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Réserver une réunion depuis une conversation

4 min de lecturePar Emmanuel Yazbeck

Qui voit ceci : Boîte de réception — profils Helpdesk et AI Voice + Helpdesk. Rôles : Agent, Administrateur et Propriétaire, ainsi que les autres utilisateurs disposant de la permission Gérer les réunions. Les utilisateurs Superviseur et Lecture seule ne l'ont pas par défaut.

Lorsqu'un appel ou une visite est plus utile qu'un e-mail, envoyez au client un lien de réservation. Le client choisit un créneau disponible dans votre calendrier, et la réunion apparaît dans la conversation.

Prérequis

  • Votre organisation utilise le profil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk.
  • Votre rôle de base est Agent, Administrateur ou Propriétaire, ou vous disposez de la permission Gérer les réunions.
  • Votre calendrier est connecté : Google Calendar ou Outlook. Le client ne voit les créneaux disponibles que depuis un calendrier connecté. Connectez-le dans votre profil, sous l'onglet Calendriers, ou dans la fenêtre de réservation ci-dessous. Consultez Configurer votre profil pour le travail d'agent.
  • Facultatif : un compte vidéo, connecté sous l'onglet Visioconférence de votre profil, pour ajouter un lien vidéo à la réunion.
  • Le client possède une adresse e-mail. Le lien de réservation est envoyé par e-mail.

Étapes

  1. Ouvrez la conversation.
  2. Dans la barre de boutons en haut, sélectionnez Planifier une réunion. Sur un téléphone, il se trouve dans Plus. La fenêtre Planifier une réunion s'ouvre.
  3. Vérifiez Titre. Il commence par le sujet de la conversation.
  4. Dans Message, rédigez un court message pour le client. Le lien de réservation y est ajouté automatiquement. Pour obtenir un brouillon, sélectionnez Générer avec l'IA et lisez le résultat.
  5. Définissez Valide pendant (le nombre de jours pendant lesquels le lien est valide), Durée, Temps tampon et Fuseau horaire.
  6. Vérifiez E-mail du contact et Nom du contact. Ils commencent par les coordonnées du contact. L'adresse e-mail est obligatoire.
  7. Sous Calendrier, vérifiez que votre calendrier affiche Connecté. Sinon, sélectionnez Connecter pour Google Calendar ou Outlook et connectez-vous.
  8. Sous Visioconférence, choisissez un compte vidéo ou Pas de vidéo.
  9. Sous Liens de réservation, choisissez le calendrier dont les créneaux disponibles le client voit :
    • Mon lien de réservation : votre propre calendrier.
    • Lien de réservation d'équipe : les calendriers d'une équipe. Choisissez l'équipe. Seul un responsable d'équipe de cette équipe, Administrateur et Propriétaire peuvent envoyer un lien d'équipe.
  10. Sélectionnez Envoyer le lien.

La fenêtre s'ouvre avec Mon lien de réservation sélectionné. Pour les utilisateurs Administrateur dans une organisation avec des équipes, elle s'ouvre avec Lien de réservation d'équipe.

Résultat

  • Le message Lien de réservation envoyé apparaît, et le client reçoit un e-mail contenant le lien de réservation.
  • Lorsque le client réserve un créneau, la réunion apparaît dans l'onglet Réunions de la conversation, avec son statut : Planifiée, Annulée ou Terminée. Si la réunion comporte un lien vidéo, sélectionnez Rejoindre la réunion pour la rejoindre.

Modifier ou annuler une réunion réservée

  1. Ouvrez la conversation et sélectionnez l'onglet Réunions.
  2. À côté d'une réunion avec le statut Planifiée :
    • pour la modifier, sélectionnez Modifier la réunion, modifiez Titre, Début, Fin, Lieu ou URL de la réunion, puis sélectionnez Enregistrer ;
    • pour l'annuler, sélectionnez Annuler la réunion, puis Confirmer.

En cas de problème

  • Planifier une réunion est absent. Votre rôle ne permet pas de réserver des réunions. Les utilisateurs Superviseur ont besoin de la permission Gérer les réunions accordée par un rôle supplémentaire. Contactez votre administrateur.
  • L'onglet Réunions est absent. Votre rôle ne permet pas de voir les réunions. Il nécessite la permission Afficher les réunions.
  • Une erreur indique que les liens de réservation d'équipe nécessitent un accès de responsable d'équipe. Choisissez Mon lien de réservation et envoyez à nouveau, ou contactez un responsable d'équipe.
  • Le client ne voit aucun créneau disponible. Votre calendrier n'est pas connecté, ou il ne contient aucun créneau libre pendant les jours de validité du lien. Connectez votre calendrier et envoyez un nouveau lien.
  • Connecter est absent et le fournisseur affiche Non configuré. Votre organisation n'a pas configuré ce fournisseur de calendrier. Contactez votre administrateur.
  • Le message L'e-mail du contact est requis apparaît. Saisissez l'adresse e-mail du client.
  • Le message Aucun membre de l'équipe n'a de calendrier connecté apparaît pour une équipe. Aucun membre de l'équipe n'a connecté de calendrier. Utilisez Mon lien de réservation.

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