Start een nieuw gesprek
Wie ziet dit: Postvak — profielen Helpdesk en AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Supervisor, Beheerder en Eigenaar. Alleen Supervisor, Beheerder en Eigenaar kunnen kiezen wie het nieuwe gesprek krijgt. Alleen-lezen-gebruikers kunnen geen gesprekken starten.
Start zelf een gesprek wanneer een verzoek buiten de inbox bij u binnenkomt, bijvoorbeeld telefonisch of persoonlijk. U identificeert eerst de persoon en beschrijft daarna het verzoek.
Vereisten
- Uw organisatie gebruikt het profiel Helpdesk of AI Voice + Helpdesk.
- Uw basisrol is Agent, Supervisor, Beheerder of Eigenaar.
- U kent minimaal één gegeven van de persoon: een e-mailadres, een telefoonnummer, een naam of een klant-ID.
Stappen
- Open Postvak en selecteer Nieuw gesprek bovenaan de lijst. Het venster Nieuw gesprek opent.
- Identificeer de persoon. Typ wat u weet in E-mail, Telefoon, Voornaam, Achternaam of Klant-ID. Overeenkomende contacten verschijnen onder de velden.
- Selecteer het juiste contact in de lijst. U kunt ook de pijltoetsen gebruiken en op Enter drukken. De velden worden vergrendeld en de kolom rechts toont de gegevens van het contact, hun openstaande gesprekken en hun recente gesprekken.
- Als er geen contact overeenkomt, selecteer dan + Nieuw contact aanmaken. Zie Een contact aanmaken.
- Vul het verzoek in. De velden zijn afkomstig van een formulier dat uw beheerder instelt. Lees Formulieren (Helpcentrum en insluitingen). Onderwerp en Beschrijving zijn altijd verplicht.
- Optioneel: wanneer de beschrijving minimaal 20 tekens bevat, selecteer dan Voorstellen met AI. AurionAI vult lege velden in, zoals de prioriteit of de categorie, op basis van uw beschrijving. Controleer elke voorgestelde waarde.
- Alleen Supervisor, Beheerder en Eigenaar: kies in Toewijzing een team of een persoon.
- Selecteer Aanmaken.
Om een andere persoon te kiezen nadat u er een heeft geselecteerd, selecteer dan Beller wijzigen.
Een contact aanmaken
- Selecteer + Nieuw contact aanmaken. De sectie Nieuw contact aanmaken opent met wat u al heeft ingetypt.
- Vul Voornaam en Achternaam in. Beide zijn verplicht. Voeg E-mail, Telefoon en Klant-ID toe als u die kent.
- Selecteer Aanmaken in die sectie.
Als er al een contact bestaat met hetzelfde e-mailadres of telefoonnummer, meldt AurionAI dit en biedt een knop aan om dat contact in plaats daarvan te gebruiken. Selecteer deze.
Resultaat
Het bericht Gesprek aangemaakt verschijnt en het nieuwe gesprek opent. Uw beschrijving is het eerste bericht. Het aanmaken van het gesprek verstuurt niets naar de persoon. Om hen te schrijven, antwoordt u in het gesprek. Lees Beantwoorden per e-mail.
Als er iets misgaat
- Nieuw gesprek ontbreekt. Uw rol kan geen gesprekken starten. Vraag uw beheerder.
- Het bericht Contact is verplicht verschijnt. Selecteer een contact of maak er een aan voordat u Aanmaken selecteert.
- De formuliervelden zijn grijs. Identificeer eerst de persoon. Het formulier opent wanneer een contact is geselecteerd.
- Voorstellen met AI blijft grijs. Schrijf een langere beschrijving: minimaal 20 tekens.
- Het bericht Geen suggesties verschijnt. Voeg meer detail toe aan de beschrijving en probeer opnieuw, of vul de velden zelf in. AI vervangt nooit een waarde die u al heeft ingevoerd: wis een veld als u daar een suggestie voor wilt.
- Het vak Formulier is bijgewerkt verschijnt. Uw beheerder heeft het formulier gewijzigd terwijl u werkte. Selecteer Sluiten en begin opnieuw.
- U sluit het venster en een vraag vraagt u om bevestiging. U heeft iets ingetypt. Selecteer Doorgaan met bewerken om terug te gaan, of Negeren om het te verwijderen.
Gerelateerde artikelen
Komt u er nog niet uit? Dien een aanvraag in of .