Lavora su più conversazioni contemporaneamente

Chi vede questo: Posta in arrivo — profili Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Ruoli: tutti i ruoli possono selezionare le conversazioni. Le azioni nella barra dipendono dal tuo ruolo; consulta la tabella di seguito.

Quando selezioni le conversazioni nell'elenco della posta in arrivo, sopra l'elenco appare una barra. Con questa barra puoi modificare molte conversazioni in un solo passaggio: il loro stato, la priorità, l'assegnatario o i tag. Puoi anche archiviarle, contrassegnarle come lette o esportarle.

Prerequisiti

• La tua organizzazione utilizza il profilo Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
• Hai aperto Posta in arrivo dalla barra laterale, non da un link che termina con shared=1.
• Il tuo ruolo consente l'azione che desideri eseguire. Consulta la tabella in Azioni per ruolo.

Passaggi

1. Nell'elenco della posta in arrivo, seleziona la casella di controllo all'inizio di ogni conversazione che desideri modificare. Per selezionare tutte le conversazioni della pagina, seleziona la casella di controllo nella riga del titolo dell'elenco (Seleziona tutto).
2. La barra appare sopra l'elenco. Mostra quante conversazioni hai selezionato.
3. Scegli un'azione nella barra:
   • Cambia stato: scegli il nuovo stato.
   • Cambia priorità: scegli la nuova priorità.
   • Assegna: si apre una finestra. Scegli una persona, un team o entrambi, quindi seleziona Assegna.
   • Etichetta: seleziona Aggiungi etichette o Rimuovi etichette, digita il nome di un tag e premi Invio. Ripeti per ogni tag, quindi seleziona Applica etichette.
   • Archivia o Disarchivia.
   • Segna come letto o Segna come non letto.
   • Esporta: il browser scarica un file CSV con le conversazioni selezionate e le colonne visualizzate nell'elenco.
4. Per chiudere la barra senza eseguire un'azione, seleziona Cancella.

Puoi anche selezionare o deselezionare la riga evidenziata con il tasto X. Leggi Scorciatoie da tastiera.

Risultato

Un messaggio indica quante delle conversazioni selezionate sono state modificate, ad esempio 3/3. Quando alcune conversazioni non hanno potuto essere modificate, il messaggio è rosso e di solito ne indica il motivo. Dopo la maggior parte delle azioni, la selezione viene annullata.

Azioni per ruolo

"Admin" in questa tabella indica sia Amministratore che Proprietario.

• Un utente Sola lettura vede i menu di stato e priorità, ma sono disattivati. Un ruolo aggiuntivo con Gestire conversazioni sblocca stato, priorità e tag. Archiviare conversazioni sblocca l'archiviazione. Nessun ruolo aggiuntivo sblocca Assegna.
• Su un link della posta in arrivo che termina con shared=1, funziona solo Esporta, indipendentemente dal tuo ruolo. I menu di stato e priorità sono disattivati.

Cosa fa ogni azione

• Stato. Il menu elenca solo gli stati verso cui ogni conversazione selezionata può passare, a partire dallo stato attuale. Ad esempio, solo Supervisore e gli amministratori possono chiudere una conversazione, e solo dopo che è stata risolta. La sospensione non è in questo menu, perché richiede un orario. Quando nessuno stato è adatto a tutte le conversazioni selezionate, il menu è disattivato. Posiziona il cursore su di esso per leggere il motivo.
• Assegna. La finestra ha gli stessi campi del pannello Assegna conversazione, senza Competenze richieste. Qui, scegliere solo un team sposta le conversazioni in quel team e mantiene l'assegnatario corrente.
• Archivia e Dearchivia. Archivia appare quando almeno una conversazione selezionata può essere archiviata. Salta le conversazioni già archiviate, contrassegnate come spam o eliminate. Disarchivia appare quando hai selezionato conversazioni archiviate, ad esempio nella vista Archiviate.
• Esporta. Il file contiene solo le conversazioni selezionate di questa pagina, con le colonne visualizzate nell'elenco. Per esportare più colonne, mostrarle prima con Colonne.

Se qualcosa va storto

• La barra non appare. Seleziona almeno una casella di controllo. La casella di controllo si trova all'inizio della riga, non sull'oggetto.
• Un'azione manca dalla barra. Il tuo ruolo non lo consente. Confronta il tuo ruolo con la tabella sopra e chiedi al tuo amministratore.
• Vuoi modificare più conversazioni di quante ne contenga una pagina. Una selezione copre solo la pagina corrente. Aumenta Righe per pagina a 100, oppure ripeti l'azione su ogni pagina.
• Il menu dello stato è disattivato. Le conversazioni selezionate non hanno uno stato comune verso cui possono passare. Seleziona conversazioni con lo stesso stato, quindi riprova.
• Il messaggio indica che solo alcune conversazioni sono state modificate. Le altre conversazioni non hanno potuto essere modificate, ad esempio a causa del loro stato o perché un collega le ha modificate contemporaneamente. Leggi il motivo nel messaggio, quindi apri quelle conversazioni una per una.
• La finestra si è chiusa e un messaggio ti chiede di selezionare nuovamente le conversazioni. L'elenco è cambiato mentre la finestra era aperta, ad esempio perché hai cambiato pagina o filtri. Seleziona nuovamente le conversazioni.

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