Saltar al contenido
AurionAI

Gestiona tus tareas

9 min de lecturaPor Emmanuel Yazbeck

Quién ve esto: Tareas — perfiles Helpdesk y AI Voice + Helpdesk. Roles: Agente, Supervisor, Administrador y Propietario pueden crear y modificar tareas. Los usuarios con el rol Sólo lectura solo pueden leerlas.

Una tarea es un trabajo que pertenece a una conversación, por ejemplo «sustituir el lector de tarjetas» o «llamar al proveedor». Las tareas se crean en una conversación. La página Tareas muestra todas tus tareas, de todas las conversaciones, en un solo lugar, en forma de tabla, tablero o calendario.

Requisitos previos

  • Tu organización utiliza el perfil Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
  • Para crear una tarea en una conversación, debes tener permiso para modificar conversaciones. Lee Qué permite tu rol en la bandeja de entrada.
  • Para modificar tareas posteriormente, tu rol base debe ser Agente, Supervisor, Administrador o Propietario, o debes tener el permiso Gestionar tareas.
  • La conversación no está resuelta ni cerrada. AurionAI no añade tareas a una conversación finalizada.

Crear una tarea desde una conversación

  1. En Bandeja de entrada, abre la conversación.
  2. Selecciona la pestaña Tareas.
  3. Selecciona + Añadir tarea.
  4. En ¿Qué hay que hacer?, escribe lo que hay que hacer. Este es el único campo obligatorio.
  5. Opcional: rellena los demás campos.
    • Más detalles (opcional): más detalles. Si tu administrador activó las funciones de IA para tareas, Borrador IA redacta una primera descripción a partir de la conversación. Necesita mensajes tanto del cliente como de un agente.
    • Asignado a: una persona o un equipo.
    • Política SLA y Prioridad. Heredar de la conversación mantiene la prioridad de la conversación.
    • Fecha de vencimiento.
  6. Selecciona Crear.

La tarea aparece en la pestaña de la conversación y en la página Tareas. Mientras una tarea está abierta o en curso, la conversación no puede resolverse. Lee Posponer, resolver, archivar o eliminar una conversación.

En la pestaña Tareas, selecciona una tarea para abrirla. Allí puedes cambiar su estado, su descripción y su asignado. Selecciona Abrir en Tareas ↗ para abrir la tarea en la página Tareas.

Tus tareas y las de tu equipo

En la parte superior de la página Tareas, dos pestañas permiten elegir qué tareas ves:

  • La primera pestaña muestra las tareas asignadas a ti o a uno de tus equipos. Todo el mundo tiene esta pestaña. El número junto a Tareas en la barra lateral cuenta tus tareas con el estado Abierta.
  • La segunda pestaña muestra las tareas de los equipos que lideras. Solo los líderes de equipo y los administradores la ven. Los administradores ven las tareas de todos los equipos.

La columna de la izquierda muestra cuál de las dos está activa, bajo Vistas del sistema, y lista tus vistas guardadas.

Elegir una vista

Selecciona una de las vistas que aparecen encima de la lista. La página recuerda tu última elección.

La dirección de la página conserva la vista y la agrupación del tablero, por lo que puedes enviar el enlace a un compañero.

Filtrar y guardar una vista

  • Escribe en Buscar por asunto de tarea… para buscar por título de tarea.
  • Selecciona un estado después de Estado:. Puedes seleccionar más de uno.
  • Selecciona una fecha de vencimiento después de Vencimiento:: Vence hoy, Esta semana o Vencida.
  • Selecciona + Filtro para filtrar por Asignado, Equipo, Política SLA o Nota de cierre.

Para conservar estos filtros, selecciona + Guardar vista en la columna izquierda, asigna un nombre a la vista y selecciona Guardar. Si lideras un equipo o eres administrador, puedes compartir la vista en su lugar: elige un equipo en Compartir con un equipo y selecciona Guardar (equipo). La vista aparecerá entonces bajo Vistas del equipo para ese equipo. Una vista guardada conserva los filtros, no la elección de tabla, tablero o calendario.

Mover una tarea en el tablero

La vista Kanban con una columna por estado de tarea

  1. Selecciona Kanban.
  2. En Agrupar por:, mantén Estado. También puedes agrupar por Asignado a, Equipo o SLA, pero en ese caso las tarjetas no se pueden arrastrar.
  3. Arrastra una tarjeta a otra columna. En un teléfono, selecciona Mover bajo la tarjeta y elige el nuevo estado.
  4. Si mueves una tarjeta a Completada o Cancelada, escribe una nota que indique qué se hizo o por qué se cancela la tarea. Luego selecciona Confirmar. Si las funciones de IA están activadas, Resumen IA redacta una primera nota por ti.

Una tarea cancelada solo puede volver a Abierta. Cualquier otro movimiento está permitido, excepto que una tarea finalizada o cancelada no puede reabrirse mientras su conversación esté resuelta o cerrada.

Planificar con el calendario

  1. Selecciona Calendario.
  2. Elige Mes, Semana, Día o Agenda.
  3. Para cambiar una fecha de vencimiento, arrastra la tarea a otro día. Si la nueva fecha es posterior al objetivo de SLA de la tarea, aparece una advertencia durante cinco segundos. Selecciona Deshacer para conservar la fecha anterior.
  4. Selecciona una tarea para ver su estado, asignado y fecha de vencimiento. Selecciona Abrir conversación para abrir su conversación.

Las tareas sin fecha de vencimiento aparecen listadas bajo Por planificar. Para programar una, asígnale una fecha de vencimiento desde su conversación.

Tareas en riesgo

Si tu administrador activó la detección de riesgo, AurionAI comprueba periódicamente las tareas abiertas y en curso. Una tarea recibe la insignia En riesgo cuando vence en las próximas cuatro horas o ya está vencida, nadie ha registrado tiempo en ella y nadie ha comentado ni cambiado su estado en las últimas 24 horas. Pasa el cursor sobre la insignia para leer el motivo.

Selecciona Reconocer para indicar que la has visto. La insignia mostrará entonces Reconocido. La insignia desaparece cuando la tarea se finaliza o cancela, en la siguiente comprobación.

Ayuda de IA en una tarea

Tu administrador activa o desactiva cada función de IA para tareas. Cuando una función está desactivada, su botón no aparece. Lee IA para tareas.

  • Borrador IA redacta una descripción a partir de la conversación, cuando creas una tarea o editas su descripción.
  • Sugerir IA propone una fecha de vencimiento. La propuesta aparece después de Sugerencia de IA:. Selecciona Aceptar para usarla o Descartar para ignorarla.
  • Resumen IA redacta la nota cuando marcas una tarea como finalizada.
  • La pestaña KB lista Artículos KB relacionados para la tarea abierta.

Lee siempre lo que ha escrito la IA antes de guardarlo.

Registrar tiempo en una tarea

  1. Abre la tarea en la tabla y selecciona la pestaña Tiempo. También puedes abrir la tarea en la pestaña Tareas de su conversación.
  2. Inicia el temporizador con el botón de inicio y detenlo con el botón de parada cuando termines. El tiempo en curso se muestra en el botón.
  3. Para registrar el tiempo manualmente, selecciona + Entrada manual, introduce Duración (minutos) y, si lo deseas, Notas (opcional), y luego selecciona Guardar.

La lista muestra cada entrada con su autor y su tipo, y el total después de Total:. Puedes editar o eliminar tus propias entradas. Los administradores pueden editar o eliminar cualquier entrada.

Tu administrador puede activar reglas de tiempo estrictas para tareas en Seguimiento de tiempo de tareas. En ese caso, cada entrada manual necesita una hora de inicio y una de fin, las entradas de la misma persona no pueden solaparse y el mensaje La aplicación estricta está activa: las entradas manuales requieren Inicio y Fin. aparece en el formulario. Esta configuración no cambia el tiempo que registras en una conversación. Lee Seguimiento de tiempo en tareas y Registrar tiempo en una conversación.

Actuar sobre varias tareas

En la tabla, selecciona la casilla de verificación de cada tarea, o la casilla del encabezado para seleccionar toda la página. Aparece una barra con estas acciones:

  • Marcar completadas: requiere una nota de finalización. Solo las tareas abiertas o en curso pueden marcarse como finalizadas.
  • Reasignar (usuario) y Reasignar (equipo).
  • Eliminar: solo pueden eliminarse las tareas con el estado Abierta, y la eliminación no puede deshacerse. Cancela las demás tareas en su lugar. Necesitas el permiso Eliminar tareas, que tienen Agente, Supervisor y los administradores.

Resultado

Encuentras todas tus tareas en una sola página, y puedes avanzarlas, planificarlas y registrar tiempo en ellas. Cada cambio también aparece en la pestaña Tareas de la conversación.

Si algo va mal

  • Aparece el mensaje Sus permisos actuales no permiten modificar tareas.. Tu rol puede leer tareas pero no modificarlas. Faltan las casillas de verificación, los controles de movimiento y el cuadro de comentarios. Pide a tu administrador el permiso Gestionar tareas.
  • Aparece el mensaje No se pudieron comprobar los permisos de tareas. Actualice para volver a intentarlo.. Recarga la página.
  • Falta la segunda pestaña en la parte superior. No lideras ningún equipo. Pide a tu administrador que te asigne como líder de equipo, o usa tu propia pestaña. Lee Equipos.
  • + Añadir tarea no aparece en una conversación. Tu rol no puede modificar conversaciones, o abriste la bandeja de entrada desde un enlace que termina en shared=1. Lee Qué permite tu rol en la bandeja de entrada.
  • No puedes añadir una tarea ni reabrir una tarea, y aparece un error. La conversación está resuelta o cerrada. Reabre primero la conversación.
  • Una tarjeta no se mueve al soltarla. El tablero está agrupado por algo distinto a Estado, o el movimiento no está permitido. Una tarea cancelada debe volver primero a Abierta.
  • Un botón de IA muestra el mensaje Se ha alcanzado el límite diario de IA de su organización. Inténtelo de nuevo mañana.. Tu organización ha agotado la ayuda de IA por hoy. Continúa sin IA e inténtalo de nuevo mañana.
  • Borrador IA indica que no hay suficiente contexto. La conversación es demasiado corta, o solo una de las partes ha escrito. Escribe la descripción tú mismo.
  • Aparece el mensaje Este intervalo se solapa con otra de sus entradas de tiempo — la aplicación estricta no lo permite.. Las reglas de tiempo estrictas están activadas. Cambia la hora de inicio o de fin para que la entrada no se solape con otra tuya.

Artículos relacionados

¿Sigue con dudas? Envíe una solicitud o .