Hallitse tehtäviäsi

Kuka näkee tämän: Tehtävät — profiilit Helpdesk ja AI Voice + Helpdesk. Roolit: Agentti, Esimies, Ylläpitäjä ja Omistaja voivat luoda ja muuttaa tehtäviä. Vain luku-käyttäjät voivat vain lukea niitä.

Tehtävä on työ, joka kuuluu keskusteluun, esimerkiksi "vaihda kulunvalvontalukija" tai "soita toimittajalle takaisin". Tehtävät luodaan keskustelussa. Tehtävät-sivu näyttää tehtäväsi kaikista keskusteluista yhdessä paikassa taulukkona, tauluna tai kalenterina.

Edellytykset

• Organisaatiosi käyttää Helpdesk- tai AI Voice + Helpdesk-profiilia.
• Tehtävän luominen keskustelussa edellyttää, että sinulla on oikeus muuttaa keskusteluja. Lue Mitä roolisi sallii saapuneet-kansiossa.
• Tehtävien muuttaminen jälkikäteen edellyttää, että perusroolisi on Agentti, Esimies, Ylläpitäjä tai Omistaja, tai sinulla on Tehtävien hallinta-oikeus.
• Keskustelu ei ole ratkaistu tai suljettu. AurionAI ei lisää tehtäviä valmiiseen keskusteluun.

Luo tehtävä keskustelusta

1. Avaa keskustelu Saapuneet-näkymässä.
2. Valitse välilehti Tehtävät.
3. Valitse + Lisää tehtävä.
4. Kirjoita Mitä pitää tehdä?-kenttään, mitä on tehtävä. Tämä on ainoa pakollinen kenttä.
5. Valinnainen: täytä muut kentät.
   • Lisätietoja (valinnainen): lisätietoja. Jos järjestelmänvalvojasi on ottanut tehtävien tekoälyominaisuudet käyttöön, AI-luonnos kirjoittaa ensimmäisen kuvauksen keskustelun perusteella. Se tarvitsee viestejä sekä asiakkaalta että agentilta.
   • Vastuuhenkilö: henkilö tai tiimi.
   • SLA-käytäntö ja Prioriteetti. Peri keskustelusta säilyttää keskustelun prioriteetin.
   • Eräpäivä.
6. Valitse Luo.

Tehtävä näkyy keskustelun välilehdellä ja Tehtävät-sivulla. Kun tehtävä on auki tai kesken, keskustelua ei voi ratkaista. Lue Torkuta, ratkaise, arkistoi tai poista keskustelu.

Valitse Tehtävät-välilehdeltä tehtävä avataksesi sen. Siellä voit muuttaa sen tilaa, kuvausta ja vastuuhenkilöä. Valitse Avaa tehtävissä ↗ avataksesi tehtävän Tehtävät-sivulla.

Omat tehtäväsi ja tiimisi tehtävät

Tehtävät-sivun yläosassa kaksi välilehteä määrittää, mitkä tehtävät näet:

• Ensimmäinen välilehti näyttää sinulle tai jollekin tiimeistäsi osoitetut tehtävät. Kaikilla on tämä välilehti. Sivupalkissa Tehtävät-kohdan vieressä oleva numero laskee tehtäväsi, joiden tila on Avoin.
• Toinen välilehti näyttää johtamiesi tiimien tehtävät. Vain tiiminvetäjät ja järjestelmänvalvojat näkevät sen. Järjestelmänvalvojat näkevät kaikkien tiimien tehtävät.

Vasemmalla oleva sarake näyttää, kumpi kahdesta on aktiivinen, Järjestelmänäkymät-kohdan alla, ja listaa tallennetut näkymäsi.

Valitse näkymä

Valitse jokin listan yläpuolella olevista näkymistä. Sivu muistaa viimeisimmän valintasi.

• Taulukko: yksi rivi tehtävää kohti. Avaa tehtävä valitsemalla rivi. Avattu tehtävä näyttää kuvauksen, eräpäivän sekä välilehdet Aika, Toiminta ja Kommentit. Lue Kommentoi tehtävää ja lähetä sähköpostia tehtävästä.
• Kanban: yksi kortti tehtävää kohti sarakkeissa. Katso Siirrä tehtävä taululla.
• Kalenteri: tehtävät niiden eräpäivän mukaan. Katso Suunnittele kalenterin avulla.

Sivun osoite säilyttää näkymän ja taulun ryhmittelyn, joten voit lähettää linkin kollegalle.

Suodata ja tallenna näkymä

• Kirjoita Etsi tehtävän aiheella…-kenttään etsiäksesi tehtävien otsikoita.
• Valitse tila Tila:-kohdan jälkeen. Voit valita useamman kuin yhden.
• Valitse eräpäivä Eräpäivä:-kohdan jälkeen: Erääntyy tänään, Tällä viikolla tai Myöhässä.
• Valitse + Suodatin suodattaaksesi kohteilla Vastuu, Tiimi, SLA-käytäntö tai Valmistumishuomautus.

Säilyttääksesi nämä suodattimet valitse + Tallenna näkymä vasemmasta sarakkeesta, anna näkymälle nimi ja valitse Tallenna. Jos johdat tiimiä tai olet järjestelmänvalvoja, voit jakaa näkymän sen sijaan: valitse tiimi Jaa tiimille-kohdasta ja valitse sitten Tallenna (tiimi). Näkymä ilmestyy tämän jälkeen kyseisen tiimin Tiiminäkymät-kohdan alle. Tallennettu näkymä säilyttää suodattimet, ei taulukko-, taulu- tai kalenterivalintaa.

Siirrä tehtävä taululla

1. Valitse Kanban.
2. Pidä Ryhmittele:-kohdassa Tila. Voit myös ryhmitellä kohteilla Vastuuhenkilö, Tiimi tai SLA, mutta silloin kortteja ei voi raahata.
3. Raahaa kortti toiseen sarakkeeseen. Puhelimella valitse Siirrä kortin alta ja valitse uusi tila.
4. Jos siirrät kortin tilaan Valmis tai Peruttu, kirjoita muistiinpano, jossa kerrotaan mitä tehtiin tai miksi tehtävä peruutettiin. Valitse sitten Vahvista. Jos tekoälyominaisuudet ovat käytössä, AI-yhteenveto kirjoittaa ensimmäisen muistiinpanon puolestasi.

Peruutettu tehtävä voi palata vain tilaan Avoin. Kaikki muut siirrot ovat sallittuja, paitsi että valmista tai peruutettua tehtävää ei voi avata uudelleen, jos sen keskustelu on ratkaistu tai suljettu.

Suunnittele kalenterin avulla

1. Valitse Kalenteri.
2. Valitse Kuukausi, Viikko, Päivä tai Aikataulu.
3. Muuttaaksesi eräpäivää raahaa tehtävä toiselle päivälle. Jos uusi päivä on myöhemmin kuin tehtävän SLA-tavoite, varoitus näkyy viiden sekunnin ajan. Valitse Kumoa säilyttääksesi vanhan päivän.
4. Valitse tehtävä nähdäksesi sen tilan, vastuuhenkilön ja eräpäivän. Valitse Avaa keskustelu avataksesi sen keskustelun.

Tehtävät ilman eräpäivää on listattu Aikataulutettava-kohdan alla. Aikatauluttaaksesi tehtävän anna sille eräpäivä sen keskustelusta.

Riskissä olevat tehtävät

Jos järjestelmänvalvojasi on ottanut riskintunnistuksen käyttöön, AurionAI tarkistaa avoimet ja kesken olevat tehtävät säännöllisesti. Tehtävä saa Riskissä-merkin, kun se erääntyy seuraavan neljän tunnin aikana tai on jo myöhässä, kukaan ei ole kirjannut siihen aikaa, eikä kukaan ole kommentoinut sitä tai muuttanut sen tilaa viimeisen 24 tunnin aikana. Osoita merkkiä lukeaksesi syyn.

Valitse Kuittaa ilmaistaksesi, että olet nähnyt sen. Merkki näyttää tämän jälkeen Kuitattu. Merkki häviää, kun tehtävä on valmis tai peruutettu, seuraavassa tarkistuksessa.

Tekoälyapu tehtävässä

Järjestelmänvalvojasi ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä jokaisen tehtävien tekoälyominaisuuden erikseen. Kun ominaisuus on pois käytöstä, sen painike ei näy. Lue Tehtävien tekoäly.

• AI-luonnos kirjoittaa kuvauksen keskustelun perusteella, kun luot tehtävän tai muokkaat sen kuvausta.
• AI-ehdotus ehdottaa eräpäivää. Ehdotus näkyy Tekoälyn ehdotus:-kohdan jälkeen. Valitse Hyväksy käyttääksesi sitä tai Hylkää ohittaaksesi sen.
• AI-yhteenveto kirjoittaa muistiinpanon, kun merkitset tehtävän valmiiksi.
• Välilehti KB listaa Aiheeseen liittyvät KB-artikkelit avoimelle tehtävälle.

Lue aina tekoälyn kirjoittama teksti ennen tallentamista.

Kirjaa aika tehtävälle

1. Avaa tehtävä taulukossa ja valitse välilehti Aika. Voit myös avata tehtävän sen keskustelun Tehtävät-välilehdeltä.
2. Käynnistä ajastin käynnistyspainikkeella ja pysäytä se pysäytyspainikkeella, kun olet valmis. Kuluva aika näkyy painikkeessa.
3. Kirjataksesi ajan manuaalisesti valitse + Manuaalinen kirjaus, syötä Kesto (minuuttia) ja halutessasi Huomautukset (valinnainen), sitten valitse Tallenna.

Luettelo näyttää jokaisen merkinnän tekijän ja tyypin sekä kokonaismäärän Yhteensä:-kohdan jälkeen. Voit muokata tai poistaa omia merkintöjäsi. Järjestelmänvalvojat voivat muokata tai poistaa mitä tahansa merkintää.

Järjestelmänvalvojasi voi ottaa käyttöön tiukat aikarajoitukset tehtäville Tehtävien ajanseuranta-kohdassa. Tällöin jokainen manuaalinen merkintä tarvitsee alku- ja loppuajan, saman henkilön merkinnät eivät voi mennä päällekkäin, ja lomakkeessa näkyy viesti Tiukka pakotus on käytössä: manuaalisiin kirjauksiin tarvitaan Alku ja Loppu.. Tämä asetus ei muuta keskusteluun kirjaamaasi aikaa. Lue Tehtävän ajanseuranta ja Kirjaa aika keskustelulle.

Toimi useilla tehtävillä kerralla

Valitse taulukossa jokaisen tehtävän valintaruutu tai otsikkorivin ruutu valitaksesi koko sivun. Palkki ilmestyy näillä toiminnoilla:

• Merkitse valmiiksi: vaatii valmistumismuistiinpanon. Vain avoimet tai kesken olevat tehtävät voidaan merkitä valmiiksi.
• Määritä (käyttäjä) ja Määritä (tiimi).
• Poista: vain tehtävät, joiden tila on Avoin, voidaan poistaa, eikä poistamista voi kumota. Peruuta muut tehtävät sen sijaan. Tarvitset Tehtävien poisto-oikeuden, joka on Agentti- ja Esimies-rooleilla sekä järjestelmänvalvojilla.

Tulos

Löydät kaikki tehtäväsi yhdeltä sivulta, ja voit viedä niitä eteenpäin, suunnitella niitä ja kirjata niihin aikaa. Jokainen muutos näkyy myös keskustelun Tehtävät-välilehdellä.

Jos jokin menee pieleen

• Viesti Nykyiset käyttöoikeudet eivät salli tehtävien muuttamista. näkyy. Roolisi voi lukea tehtäviä, mutta ei muuttaa niitä. Valintaruudut, siirtosäätimet ja kommenttikenttä puuttuvat. Pyydä järjestelmänvalvojaasi myöntämään Tehtävien hallinta-oikeus.
• Viesti Tehtävien käyttöoikeuksia ei voitu tarkistaa. Yritä uudelleen päivittämällä sivu. näkyy. Lataa sivu uudelleen.
• Toinen välilehti yläosassa puuttuu. Et johda tiimiä. Pyydä järjestelmänvalvojaasi tekemään sinusta tiiminvetäjä tai käytä omaa välilehteäsi. Lue Tiimit.
• + Lisää tehtävä puuttuu keskustelusta. Roolisi ei voi muuttaa keskusteluja, tai avasit saapuneet-kansion linkistä, joka päättyy shared=1. Lue Mitä roolisi sallii saapuneet-kansiossa.
• Et voi lisätä tehtävää tai avata tehtävää uudelleen, ja näyttöön tulee virhe. Keskustelu on ratkaistu tai suljettu. Avaa keskustelu ensin uudelleen.
• Kortti ei siirry, kun pudotat sen. Taulu on ryhmitelty muun kuin Tila-vaihtoehdon mukaan, tai siirto ei ole sallittu. Peruutettu tehtävä on ensin palautettava tilaan Avoin.
• Tekoälypainike näyttää viestin Organisaation päivittäinen AI-raja on saavutettu. Yritä uudelleen huomenna.. Organisaatiosi on käyttänyt tämän päivän tekoälyavun. Jatka ilman tekoälyä ja yritä uudelleen huomenna.
• AI-luonnos ilmoittaa, että kontekstia ei ole tarpeeksi. Keskustelu on liian lyhyt tai vain toinen osapuoli on kirjoittanut. Kirjoita kuvaus itse.
• Viesti Tämä aikaväli on päällekkäinen toisen oman aikakirjauksen kanssa — tiukka pakotus ei salli sitä. näkyy. Tiukat aikarajoitukset ovat käytössä. Muuta alkamis- tai päättymisaikaa niin, että merkintä ei mene päällekkäin jonkin muun omasi kanssa.

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Kommentoi tehtävää ja lähetä sähköpostia tehtävästä
• Torkuta, ratkaise, arkistoi tai poista keskustelu
• Kirjaa aika keskustelulle
• Lue SLA-ajastimet
• Mitä roolisi sallii saapuneet-kansiossa