Werk aan meerdere gesprekken tegelijk
Wie dit ziet: Postvak — profielen Helpdesk en AI Voice + Helpdesk. Rollen: alle rollen kunnen gesprekken selecteren. De acties in de balk zijn afhankelijk van uw rol; zie de tabel hieronder.
Wanneer u gesprekken selecteert in de inboxlijst, verschijnt er een balk boven de lijst. Met deze balk wijzigt u veel gesprekken in één stap: hun status, prioriteit, toegewezen persoon of tags. U kunt ze ook archiveren, als gelezen markeren of exporteren.
Vereisten
- Uw organisatie gebruikt het profiel Helpdesk of AI Voice + Helpdesk.
- U heeft Postvak geopend via de zijbalk, niet via een link die eindigt op
shared=1. - Uw rol staat de gewenste actie toe. Raadpleeg de tabel in Acties per rol.
Stappen
- Selecteer in de inboxlijst het selectievakje aan het begin van elk gesprek dat u wilt wijzigen. Om elk gesprek op de pagina te selecteren, selecteert u het selectievakje in de titelrij van de lijst (Alles selecteren).
- De balk verschijnt boven de lijst. Er staat hoeveel gesprekken u heeft geselecteerd.
- Kies een actie in de balk:
- Status wijzigen: kies de nieuwe status.
- Prioriteit wijzigen: kies de nieuwe prioriteit.
- Toewijzen: er opent een venster. Kies een persoon, een team of beide, en selecteer vervolgens Toewijzen.
- Label: selecteer Tags toevoegen of Tags verwijderen, typ een tagnaam en druk op Enter. Herhaal dit voor elke tag en selecteer vervolgens Tags toepassen.
- Archiveren of Dearchiveren.
- Markeer als gelezen of Markeer als ongelezen.
- Exporteren: uw browser downloadt een CSV-bestand met de geselecteerde gesprekken en de kolommen die de lijst toont.
- Om de balk te verlaten zonder een actie uit te voeren, selecteert u Wissen.
U kunt de gemarkeerde rij ook selecteren of deselecteren met de X-toets. Lees Sneltoetsen.
Resultaat
Een melding vertelt u hoeveel van de geselecteerde gesprekken zijn gewijzigd, bijvoorbeeld 3/3. Wanneer sommige gesprekken niet konden worden gewijzigd, is de melding rood en wordt meestal de reden vermeld. Na de meeste acties wordt de selectie gewist.
Acties per rol
"Admin" in deze tabel betekent zowel Beheerder als Eigenaar.
| Actie in de balk | Alleen-lezen | Agent | Supervisor | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Status wijzigen | Nee | Ja, maar niet Gesloten | Ja | Ja |
| Prioriteit wijzigen | Nee | Ja | Ja | Ja |
| Toewijzen | Nee | Nee | Ja | Ja |
| Label | Nee | Ja | Ja | Ja |
| Archiveren en Dearchiveren | Nee | Ja | Ja | Ja |
| Markeer als gelezen en Markeer als ongelezen | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Exporteren | Ja | Ja | Ja | Ja |
- Een Alleen-lezen-gebruiker ziet de status- en prioriteitsmenus, maar deze zijn grijs. Een aanvullende rol met Gesprekken beheren ontgrendelt status, prioriteit en tags. Gesprekken archiveren ontgrendelt archivering. Geen aanvullende rol ontgrendelt Toewijzen.
- Op een inboxlink die eindigt op
shared=1werkt alleen Exporteren, ongeacht uw rol. De status- en prioriteitsmenus zijn grijs.
Wat elke actie doet
- Status. Het menu toont alleen de statussen waarnaar elk geselecteerd gesprek kan overgaan, vanuit de huidige status. Alleen Supervisor en beheerders kunnen een gesprek bijvoorbeeld sluiten, en alleen nadat het is opgelost. Sluimeren staat niet in dit menu, omdat sluimeren een tijdstip vereist. Wanneer geen enkele status bij alle geselecteerde gesprekken past, is het menu grijs. Wijs erop om te lezen waarom.
- Toewijzen. Het venster heeft dezelfde velden als het paneel Gesprek toewijzen, zonder Vereiste vaardigheden. Hier worden de gesprekken door alleen een team te kiezen naar dat team verplaatst, waarbij de huidige toegewezen persoon behouden blijft.
- Archiveren en Dearchiveren. Archiveren verschijnt wanneer ten minste één geselecteerd gesprek kan worden gearchiveerd. Gesprekken die al gearchiveerd, als spam gemarkeerd of verwijderd zijn, worden overgeslagen. Dearchiveren verschijnt wanneer u gearchiveerde gesprekken heeft geselecteerd, bijvoorbeeld in de weergave Gearchiveerd.
- Exporteren. Het bestand bevat alleen de geselecteerde gesprekken van deze pagina, met de kolommen die de lijst toont. Om meer kolommen te exporteren, toont u deze eerst via Kolommen.
Als er iets misgaat
- De balk verschijnt niet. Selecteer ten minste één selectievakje. Het selectievakje bevindt zich aan het begin van de rij, niet bij het onderwerp.
- Een actie ontbreekt in de balk. Uw rol staat dit niet toe. Vergelijk uw rol met de tabel hierboven en vraag uw beheerder.
- U wilt meer gesprekken wijzigen dan één pagina bevat. Een selectie omvat alleen de huidige pagina. Verhoog Rijen per pagina naar 100, of herhaal de actie op elke pagina.
- Het statusmenu is grijs. De geselecteerde gesprekken hebben geen gemeenschappelijke status waarnaar ze kunnen overgaan. Selecteer gesprekken met dezelfde status en probeer het opnieuw.
- De melding geeft aan dat slechts een deel van de gesprekken is gewijzigd. De overige gesprekken konden niet worden gewijzigd, bijvoorbeeld vanwege hun status of omdat een collega ze tegelijkertijd heeft gewijzigd. Lees de reden in de melding en open die gesprekken vervolgens één voor één.
- Het venster is gesloten en een melding vraagt u opnieuw gesprekken te selecteren. De lijst is gewijzigd terwijl het venster open was, bijvoorbeeld omdat u van pagina of filters bent gewisseld. Selecteer de gesprekken opnieuw.
Gerelateerde artikelen
Heeft dit artikel u geholpen?
Komt u er nog niet uit? Dien een aanvraag in of .