Spring til indhold
AurionAI

Svar på WhatsApp

4 min. læsningAf Emmanuel Yazbeck

Hvem ser dette: Indbakke — profiler Helpdesk og AI Voice + Helpdesk, når din organisation har tilsluttet en WhatsApp-konto. Roller: Agent, Supervisor, Administrator og Ejer kan svare. Skrivebeskyttet-brugere kan ikke skrive i svarfeltet.

En WhatsApp-samtale har sit eget svarfelt: det har ingen modtagerliste, ingen signatur og ingen oversættelsesbarre. WhatsApp har også en regel om tid. Du kan skrive en fri besked kun inden for 24 timer efter kundens seneste besked. Derefter kan du kun sende en skabelon, som WhatsApp har godkendt. Denne artikel viser begge tilfælde. Chat- og webwidget-samtaler bruger e-mail-svarfeltet: læs Svar via e-mail.

Forudsætninger

  • Din organisation bruger profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk og har en tilsluttet WhatsApp-konto.
  • Din basisrolle er Agent, Supervisor, Administrator eller Ejer, eller en ekstra rolle giver dig Administrer samtaler. Læs Hvad din rolle tillader i indbakken.
  • Du åbnede samtalen fra Indbakke, ikke fra et link der slutter på shared=1.

Læs banneret over svarfeltet

Et farvet banner over svarfeltet fortæller dig, hvad du kan sende:

  • Grønt — Frit beskedvindue åbent. Du kan skrive en fri besked. Banneret viser også den resterende tid, inden de 24 timer udløber.
  • Gult — 24-timers svarvindue udløbet — send en godkendt skabelon for at genoptage kontakten. De 24 timer er udløbet. Du kan kun sende en godkendt skabelon. Under tekstfeltet viser listen Godkendt skabelon din organisations godkendte skabeloner.
  • Rødt — afsendelse er blokeret. Banneret angiver, at afsendelse er blokeret og giver årsagen, f.eks. at WhatsApp-kontoen er afbrudt, eller at de 24 timer er udløbet og din organisation ikke har nogen godkendt skabelon. Du kan ikke sende noget. Kontakt din administrator.

De 24 timer tæller fra kundens seneste besked. Når kunden skriver igen, kan du sende frie beskeder i 24 timer mere. Når tiden udløber, mens samtalen er åben, skifter banneret af sig selv.

Trin

Svar inden for 24 timer

  1. Åbn WhatsApp-samtalen. Kontrollér, at banneret er grønt.
  2. Kontrollér, at fanen Svar er valgt.
  3. Skriv din besked. Du kan vedhæfte filer med Vedhæft.
  4. Vælg Send svar.

Hvis din organisation har godkendte skabeloner, vises der også en skabelonliste markeret med Brug en skabelon (valgfrit). Lad den stå på Ingen skabelon (fritekst) for at sende din egen tekst.

Svar efter 24 timer

  1. Åbn WhatsApp-samtalen. Banneret er gult.
  2. Under tekstfeltet finder du listen Godkendt skabelon og vælger Vælg en skabelon…. Vælg en skabelon.
  3. Hvis skabelonen har felter, der skal udfyldes, vises der et felt for hvert tomt felt. Udfyld alle felter. Skriv f.eks. kundens navn eller et sagsnummer.
  4. Vælg Send svar. Du behøver ikke at skrive tekst: WhatsApp sender skabelonen med dine værdier.

Send svar forbliver grå, indtil du vælger en skabelon og udfylder alle dens felter.

Bed om kundens telefonnummer

Når AurionAI kender kundens WhatsApp-konto, men ikke har et telefonnummer, vises knappen Bed om telefonnummer. Vælg den for at tilføje et kort spørgsmål, der beder om nummeret, og vælg derefter Send svar. AurionAI sender det som en WhatsApp-anmodning om telefonnummeret. For at annullere anmodningen vælger du knappen igen og sletter spørgsmålet. Denne knap virker kun inden for de 24 timer.

Resultat

  • Din besked vises i slutningen af samtalen. En etiket under den viser WhatsApp-status, f.eks. Leveret, når beskeden nåede frem til kundens telefon.
  • Hvis samtalen stadig er under behandling (f.eks. åben, afventende eller snoozet), bliver du dens ansvarlige. Læs Gør krav på eller tildel en samtale.

Hvis noget går galt

  • Banneret er rødt og angiver, at 24-timers vinduet er lukket uden godkendte skabeloner. Din organisation har ingen skabelon, som WhatsApp har godkendt. Bed din administrator om at tilføje en i WhatsApp-kanalindstillingerne. Læs Tilslut WhatsApp. Indtil da venter du, til kunden skriver igen, eller kontakter kunden på en anden måde.
  • Banneret er rødt. Afsendelse er blokeret af den årsag, der er angivet i banneret. Hvis WhatsApp-kontoen er afbrudt, beder du din administrator om at tilslutte den igen. Læs Tilslut WhatsApp.
  • Beskeden Svar gemt, men ikke leveret vises. Din besked er gemt, men WhatsApp leverede den ikke. Beskeden viser Kunne ikke leveres. Peg på etiketten for at læse årsagen, ret den, og vælg derefter Prøv igen på beskeden.
  • Fanen Videresend mangler. Du kan ikke videresende en WhatsApp-samtale.
  • Svarfeltet viser kun en grå pladsholder i lang tid. Samtalens detaljer indlæses stadig. Genindlæs siden.

Relaterede artikler

Sidder du stadig fast? Send en anmodning eller .