Iniciar uma nova conversa
Quem vê isto: Caixa de Entrada — perfis Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Funções: Agente, Supervisor, Administrador e Proprietário. Apenas Supervisor, Administrador e Proprietário podem escolher quem recebe a nova conversa. Os utilizadores com a função Apenas leitura não podem iniciar conversas.
Inicie uma conversa quando um pedido chega até si fora da caixa de entrada, por exemplo por telefone ou pessoalmente. Primeiro identifica a pessoa e depois descreve o pedido.
Pré-requisitos
- A sua organização utiliza o perfil Helpdesk ou AI Voice + Helpdesk.
- A sua função base é Agente, Supervisor, Administrador ou Proprietário.
- Conhece pelo menos um dado sobre a pessoa: um endereço de e-mail, um número de telefone, um nome ou um ID de cliente.
Passos
- Abra Caixa de Entrada e selecione Nova Conversa no topo da lista. A janela Nova conversa abre-se.
- Identifique a pessoa. Escreva o que sabe em E-mail, Telefone, Nome, Sobrenome ou ID do cliente. Os contactos correspondentes aparecem abaixo dos campos.
- Selecione o contacto correto na lista. Também pode utilizar as teclas de seta e premir Enter. Os campos ficam bloqueados e a coluna à direita mostra os detalhes do contacto, as suas conversas abertas e as suas conversas recentes.
- Se nenhum contacto corresponder, selecione + Criar novo contacto. Consulte Criar um contacto.
- Preencha o pedido. Os campos provêm de um formulário configurado pelo seu administrador. Leia Formulários (Centro de Ajuda e incorporações). Assunto e Descrição são sempre obrigatórios.
- Opcional: quando a descrição tiver pelo menos 20 caracteres, selecione Sugerir com IA. O AurionAI preenche os campos vazios, como a prioridade ou a categoria, com base na sua descrição. Verifique cada valor sugerido.
- Apenas para Supervisor, Administrador e Proprietário: em Atribuição, escolha uma equipa ou uma pessoa.
- Selecione Criar.
Para escolher outra pessoa depois de ter selecionado uma, selecione Alterar chamador.
Criar um contacto
- Selecione + Criar novo contacto. A secção Criar novo contacto abre-se com o que já escreveu.
- Preencha Nome e Sobrenome. Ambos são obrigatórios. Adicione E-mail, Telefone e ID do cliente se os conhecer.
- Selecione Criar nessa secção.
Se já existir um contacto com o mesmo endereço de e-mail ou número de telefone, o AurionAI informa-o e oferece um botão para utilizar esse contacto em alternativa. Selecione-o.
Resultado
A mensagem Conversa criada aparece e a nova conversa abre-se. A sua descrição é a primeira mensagem. Criar a conversa não envia nada à pessoa. Para lhe escrever, responda na conversa. Leia Responder por e-mail.
Se algo correr mal
- Nova Conversa está em falta. A sua função não permite iniciar conversas. Contacte o seu administrador.
- A mensagem O contacto é obrigatório aparece. Selecione um contacto, ou crie um, antes de selecionar Criar.
- Os campos do formulário estão a cinzento. Identifique primeiro a pessoa. O formulário abre-se quando um contacto é selecionado.
- Sugerir com IA continua a cinzento. Escreva uma descrição mais longa: pelo menos 20 caracteres.
- A mensagem Sem sugestões aparece. Adicione mais detalhes à descrição e tente novamente, ou preencha os campos manualmente. A IA nunca substitui um valor que já introduziu: limpe um campo se pretender uma sugestão para ele.
- A caixa O formulário foi atualizado aparece. O seu administrador alterou o formulário enquanto trabalhava. Selecione Fechar e comece novamente.
- Fecha a janela e uma pergunta pede-lhe confirmação. Escreveu algo. Selecione Continuar a editar para voltar atrás, ou Descartar para perder o que escreveu.
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