Skriv interna anteckningar och nämn kollegor
Vem ser detta: Inkorg — profiler Helpdesk och AI Voice + Helpdesk. Roller: Agent, Handledare, Administratör och Ägare kan skriva anteckningar. Skrivskyddad-användare kan läsa anteckningar men inte skriva dem.
En anteckning är ett meddelande du lägger till i ett ärende. Det finns två typer:
- En privat anteckning är endast för ditt team. Kunden ser den aldrig. Använd den för att dela information, be en kollega om hjälp eller dokumentera vad du gjort.
- En offentlig anteckning skickas till kunden, som ett svar, och kunden kan se den. I ett e-postärende skickas den till kontaktens e-postadress, med din signatur.
Den här artikeln visar hur du skriver en privat anteckning och hur du nämner en kollega så att de får ett meddelande.
Förutsättningar
- Din organisation använder profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk.
- Din grundroll är Agent, Handledare, Administratör eller Ägare, eller så ger en ytterligare roll dig Hantera konversationer. Läs Vad din roll tillåter i inkorgen.
- Du öppnade ärendet från Inkorg, inte från en länk som slutar med
shared=1.
Steg
Skriv en privat anteckning
- Öppna ärendet.
- Under meddelandena, välj fliken Privat anteckning. Rutan blir gulbrun och visar Denna anteckning är bara synlig för agenter.
- Skriv din anteckning.
- Välj Skicka, eller tryck Ctrl+Enter (Cmd+Enter på Mac).
Om du vill skriva en anteckning om ett specifikt meddelande, peka på meddelandet och välj anteckningsikonen Anteckning om detta meddelande. Rutan växlar till en privat anteckning.
Inuti anteckningsrutan växlar knapparna Privat och Offentlig mellan de två typerna. Kontrollera vilken som är markerad innan du skickar.
Nämn en kollega
- I anteckningen, skriv
@och de första bokstäverna i din kollegas namn. - En lista med aktiva teammedlemmar visas. Välj din kollega. Deras namn visas som en färgad etikett i texten.
- Avsluta anteckningen och skicka den.
Du kan nämna flera kollegor i en anteckning. Ett meddelande bekräftar vem du nämnde.
Resultat
- Anteckningen visas i ärendet med etiketten Privat anteckning. Endast personer som kan öppna ärendet i inkorgen ser den.
- Varje kollega du nämnde får meddelandet @omnämnande i konversation, om de inte stängt av det. I e-postmeddelandet öppnar länken ärendet vid din anteckning. Du får inget meddelande när du nämner dig själv. Läs Meddelanden.
- Om ärendet fortfarande bearbetas (till exempel öppet, väntande eller snoozat), gör det att skriva en anteckning dig till dess ansvarig, precis som ett svar gör. Läs Gör anspråk på eller tilldela ett ärende.
Om något går fel
- Anteckningsrutan är grå och du kan inte skriva. Din roll kan inte skriva anteckningar, eller så öppnade du en länk som slutar med
shared=1. Läs Vad din roll tillåter i inkorgen. - En kollega finns inte i
@-listan. Listan visar endast aktiva teammedlemmar vars namn eller e-postadress matchar det du skrivit. Skriv fler bokstäver eller kontrollera stavningen. Om personen fortfarande saknas, kontakta din administratör. - Du skickade en offentlig anteckning av misstag. Ett skickat meddelande kan inte tas tillbaka: kunden kan redan ha fått det. Informera ditt team och skicka kunden en rättelse om det behövs.
- Fliken Offentlig anteckning saknas. Ärenden som inte kan ta emot svar, till exempel samtalsloggar och arkiverade ärenden, accepterar endast privata anteckningar. I dessa ärenden visas inte heller Offentlig i anteckningsrutan.
- Den nämnda kollegan säger att de inte fick något meddelande. De kan ha stängt av @omnämnande i konversation i sin profil. Läs Meddelanden.
Relaterade artiklar
Behöver du fortfarande hjälp? Skicka en förfrågan eller .