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AurionAI

Gestisci le tue attività

9 min di letturaDi Emmanuel Yazbeck

Chi vede questo: Attività — profili Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Ruoli: Agente, Supervisore, Amministratore e Proprietario possono creare e modificare le attività. Gli utenti Sola lettura possono solo leggerle.

Un'attività è un lavoro che appartiene a una conversazione, ad esempio "sostituire il lettore di badge" o "richiamare il fornitore". Le attività vengono create all'interno di una conversazione. La pagina Attività mostra le tue attività, da ogni conversazione, in un unico posto, come tabella, bacheca o calendario.

Prerequisiti

  • La tua organizzazione utilizza il profilo Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
  • Per creare un'attività in una conversazione, devi essere autorizzato a modificare le conversazioni. Leggi Cosa consente il tuo ruolo nella posta in arrivo.
  • Per modificare le attività in seguito, il tuo ruolo base deve essere Agente, Supervisore, Amministratore o Proprietario, oppure devi avere il permesso Gestire attività.
  • La conversazione non è risolta o chiusa. AurionAI non aggiunge attività a una conversazione terminata.

Creare un'attività da una conversazione

  1. In Posta in arrivo, apri la conversazione.
  2. Seleziona la scheda Attività.
  3. Seleziona + Aggiungi attività.
  4. In Cosa va fatto?, scrivi cosa deve essere fatto. Questo è l'unico campo obbligatorio.
  5. Facoltativo: compila gli altri campi.
    • Maggiori dettagli (facoltativo): maggiori dettagli. Se il tuo amministratore ha attivato le funzionalità AI per le attività, Bozza IA scrive una prima descrizione dalla conversazione. Sono necessari messaggi sia del cliente che di un agente.
    • Assegnatario: una persona o un team.
    • Politica SLA e Priorità. Eredita dalla conversazione mantiene la priorità della conversazione.
    • Scadenza.
  6. Seleziona Crea.

L'attività appare nella scheda della conversazione e nella pagina Attività. Finché un'attività è aperta o in corso, la conversazione non può essere risolta. Leggi Sospendi, risolvi, archivia o elimina una conversazione.

Nella scheda Attività, seleziona un'attività per aprirla. Lì puoi modificarne lo stato, la descrizione e l'assegnatario. Seleziona Apri in Attività ↗ per aprire l'attività nella pagina Attività.

Le tue attività e quelle del tuo team

In cima alla pagina Attività, due schede determinano quali attività visualizzi:

  • La prima scheda mostra le attività assegnate a te o a uno dei tuoi team. Tutti hanno questa scheda. Il numero accanto a Attività nella barra laterale conta le tue attività con lo stato Aperta.
  • La seconda scheda mostra le attività dei team che gestisci. Solo i responsabili di team e gli amministratori la vedono. Gli amministratori vedono le attività di tutti i team.

La colonna a sinistra mostra quale delle due è attiva, sotto Viste di sistema, ed elenca le tue visualizzazioni salvate.

Scegliere una visualizzazione

Seleziona una delle visualizzazioni sopra l'elenco. La pagina ricorda la tua ultima scelta.

L'indirizzo della pagina mantiene la visualizzazione e il raggruppamento della bacheca, così puoi inviare il link a un collega.

Filtrare e salvare una visualizzazione

  • Digita in Cerca per oggetto attività… per cercare i titoli delle attività.
  • Seleziona uno stato dopo Stato:. Puoi selezionarne più di uno.
  • Seleziona una data di scadenza dopo Scadenza:: Scade oggi, Questa settimana o Scaduto.
  • Seleziona + Filtro per filtrare per Assegnato, Team, Politica SLA o Nota di completamento.

Per mantenere questi filtri, seleziona + Salva vista nella colonna a sinistra, assegna un nome alla visualizzazione e seleziona Salva. Se gestisci un team o sei un amministratore, puoi invece condividere la visualizzazione: scegli un team in Condividi con un team, poi seleziona Salva (team). La visualizzazione apparirà quindi sotto Viste del team per quel team. Una visualizzazione salvata mantiene i filtri, non la scelta tra tabella, bacheca o calendario.

Spostare un'attività sulla bacheca

La visualizzazione Kanban con una colonna per ogni stato dell'attività

  1. Seleziona Kanban.
  2. In Raggruppa per:, mantieni Stato. Puoi anche raggruppare per Assegnato a, Team o SLA, ma in tal caso le schede non possono essere trascinate.
  3. Trascina una scheda in un'altra colonna. Su un telefono, seleziona Sposta sotto la scheda e scegli il nuovo stato.
  4. Se sposti una scheda su Completata o Annullata, scrivi una nota che indichi cosa è stato fatto o perché l'attività è annullata. Poi seleziona Conferma. Se le funzionalità AI sono attive, Riepilogo IA scrive una prima nota per te.

Un'attività annullata può tornare solo a Aperta. Ogni altro spostamento è consentito, tranne che un'attività completata o annullata non può essere riaperta mentre la sua conversazione è risolta o chiusa.

Pianificare con il calendario

  1. Seleziona Calendario.
  2. Scegli Mese, Settimana, Giorno o Agenda.
  3. Per modificare una data di scadenza, trascina l'attività in un altro giorno. Se la nuova data è successiva all'obiettivo SLA dell'attività, appare un avviso per cinque secondi. Seleziona Annulla per mantenere la data precedente.
  4. Seleziona un'attività per vedere il suo stato, l'assegnatario e la data di scadenza. Seleziona Apri conversazione per aprire la sua conversazione.

Le attività senza data di scadenza sono elencate sotto Da pianificare. Per pianificarne una, assegnale una data di scadenza dalla sua conversazione.

Attività a rischio

Se il tuo amministratore ha attivato il rilevamento delle attività a rischio, AurionAI controlla regolarmente le attività aperte e in corso. Un'attività riceve il badge A rischio quando scade nelle prossime quattro ore, o è già scaduta, nessuno ha registrato tempo su di essa e nessuno ha commentato o modificato il suo stato nelle ultime 24 ore. Passa il cursore sul badge per leggere il motivo.

Seleziona Conferma per indicare che l'hai vista. Il badge mostrerà quindi Confermato. Il badge scompare dopo che l'attività è completata o annullata, al controllo successivo.

Assistenza AI su un'attività

Il tuo amministratore attiva o disattiva ogni funzionalità AI per le attività. Quando una funzionalità è disattivata, il suo pulsante non appare. Leggi AI per le attività.

  • Bozza IA scrive una descrizione dalla conversazione, quando crei un'attività o ne modifichi la descrizione.
  • Suggerisci IA propone una data di scadenza. La proposta appare dopo Suggerimento IA:. Seleziona Accetta per usarla o Ignora per ignorarla.
  • Riepilogo IA scrive la nota quando contrassegni un'attività come completata.
  • La scheda KB elenca Articoli KB correlati per l'attività aperta.

Leggi sempre ciò che l'AI ha scritto prima di salvarlo.

Registrare il tempo su un'attività

  1. Apri l'attività nella tabella e seleziona la scheda Tempo. Puoi anche aprire l'attività nella scheda Attività della sua conversazione.
  2. Avvia il timer con il pulsante di avvio e fermalo con il pulsante di arresto quando hai finito. Il tempo in esecuzione viene mostrato sul pulsante.
  3. Per registrare il tempo manualmente, seleziona + Voce manuale, inserisci Durata (minuti) e, se vuoi, Note (opzionale), poi seleziona Salva.

L'elenco mostra ogni voce con il suo autore e il suo tipo, e il totale dopo Totale:. Puoi modificare o eliminare le tue voci. Gli amministratori possono modificare o eliminare qualsiasi voce.

Il tuo amministratore può attivare regole temporali rigide per le attività in Tracciamento tempo task. In tal caso, ogni voce manuale richiede un inizio e una fine, le voci della stessa persona non possono sovrapporsi e il messaggio L'applicazione rigida è attiva: le voci manuali richiedono Inizio e Fine. appare nel modulo. Questa impostazione non modifica il tempo registrato su una conversazione. Leggi Monitoraggio del tempo delle attività e Registrare il tempo su una conversazione.

Agire su più attività

Nella tabella, seleziona la casella di controllo di ogni attività, oppure la casella nell'intestazione per selezionare l'intera pagina. Appare una barra con queste azioni:

  • Segna completate: richiede una nota di completamento. Solo le attività aperte o in corso possono essere contrassegnate come completate.
  • Riassegna (utente) e Riassegna (team).
  • Elimina: solo le attività con lo stato Aperta possono essere eliminate, e l'eliminazione non può essere annullata. Annulla invece le altre attività. Hai bisogno del permesso Eliminare attività, che hanno Agente, Supervisore e gli amministratori.

Risultato

Trovi tutte le tue attività in un'unica pagina e puoi farle avanzare, pianificarle e registrare il tempo su di esse. Ogni modifica appare anche nella scheda Attività della conversazione.

Se qualcosa va storto

  • Appare il messaggio I permessi attuali non consentono di modificare le attività.. Il tuo ruolo può leggere le attività ma non modificarle. Le caselle di controllo, i controlli di spostamento e la casella dei commenti sono assenti. Chiedi al tuo amministratore il permesso Gestire attività.
  • Appare il messaggio Impossibile verificare i permessi delle attività. Aggiorni per riprovare.. Ricarica la pagina.
  • La seconda scheda in cima è assente. Non gestisci un team. Chiedi al tuo amministratore di nominarti responsabile di team, oppure usa la tua scheda personale. Leggi Team.
  • + Aggiungi attività è assente in una conversazione. Il tuo ruolo non può modificare le conversazioni, oppure hai aperto la posta in arrivo da un link che termina con shared=1. Leggi Cosa consente il tuo ruolo nella posta in arrivo.
  • Non riesci ad aggiungere un'attività, o a riaprirla, e appare un errore. La conversazione è risolta o chiusa. Riapri prima la conversazione.
  • Una scheda non si sposta quando la rilasci. La bacheca è raggruppata per qualcosa di diverso da Stato, oppure lo spostamento non è consentito. Un'attività annullata deve prima tornare a Aperta.
  • Un pulsante AI mostra il messaggio Il limite giornaliero di IA della Sua organizzazione è stato raggiunto. Riprovi domani. La tua organizzazione ha esaurito l'assistenza AI per oggi. Continua senza AI e riprova domani.
  • Bozza IA indica che il contesto è insufficiente. La conversazione è troppo breve, o solo una parte ha scritto. Scrivi tu stesso la descrizione.
  • Appare il messaggio Questo intervallo si sovrappone a un'altra delle Sue registrazioni di tempo — l'applicazione rigida non lo consente.. Le regole temporali rigide sono attive. Modifica l'inizio o la fine in modo che la voce non si sovrapponga a un'altra tua voce.

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