Hoppa till innehåll
AurionAI

Boka ett möte från ett samtal

3 min läsningAv Emmanuel Yazbeck

Vem ser detta: Inkorg — profiler Helpdesk och AI Voice + Helpdesk. Roller: Agent, Administratör och Ägare, samt andra användare med behörigheten Hantera möten. Användare med rollerna Handledare och Skrivskyddad har den inte som standard.

När ett samtal eller ett besök hjälper mer än ett e-postmeddelande, skicka kunden en bokningslänk. Kunden väljer en ledig tid i din kalender och mötet visas i konversationen.

Förutsättningar

  • Din organisation använder profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk.
  • Din grundroll är Agent, Administratör eller Ägare, eller så har du behörigheten Hantera möten.
  • Din kalender är ansluten: Google Kalender eller Outlook. Kunden ser lediga tider endast från en ansluten kalender. Anslut den i din profil, på fliken Kalendrar, eller i bokningsfönstret nedan. Läs Konfigurera din profil för agentarbete.
  • Valfritt: ett videokonto, anslutet på fliken Videokonferens i din profil, för att lägga till en videolänk till mötet.
  • Kunden har en e-postadress. Bokningslänken skickas via e-post.

Steg

  1. Öppna konversationen.
  2. I knappfältet längst upp väljer du Boka möte. På en telefon finns det under Mer. Fönstret Schemalägg möte öppnas.
  3. Kontrollera Titel. Det börjar med konversationens ämne.
  4. I Meddelande, skriv ett kort meddelande till kunden. Bokningslänken läggs till automatiskt. För att få ett utkast väljer du Generera med AI och läser resultatet.
  5. Ange Giltig i (hur många dagar länken fungerar), Längd, Buffertid och Tidszon.
  6. Kontrollera Kontaktens e-post och Kontaktens namn. De börjar med kontaktens uppgifter. E-postadressen är obligatorisk.
  7. Under Kalender, kontrollera att din kalender visar Ansluten. Om inte, välj Anslut för Google Calendar eller Outlook och logga in.
  8. Under Videokonferens, välj ett videokonto eller Ingen video.
  9. Under Bokningslänkar, välj vems lediga tider kunden ser:
    • Min bokningslänk: din egen kalender.
    • Teamets bokningslänk: ett teams kalendrar. Välj teamet. Endast en teamledare för det teamet, Administratör och Ägare kan skicka en teamlänk.
  10. Välj Skicka bokningslänk.

Fönstret öppnas med Min bokningslänk valt. För användare med rollen Administratör i en organisation med team öppnas det med Teamets bokningslänk.

Resultat

  • Meddelandet Bokningslänk skickad visas och kunden får ett e-postmeddelande med bokningslänken.
  • När kunden bokar en tid visas mötet på fliken Möten i konversationen, med sin status: Schemalagd, Avbokad eller Avslutad. Om mötet har en videolänk väljer du Gå med i möte för att ansluta.

Ändra eller avboka ett bokat möte

  1. Öppna konversationen och välj fliken Möten.
  2. Bredvid ett möte med statusen Schemalagd:
    • för att ändra det, välj Redigera möte, ändra Titel, Start, Slut, Plats eller Mötes-URL, och välj Spara;
    • för att avboka det, välj Avboka möte, sedan Bekräfta.

Om något går fel

  • Boka möte saknas. Din roll kan inte boka möten. Användare med rollen Handledare behöver behörigheten Hantera möten från en ytterligare roll. Kontakta din administratör.
  • Fliken Möten saknas. Din roll kan inte se möten. Den behöver behörigheten Visa möten.
  • Ett fel meddelar att teamlänkar kräver teamledaråtkomst. Välj Min bokningslänk och skicka igen, eller kontakta en teamledare.
  • Kunden ser inga lediga tider. Din kalender är inte ansluten, eller den har ingen ledig tid under de dagar länken fungerar. Anslut din kalender och skicka en ny länk.
  • Anslut saknas och leverantören visar Inte konfigurerad. Din organisation har inte konfigurerat den här kalenderleverantören. Kontakta din administratör.
  • Meddelandet Kontaktens e-post krävs visas. Ange kundens e-postadress.
  • Meddelandet Inga teammedlemmar har anslutna kalendrar visas för ett team. Ingen i teamet har anslutit en kalender. Använd Min bokningslänk.

Relaterade artiklar

Behöver du fortfarande hjälp? Skicka en förfrågan eller .