Skriv och publicera artiklar

Sidan Kunskapsbas är där du skriver artiklarna i AurionAI:s kunskapsbas. Du sorterar artiklar i samlingar, skriver dem i en redigerare, skickar dem för granskning när en samling kräver godkännande och publicerar dem i ditt hjälpcenter.

Tillgänglighet: Profilerna Helpdesk och AI Voice + Helpdesk. Alla roller kan läsa artiklar. Rollerna Agent och Handledare skapar och redigerar utkast och skickar dem för granskning. Publicering, avpublicering, arkivering, återställning, schemaläggning, ändring av en publicerad artikel, samlingar, taggar och godkännanderegler kräver rollen Ägare eller Administratör, eller en anpassad roll med behörigheten Publicera artiklar.

Förutsättningar

• Din organisation använder profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk. Med profilen AI Voice visas inte sidan i sidofältet och dess adress öppnar startsidan.
• För att skapa och ändra artiklar är du administratör, eller så tillåter din anpassade roll det. Läs Roller och anpassade behörigheter.
• För att ange godkännanderegler är du administratör. Endast användare med rollen Ägare eller Administratör kan vara godkännare.

Öppna kunskapsbasen

1. Välj Kunskapsbas i sidofältet.
2. Sidan Kunskapsbasadministration öppnas på fliken Artiklar.

Sidan visar Samlingsträd, Importguide och listan med artiklar. Endast användare med behörigheten Publicera artiklar ser samlingsträdet. Användare som bara kan läsa artiklar ser inte importguiden. När ditt hjälpcenter har en adress finns länken Visa Hjälpcenter i sidhuvudet. Med behörighet att hantera artiklar finns även Ny artikel och Hantera taggar. Administratörer ser även Tenant KB-inställningar.

Skapa samlingar

Samlingar grupperar dina artiklar. I hjälpcentret blir de de avsnitt som besökare bläddrar i.

1. I kortet Samlingsträd, ange ett namn i fältet Nytt samlingsnamn.
2. Välj den överordnade samlingen. Behåll (rot) för en samling på toppnivå.
3. Välj synlighet: Offentlig, Endast inloggade eller Endast agenter.
4. Välj Lägg till.

För att ändra en samling, öppna dess meny Samlingsåtgärder. Där kan du Byt namn, Ange synlighet eller Ta bort. Du kan dra en samling för att ändra dess ordning eller flytta den under en annan samling.

Hur många nivåer du kan använda

Din plan begränsar hur djupt samlingar kan gå:

• Planerna Gratis, Startpaket och Helpdesk: 2 nivåer. Det är samlingar på toppnivå och en nivå av samlingar inuti dem. En organisation utan aktiv prenumeration får också 2 nivåer.
• Planerna Professionell och Enterprise: 5 nivåer. Ingen plan tillåter mer än 5 nivåer.

Om du lägger till eller flyttar en samling djupare än gränsen sparar AurionAI inte ändringen och visar ett fel. För att få 5 nivåer med profilen AI Voice + Helpdesk, byt till dess plan Professionell. Profilen Helpdesk har bara planen Helpdesk, så där kräver 5 nivåer Enterprise. Kontakta AurionAI angående Enterprise. Läs Planer och begränsningar och Din plan och prenumeration.

Ta bort en samling

Du kan inte ta bort en samling som har samlingar inuti sig. Ta bort eller flytta dessa först. När samlingen innehåller artiklar frågar AurionAI vart artiklarna ska:

• Flytta artiklar till Okategoriserat
• Tilldela artiklar till en annan samling: välj sedan målsamlingen.

Bekräfta med Ta bort samling.

Skriv en artikel

1. Välj Ny artikel.
2. Ange titeln.
3. Välj en samling. Du måste välja en innan du kan spara.
4. Valfritt: lägg till taggar. Läs Organisera med taggar.
5. Skriv artikeln i redigeraren. Använd knapparna Redigera, Förhandsgranskning och Källa för att växla mellan redigeraren, en förhandsgranskning och HTML.
6. Välj Spara utkast.

AurionAI sparar artikeln som ett utkast och öppnar den i Artikelredigerare. Där sparar AurionAI dina ändringar automatiskt.

För att lägga till en bild, välj Infoga bild i verktygsfältet. Du kan använda JPEG-, PNG-, GIF- eller WebP-filer på upp till 5 MB. AurionAI ber om en kort beskrivning av bilden. Denna text är obligatorisk.

[Screenshot to come: Artikelredigeraren med titeln, samlingen och redigerarens verktygsfält.]

Ange en godkännanderegel för en samling

En godkännanderegel gör att artiklar i en samling måste granskas innan de publiceras. Utan en regel publicerar författare direkt.

1. På fliken Artiklar, välj en samling i Samlingsträd.
2. I panelen Godkännandeinställningar, välj Godkännandetyp:
   • Inget godkännande krävs
   • Vilken godkännare som helst kan godkänna: ett godkännande räcker.
   • Alla godkännare måste godkänna: varje utsedd godkännare måste godkänna.
3. I Utsedda godkännare, välj minst en godkännare. Endast användare med rollen Ägare eller Administratör erbjuds.
4. Välj Spara nedanför panelen.

AurionAI visar Godkännanderegel sparad. För att ta bort regeln, välj Ta bort regel. Godkännanderegler är tillgängliga på alla planer.

Publicera en artikel

Vad du kan göra beror på artikelns status och på regeln för dess samling.

Endast rollen Ägare eller Administratör, eller behörigheten Publicera artiklar, kan publicera. Andra författare ser Endast en administratör eller redaktör kan publicera, avpublicera eller ändra den här artikeln. på en publicerad artikel. Utkast från KB-skapare följer samma steg.

När samlingen inte har någon godkännanderegel:

1. Öppna artikeln.
2. Välj Publicera direkt.

När samlingen har en godkännanderegel:

1. Öppna utkastet och välj Skicka för granskning. Artikelns status blir Under granskning.
2. En godkännare öppnar fliken Granskning, eller öppnar artikeln, och väljer Godkänn, Begär ändringar eller Avvisa. En anteckning krävs för att begära ändringar eller avvisa.
3. När regeln är uppfylld blir statusen Godkänd.
4. Öppna artikeln och välj Publicera.

Regler för godkännare:

• Författaren till en artikel kan inte godkänna, avvisa eller begära ändringar på den, även om författaren är en utsedd godkännare.
• Om du är den enda godkännaren för samlingen kan du inte skicka in din egen artikel. Lägg till en annan godkännare först.
• En användare med rollen Ägare kan välja Hoppa över och publicera på en artikel som är Under granskning. Detta publicerar den omedelbart. Ägaren kan inte göra detta på en artikel som de själva har skrivit.

Efter Begär ändringar redigerar författaren artikeln och väljer Skicka igen för granskning. Efter Avvisa kan författaren välja Revidera och återställ till utkast för att återföra artikeln till utkast.

Kortet Godkännandehistorik för artikeln visar varje inlämning och beslut.

Schemalägg eller avpublicera

• Om din organisation har Enterprise-planen kan du schemalägga en artikel. I kortet Publiceringsalternativ för artikeln, välj Schemalägg för senare eller Lägg till utgångsdatum, välj sedan Spara schema. På andra planer visar kortet att schemaläggning kräver Enterprise-planen.
• För att ta bort en publicerad artikel från hjälpcentret, välj Avpublicera och bekräfta. Denna artikel återställs till utkaststatus och tas bort från det offentliga hjälpcentret. Du kan redigera och publicera på nytt när som helst.

Återställ en tidigare version

1. Öppna artikeln.
2. I kortet Versionshistorik, hitta den version du vill ha. Kortet Jämförelse sida vid sida visar skillnaderna mellan versioner.
3. Välj Återställ på den versionen.

AurionAI visar Artikeln har återställts. och laddar om artikeln.

Ta bort och återställ en artikel

1. Öppna artikeln och välj Ta bort.
2. Bekräfta. Detta tar bort artikeln från administratörssökning, hjälpportalen och röstassistenten.

Du kan återställa den från Nyligen borttagna inom 30 dagar. På fliken Artiklar, öppna Nyligen borttagna och välj Återställ. En återställd artikel kommer tillbaka som ett utkast.

Resultat

En publicerad artikel har statusen Publicerad. Den visas i hjälpcentret vid nästa sidinläsning, i de samlingar som dess synlighet tillåter. Visa Hjälpcenter öppnar ditt hjälpcenter i en ny flik.

Om något går fel

• Spara utkast förblir inaktiv. Lägg till en titel för att aktivera Spara utkast. Välj en samling för att aktivera Spara utkast.
• Skicka för granskning förblir inaktiv. Peka på knappen för att läsa orsaken. Den här samlingen har ingen godkännanderegel. Konfigurera en i Kunskapsbasen för att kräva granskning.
• En samling kan inte sparas på den nivå du valde. Du har nått nivågränsen för din plan. På planerna Professionell och Enterprise är gränsen 5 nivåer och ingen plan tillåter mer. Felmeddelandet anger vilken plan som tillåter fler nivåer, eller anger att du redan har det maximala.
• Det går inte att ta bort en samling med undersamlingar. Ta bort undersamlingarna först. Ta bort eller flytta samlingarna inuti den först. Läs Ta bort en samling.
• Spara schema misslyckas med ett meddelande om att schemalagd publicering kräver Enterprise-planen. Schemaläggning och utgångsdatum kräver Enterprise. För att lära dig om planerna, läs Planer och begränsningar.
• Du är författaren till den här artikeln — en annan godkännare måste besluta. Be en annan godkännare för samlingen.
• Du har redan lämnat ett beslut för den här artikeln. Ditt beslut om den här artikeln är redan registrerat. Du behöver inte göra något.
• Redigeringskonflikt Någon annan sparade artikeln medan du redigerade. Välj Ladda om senaste versionen, eller Kopiera mina ändringar för att behålla din text.
• En användare ser Åtkomst nekad på sidan. Användaren har inte behörighet att läsa kunskapsbasen. Kontrollera användarens anpassade roll.

Relaterade artiklar

• Organisera med taggar
• Importera artiklar från din leverantör
• Skapa artiklar från dokument (KB Creator)
• Kunskapsbasinställningar
• Varumärkesanpassa ditt hjälpcenter
• Planer och begränsningar