mensagem indica que várias pessoas correspondem. Mais do que uma pessoa tem este endereço de e-mail ou número de telefone. Utilize o outro valor ou contacte o suporte do AurionAI.
- A mensagem indica que o e-mail e o telefone correspondem a titulares de dados diferentes. Os dois valores pertencem a pessoas diferentes. Introduza apenas um deles.
- Uma linha apresenta um erro. A coluna Erro mostra o motivo. Crie um novo pedido após corrigir a causa.
- O e-mail de exportação de dados não chegou. Peça à pessoa que solicitou a exportação que verifique a pasta de spam. O e-mail é enviado para o endereço dessa pessoa.
- Pretende eliminar toda a sua organização. O dashboard não tem esta opção. Contacte o suporte do AurionAI.
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