Ga naar inhoud
AurionAI

Beheer uw taken

9 min leestijdDoor Emmanuel Yazbeck

Wie dit ziet: Taken — profielen Helpdesk en AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Supervisor, Beheerder en Eigenaar kunnen taken aanmaken en wijzigen. Alleen-lezen-gebruikers kunnen ze alleen lezen.

Een taak is een stuk werk dat bij een gesprek hoort, bijvoorbeeld "de badgelezer vervangen" of "de leverancier terugbellen". U maakt taken aan in een gesprek. De pagina Taken toont uw taken, uit elk gesprek, op één plek, als een tabel, een bord of een kalender.

Vereisten

  • Uw organisatie gebruikt het profiel Helpdesk of AI Voice + Helpdesk.
  • Om een taak in een gesprek aan te maken, moet u toestemming hebben om gesprekken te wijzigen. Lees Wat uw rol toestaat in de inbox.
  • Om taken achteraf te wijzigen, moet uw basisrol Agent, Supervisor, Beheerder of Eigenaar zijn, of u moet de machtiging Taken beheren hebben.
  • Het gesprek is niet opgelost of gesloten. AurionAI voegt geen taken toe aan een afgerond gesprek.

Een taak aanmaken vanuit een gesprek

  1. Open in Postvak het gesprek.
  2. Selecteer het tabblad Taken.
  3. Selecteer + Taak toevoegen.
  4. Schrijf in Wat moet er gebeuren? wat er gedaan moet worden. Dit is het enige verplichte veld.
  5. Optioneel: vul de overige velden in.
    • Meer details (optioneel): meer detail. Als uw beheerder de AI-functies voor taken heeft ingeschakeld, schrijft AI-concept een eerste beschrijving op basis van het gesprek. Hiervoor zijn berichten van zowel de klant als een agent nodig.
    • Toegewezen aan: een persoon of een team.
    • SLA-beleid en Prioriteit. Overnemen van gesprek behoudt de prioriteit van het gesprek.
    • Vervaldatum.
  6. Selecteer Aanmaken.

De taak verschijnt in het tabblad van het gesprek en op de pagina Taken. Zolang een taak open of in uitvoering is, kan het gesprek niet worden opgelost. Lees Een gesprek sluimeren, oplossen, archiveren of verwijderen.

Selecteer in het tabblad Taken een taak om deze te openen. Daar kunt u de status, de beschrijving en de toegewezen persoon wijzigen. Selecteer Openen in Taken ↗ om de taak te openen op de pagina Taken.

Uw taken en de taken van uw team

Bovenaan de pagina Taken bepalen twee tabbladen welke taken u ziet:

  • Het eerste tabblad toont de taken die aan u of aan een van uw teams zijn toegewezen. Iedereen heeft dit tabblad. Het getal naast Taken in de zijbalk telt uw taken met de status Open.
  • Het tweede tabblad toont de taken van de teams die u leidt. Alleen teamleiders en beheerders zien dit tabblad. Beheerders zien de taken van alle teams.

De kolom aan de linkerkant toont welke van de twee actief is, onder Systeemweergaven, en geeft een lijst van uw opgeslagen weergaven.

Een weergave kiezen

Selecteer een van de weergaven boven de lijst. De pagina onthoudt uw laatste keuze.

Het adres van de pagina bewaart de weergave en de groepering van het bord, zodat u de link naar een collega kunt sturen.

Filteren en een weergave opslaan

  • Typ in Zoeken op taakonderwerp… om taaknamen te doorzoeken.
  • Selecteer een status na Status:. U kunt er meer dan één selecteren.
  • Selecteer een vervaldatum na Deadline:: Deadline vandaag, Deze week of Achterstallig.
  • Selecteer + Filter om te filteren op Toegewezen, Team, SLA-beleid of Afrondingsnotitie.

Om deze filters te bewaren, selecteert u + Weergave opslaan in de linkerkolom, geeft u de weergave een naam en selecteert u Opslaan. Als u een team leidt of beheerder bent, kunt u de weergave in plaats daarvan delen: kies een team in Delen met een team en selecteer vervolgens Opslaan (team). De weergave verschijnt dan onder Teamweergaven voor dat team. Een opgeslagen weergave bewaart de filters, niet de keuze voor tabel, bord of kalender.

Een taak verplaatsen op het bord

De weergave Kanban met één kolom per taakstatus

  1. Selecteer Kanban.
  2. Houd in Groepeer op: de optie Status aan. U kunt ook groeperen op Toegewezen aan, Team of SLA, maar dan kunnen kaarten niet worden gesleept.
  3. Sleep een kaart naar een andere kolom. Op een telefoon selecteert u Verplaatsen onder de kaart en kiest u de nieuwe status.
  4. Als u een kaart naar Afgerond of Geannuleerd verplaatst, schrijft u een notitie die beschrijft wat er gedaan is of waarom de taak is geannuleerd. Selecteer vervolgens Bevestigen. Als de AI-functies zijn ingeschakeld, schrijft AI-samenvatting een eerste notitie voor u.

Een geannuleerde taak kan alleen terug naar Open. Elke andere verplaatsing is toegestaan, behalve dat een voltooide of geannuleerde taak niet opnieuw kan worden geopend zolang het bijbehorende gesprek is opgelost of gesloten.

Plannen met de kalender

  1. Selecteer Kalender.
  2. Kies Maand, Week, Dag of Agenda.
  3. Om een vervaldatum te wijzigen, sleept u de taak naar een andere dag. Als de nieuwe datum later is dan het SLA-doel van de taak, verschijnt er vijf seconden lang een waarschuwing. Selecteer Ongedaan maken om de oude datum te behouden.
  4. Selecteer een taak om de status, de toegewezen persoon en de vervaldatum te bekijken. Selecteer Gesprek openen om het bijbehorende gesprek te openen.

Taken zonder vervaldatum worden weergegeven onder In te plannen. Om er een in te plannen, geeft u het een vervaldatum vanuit het bijbehorende gesprek.

Taken met risico

Als uw beheerder risicodetectie heeft ingeschakeld, controleert AurionAI regelmatig open en lopende taken. Een taak krijgt het label Op risico wanneer de vervaldatum binnen de komende vier uur valt of al verstreken is, niemand er tijd op heeft geregistreerd en niemand er in de afgelopen 24 uur op heeft gereageerd of de status heeft gewijzigd. Wijs naar het label om de reden te lezen.

Selecteer Bevestigen om aan te geven dat u het heeft gezien. Het label toont dan Bevestigd. Het label verdwijnt nadat de taak is voltooid of geannuleerd, bij de volgende controle.

AI-hulp bij een taak

Uw beheerder schakelt elke AI-functie voor taken afzonderlijk in of uit. Als een functie is uitgeschakeld, verschijnt de bijbehorende knop niet. Lees Taken AI.

  • AI-concept schrijft een beschrijving op basis van het gesprek, wanneer u een taak aanmaakt of de beschrijving bewerkt.
  • AI-suggestie stelt een vervaldatum voor. Het voorstel verschijnt na AI-suggestie:. Selecteer Accepteren om het te gebruiken of Negeren om het te negeren.
  • AI-samenvatting schrijft de notitie wanneer u een taak als voltooid markeert.
  • Het tabblad KB geeft een lijst van Gerelateerde KB-artikelen voor de geopende taak.

Lees altijd wat de AI heeft geschreven voordat u het opslaat.

Tijd registreren op een taak

  1. Open de taak in de tabel en selecteer het tabblad Tijd. U kunt de taak ook openen in het tabblad Taken van het bijbehorende gesprek.
  2. Start de timer met de startknop en stop hem met de stopknop wanneer u klaar bent. De lopende tijd wordt weergegeven op de knop.
  3. Om tijd handmatig te registreren, selecteert u + Handmatige invoer, voert u Duur (minuten) in en, indien gewenst, Notities (optioneel), en selecteert u vervolgens Opslaan.

De lijst toont elke invoer met de auteur en het type, en het totaal na Totaal:. U kunt uw eigen invoeren bewerken of verwijderen. Beheerders kunnen elke invoer bewerken of verwijderen.

Uw beheerder kan strikte tijdregels voor taken inschakelen in Tijdregistratie voor taken. Dan heeft elke handmatige invoer een begin- en eindtijd nodig, mogen invoeren van dezelfde persoon niet overlappen en verschijnt het bericht Strikte handhaving is actief: handmatige registraties vereisen een Start en een Einde. in het formulier. Deze instelling heeft geen invloed op de tijd die u registreert op een gesprek. Lees Tijdregistratie voor taken en Tijd registreren op een gesprek.

Meerdere taken tegelijk bewerken

Selecteer in de tabel het selectievakje van elke taak, of het vakje in de koptekst om de hele pagina te selecteren. Er verschijnt een balk met de volgende acties:

  • Als afgerond markeren: vereist een afrondingsnotitie. Alleen taken die open of in uitvoering zijn, kunnen als voltooid worden gemarkeerd.
  • Toewijzen (gebruiker) en Toewijzen (team).
  • Verwijderen: alleen taken met de status Open kunnen worden verwijderd, en verwijderen kan niet ongedaan worden gemaakt. Annuleer de andere taken in plaats daarvan. U heeft de machtiging Taken verwijderen nodig, die Agent, Supervisor en beheerders hebben.

Resultaat

U vindt al uw taken op één pagina en u kunt ze vooruithelpen, plannen en er tijd op registreren. Elke wijziging verschijnt ook in het tabblad Taken van het gesprek.

Als er iets misgaat

  • Het bericht Met uw huidige rechten kunt u taken niet wijzigen. verschijnt. Uw rol kan taken lezen maar niet wijzigen. De selectievakjes, de verplaatsingsopties en het opmerkingenvak ontbreken. Vraag uw beheerder om de machtiging Taken beheren.
  • Het bericht Taakrechten konden niet worden gecontroleerd. Vernieuw om opnieuw te proberen. verschijnt. Laad de pagina opnieuw.
  • Het tweede tabblad bovenaan ontbreekt. U leidt geen team. Vraag uw beheerder om u teamleider te maken, of gebruik uw eigen tabblad. Lees Teams.
  • + Taak toevoegen ontbreekt in een gesprek. Uw rol kan geen gesprekken wijzigen, of u heeft de inbox geopend via een link die eindigt op shared=1. Lees Wat uw rol toestaat in de inbox.
  • U kunt geen taak toevoegen of opnieuw openen, en er verschijnt een foutmelding. Het gesprek is opgelost of gesloten. Open het gesprek eerst opnieuw.
  • Een kaart beweegt niet wanneer u hem neerzet. Het bord is gegroepeerd op iets anders dan Status, of de verplaatsing is niet toegestaan. Een geannuleerde taak moet eerst terug naar Open.
  • Een AI-knop geeft het bericht De dagelijkse AI-limiet van uw organisatie is bereikt. Probeer het morgen opnieuw. Uw organisatie heeft de AI-hulp voor vandaag opgebruikt. Ga verder zonder AI en probeer het morgen opnieuw.
  • AI-concept geeft aan dat er onvoldoende context is. Het gesprek is te kort, of slechts één partij heeft geschreven. Schrijf de beschrijving zelf.
  • Het bericht Dit tijdvenster overlapt met een andere tijdregistratie van u — strikte handhaving staat dat niet toe. verschijnt. Strikte tijdregels zijn ingeschakeld. Wijzig het begin of het einde zodat de invoer niet overlapt met een andere invoer van u.

Gerelateerde artikelen

Komt u er nog niet uit? Dien een aanvraag in of .