Plan een vergadering vanuit een gesprek
Wie dit ziet: Postvak — profielen Helpdesk en AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Beheerder en Eigenaar, en andere gebruikers met de machtiging Vergaderingen beheren. Gebruikers met de rol Supervisor en Alleen-lezen hebben deze standaard niet.
Wanneer een gesprek of bezoek meer oplevert dan een e-mail, stuur de klant dan een boekingslink. De klant kiest een vrij moment in uw agenda en de vergadering verschijnt in het gesprek.
Vereisten
- Uw organisatie gebruikt het profiel Helpdesk of AI Voice + Helpdesk.
- Uw basisrol is Agent, Beheerder of Eigenaar, of u heeft de machtiging Vergaderingen beheren.
- Uw agenda is gekoppeld: Google Agenda of Outlook. De klant ziet alleen vrije tijden uit een gekoppelde agenda. Koppel deze in uw profiel, op het tabblad Agenda's, of in het boekingsvenster hieronder. Lees Stel uw profiel in voor agentwerk.
- Optioneel: een videoaccount, gekoppeld op het tabblad Videoconferentie van uw profiel, om een videolink aan de vergadering toe te voegen.
- De klant heeft een e-mailadres. De boekingslink wordt per e-mail verzonden.
Stappen
- Open het gesprek.
- Selecteer in de knoppenbalk bovenaan Vergadering plannen. Op een telefoon staat dit onder Meer. Het venster Vergadering plannen wordt geopend.
- Controleer Titel. Dit begint met het onderwerp van het gesprek.
- Schrijf in Bericht een kort bericht voor de klant. De boekingslink wordt er automatisch aan toegevoegd. Selecteer Genereren met AI voor een concept en lees het resultaat.
- Stel Geldig voor (hoeveel dagen de link geldig is), Duur, Buffertijd en Tijdzone in.
- Controleer E-mail van het contact en Naam van het contact. Deze beginnen met de gegevens van de contactpersoon. Het e-mailadres is verplicht.
- Controleer onder Agenda of uw agenda Verbonden toont. Zo niet, selecteer dan Verbinden voor Google Calendar of Outlook en meld u aan.
- Kies onder Videoconferentie een videoaccount of Geen video.
- Kies onder Boekingslinks wiens vrije tijden de klant ziet:
- Mijn boekingslink: uw eigen agenda.
- Teamboekingslink: de agenda's van een team. Kies het team. Alleen een teamleider van dat team, Beheerder en Eigenaar kunnen een teamlink verzenden.
- Selecteer Boekingslink verzenden.
Het venster start met Mijn boekingslink geselecteerd. Voor gebruikers met de rol Beheerder in een organisatie met teams, start het met Teamboekingslink.
Resultaat
- Het bericht Boekingslink verzonden verschijnt en de klant ontvangt een e-mail met de boekingslink.
- Wanneer de klant een tijd boekt, verschijnt de vergadering op het tabblad Vergaderingen van het gesprek, met de status: Gepland, Geannuleerd of Voltooid. Als de vergadering een videolink heeft, selecteer dan Deelnemen aan vergadering om deel te nemen.
Een geboekte vergadering wijzigen of annuleren
- Open het gesprek en selecteer het tabblad Vergaderingen.
- Naast een vergadering met de status Gepland:
- om deze te wijzigen, selecteer Vergadering bewerken, wijzig Titel, Begin, Einde, Locatie of Vergader-URL, en selecteer Opslaan;
- om deze te annuleren, selecteer Vergadering annuleren, dan Bevestigen.
Als er iets misgaat
- Vergadering plannen ontbreekt. Uw rol kan geen vergaderingen boeken. Gebruikers met de rol Supervisor hebben de machtiging Vergaderingen beheren nodig via een aanvullende rol. Neem contact op met uw beheerder.
- Het tabblad Vergaderingen ontbreekt. Uw rol kan geen vergaderingen zien. Hiervoor is de machtiging Vergaderingen bekijken vereist.
- Een foutmelding geeft aan dat teamboekingslinks toegang als teamleider vereisen. Kies Mijn boekingslink en verzend opnieuw, of vraag een teamleider.
- De klant ziet geen vrije tijden. Uw agenda is niet gekoppeld, of er is geen vrije tijd in de dagen dat de link geldig is. Koppel uw agenda en stuur een nieuwe link.
- Verbinden ontbreekt en de provider toont Niet geconfigureerd. Uw organisatie heeft deze agendaprovider niet ingesteld. Neem contact op met uw beheerder.
- Het bericht E-mail van het contact is vereist verschijnt. Voer het e-mailadres van de klant in.
- Het bericht Geen teamleden hebben agenda's verbonden verschijnt voor een team. Niemand in het team heeft een agenda gekoppeld. Gebruik Mijn boekingslink.
Gerelateerde artikelen
Heeft dit artikel u geholpen?
Komt u er nog niet uit? Dien een aanvraag in of .