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Prenota una riunione da una conversazione

4 min di letturaDi Emmanuel Yazbeck

Chi lo vede: Posta in arrivo — profili Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Ruoli: Agente, Amministratore e Proprietario, e altri utenti con il permesso Gestire riunioni. Gli utenti Supervisore e Sola lettura non lo hanno per impostazione predefinita.

Quando una chiamata o una visita è più utile di un'email, invia al cliente un link di prenotazione. Il cliente sceglie un orario libero nel tuo calendario e la riunione appare nella conversazione.

Prerequisiti

  • La tua organizzazione utilizza il profilo Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
  • Il tuo ruolo base è Agente, Amministratore o Proprietario, oppure hai il permesso Gestire riunioni.
  • Il tuo calendario è connesso: Google Calendar o Outlook. Il cliente vede gli orari liberi solo da un calendario connesso. Collegalo nel tuo profilo, nella scheda Calendari, oppure nella finestra di prenotazione qui sotto. Leggi Configura il tuo profilo per il lavoro da agente.
  • Facoltativo: un account video, connesso nella scheda Videoconferenza del tuo profilo, per aggiungere un link video alla riunione.
  • Il cliente ha un indirizzo email. Il link di prenotazione viene inviato via email.

Passaggi

  1. Apri la conversazione.
  2. Nella barra dei pulsanti in alto, seleziona Pianifica riunione. Su un telefono, si trova in Altro. Si apre la finestra Pianifica riunione.
  3. Controlla Titolo. Inizia con l'oggetto della conversazione.
  4. In Messaggio, scrivi un breve messaggio per il cliente. Il link di prenotazione viene aggiunto automaticamente. Per ottenere una bozza, seleziona Genera con IA e leggi il risultato.
  5. Imposta Valido per (per quanti giorni il link è valido), Durata, Tempo di buffer e Fuso orario.
  6. Controlla E-mail del contatto e Nome del contatto. Iniziano con i dati del contatto. L'indirizzo email è obbligatorio.
  7. Sotto Calendario, verifica che il tuo calendario mostri Connesso. In caso contrario, seleziona Connetti per Google Calendar o Outlook ed esegui l'accesso.
  8. Sotto Videoconferenza, scegli un account video oppure Nessun video.
  9. Sotto Link di prenotazione, scegli i cui orari liberi il cliente vedrà:
    • Il mio link di prenotazione: il tuo calendario personale.
    • Link di prenotazione del team: i calendari di un team. Scegli il team. Solo un team lead di quel team, Amministratore e Proprietario possono inviare un link di team.
  10. Seleziona Invia link di prenotazione.

La finestra si apre con Il mio link di prenotazione selezionato. Per gli utenti Amministratore in un'organizzazione con team, si apre con Link di prenotazione del team.

Risultato

  • Appare il messaggio Link di prenotazione inviato e il cliente riceve un'email con il link di prenotazione.
  • Quando il cliente prenota un orario, la riunione appare nella scheda Riunioni della conversazione, con il suo stato: Programmata, Annullata o Completata. Se la riunione ha un link video, seleziona Partecipa alla riunione per partecipare.

Modificare o annullare una riunione prenotata

  1. Apri la conversazione e seleziona la scheda Riunioni.
  2. Accanto a una riunione con stato Programmata:
    • per modificarla, seleziona Modifica riunione, modifica Titolo, Inizio, Fine, Luogo o URL della riunione, e seleziona Salva;
    • per annullarla, seleziona Annulla riunione, poi Conferma.

Se qualcosa va storto

  • Pianifica riunione è assente. Il tuo ruolo non può prenotare riunioni. Gli utenti Supervisore hanno bisogno del permesso Gestire riunioni da un ruolo aggiuntivo. Contatta il tuo amministratore.
  • La scheda Riunioni è assente. Il tuo ruolo non può visualizzare le riunioni. È necessario il permesso Visualizzare riunioni.
  • Un errore indica che i link di prenotazione del team richiedono l'accesso come team lead. Scegli Il mio link di prenotazione e invia di nuovo, oppure chiedi a un team lead.
  • Il cliente non vede orari liberi. Il tuo calendario non è connesso, oppure non ha orari liberi nei giorni in cui il link è valido. Connetti il tuo calendario e invia un nuovo link.
  • Connetti è assente e il provider mostra Non configurato. La tua organizzazione non ha configurato questo provider di calendario. Contatta il tuo amministratore.
  • Appare il messaggio L'e-mail del contatto è obbligatoria. Inserisci l'indirizzo email del cliente.
  • Appare il messaggio Nessun membro del team ha calendari connessi per un team. Nessun membro del team ha connesso un calendario. Usa Il mio link di prenotazione.

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