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Reservar una reunión desde una conversación

4 min de lecturaPor Emmanuel Yazbeck

Quién puede verlo: Bandeja de entrada — perfiles Helpdesk y AI Voice + Helpdesk. Roles: Agente, Administrador y Propietario, y otros usuarios con el permiso Gestionar reuniones. Los usuarios con rol Supervisor y Sólo lectura no lo tienen de forma predeterminada.

Cuando una llamada o una visita resulta más útil que un correo electrónico, envía al cliente un enlace de reserva. El cliente elige un horario libre en tu calendario y la reunión aparece en la conversación.

Requisitos previos

  • Tu organización utiliza el perfil Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
  • Tu rol base es Agente, Administrador o Propietario, o tienes el permiso Gestionar reuniones.
  • Tu calendario está conectado: Google Calendar o Outlook. El cliente solo ve los horarios libres de un calendario conectado. Conéctalo en tu perfil, en la pestaña Calendarios, o en la ventana de reserva que se describe a continuación. Consulta Configura tu perfil para el trabajo como agente.
  • Opcional: una cuenta de vídeo, conectada en la pestaña Videoconferencia de tu perfil, para añadir un enlace de vídeo a la reunión.
  • El cliente tiene una dirección de correo electrónico. El enlace de reserva se envía por correo electrónico.

Pasos

  1. Abre la conversación.
  2. En la barra de botones de la parte superior, selecciona Programar reunión. En un teléfono, se encuentra en Más. Se abre la ventana Programar reunión.
  3. Comprueba Título. Comienza con el asunto de la conversación.
  4. En Mensaje, escribe un mensaje breve para el cliente. El enlace de reserva se añade automáticamente. Para obtener un borrador, selecciona Generar con IA y revisa el resultado.
  5. Establece Válido por (cuántos días estará activo el enlace), Duración, Tiempo de margen y Zona horaria.
  6. Comprueba Correo del contacto y Nombre del contacto. Comienzan con los datos del contacto. La dirección de correo electrónico es obligatoria.
  7. En Calendario, comprueba que tu calendario muestra Conectado. Si no es así, selecciona Conectar para Google Calendar o Outlook e inicia sesión.
  8. En Videoconferencia, elige una cuenta de vídeo o Sin vídeo.
  9. En Enlaces de reserva, elige qué horarios libres verá el cliente:
    • Mi enlace de reserva: tu propio calendario.
    • Enlace de reserva del equipo: los calendarios de un equipo. Elige el equipo. Solo el responsable de ese equipo, los usuarios con rol Administrador y Propietario pueden enviar un enlace de equipo.
  10. Selecciona Enviar enlace de reserva.

La ventana se abre con Mi enlace de reserva seleccionado. Para los usuarios con rol Administrador en una organización con equipos, se abre con Enlace de reserva del equipo.

Resultado

  • Aparece el mensaje Enlace de reserva enviado y el cliente recibe un correo electrónico con el enlace de reserva.
  • Cuando el cliente reserva un horario, la reunión aparece en la pestaña Reuniones de la conversación, con su estado: Programada, Cancelada o Completada. Si la reunión tiene un enlace de vídeo, selecciona Unirse a la reunión para unirte.

Cambiar o cancelar una reunión reservada

  1. Abre la conversación y selecciona la pestaña Reuniones.
  2. Junto a una reunión con el estado Programada:
    • para modificarla, selecciona Editar reunión, cambia Título, Inicio, Fin, Ubicación o URL de la reunión, y selecciona Guardar;
    • para cancelarla, selecciona Cancelar reunión y, a continuación, Confirmar.

Si algo va mal

  • Falta Programar reunión. Tu rol no puede reservar reuniones. Los usuarios con rol Supervisor necesitan el permiso Gestionar reuniones a través de un rol adicional. Consulta a tu administrador.
  • Falta la pestaña Reuniones. Tu rol no puede ver las reuniones. Necesita el permiso Ver reuniones.
  • Un error indica que los enlaces de reserva de equipo requieren acceso de responsable de equipo. Elige Mi enlace de reserva y vuelve a enviar, o contacta con un responsable de equipo.
  • El cliente no ve ningún horario libre. Tu calendario no está conectado o no tiene tiempo libre en los días en que el enlace está activo. Conecta tu calendario y envía un nuevo enlace.
  • Falta Conectar y el proveedor muestra No configurado. Tu organización no ha configurado este proveedor de calendario. Consulta a tu administrador.
  • Aparece el mensaje El correo del contacto es obligatorio. Introduce la dirección de correo electrónico del cliente.
  • Aparece el mensaje Ningún miembro del equipo tiene calendarios conectados para un equipo. Ningún miembro del equipo tiene un calendario conectado. Usa Mi enlace de reserva.

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