Svara på WhatsApp
Vem ser detta: Inkorg — profiler Helpdesk och AI Voice + Helpdesk, när din organisation har kopplat ett WhatsApp-konto. Roller: Agent, Handledare, Administratör och Ägare kan svara. Skrivskyddad-användare kan inte skriva i svarrutan.
Ett WhatsApp-samtal har en egen svarruta: den har ingen mottagarlista, ingen signatur och ingen översättningsrad. WhatsApp har också en regel om tid. Du kan skriva ett fritt meddelande endast inom 24 timmar efter kundens senaste meddelande. Därefter kan du bara skicka en mall som WhatsApp har godkänt. Den här artikeln visar båda fallen. Chatt- och webbwidgetsamtal använder e-postsvarrutan: läs Svara via e-post.
Förutsättningar
- Din organisation använder profilen Helpdesk eller AI Voice + Helpdesk och har ett anslutet WhatsApp-konto.
- Din basroll är Agent, Handledare, Administratör eller Ägare, eller så ger en ytterligare roll dig Hantera konversationer. Läs Vad din roll tillåter i inkorgen.
- Du öppnade samtalet från Inkorg, inte från en länk som slutar med
shared=1.
Läs bannern ovanför svarrutan
En färgad banner ovanför svarrutan visar vad du kan skicka:
- Grön — Fritt meddelandefönster öppet. Du kan skriva ett fritt meddelande. Bannern visar också hur mycket tid som återstår innan 24 timmarna tar slut.
- Gul — 24-timmars svarsfönster har löpt ut — skicka en godkänd mall för att återuppta kontakten. 24 timmarna har gått ut. Du kan bara skicka en godkänd mall. Under textrutan visar listan Godkänd mall din organisations godkända mallar.
- Röd — sändning är blockerad. Bannern anger att sändning är blockerad och anger orsaken, till exempel att WhatsApp-kontot är frånkopplat, eller att 24 timmarna gick ut och din organisation saknar godkänd mall. Du kan inte skicka något. Kontakta din administratör.
De 24 timmarna räknas från kundens senaste meddelande. När kunden skriver igen kan du skicka fria meddelanden i ytterligare 24 timmar. När tiden tar slut medan samtalet är öppet ändras bannern automatiskt.
Steg
Svara inom 24 timmar
- Öppna WhatsApp-samtalet. Kontrollera att bannern är grön.
- Kontrollera att fliken Svara är vald.
- Skriv ditt meddelande. Du kan bifoga filer med Bifoga.
- Välj Skicka svar.
Om din organisation har godkända mallar visas även en mallista märkt Använd en mall (valfritt). Lämna den på Ingen mall (fritext) för att skicka din egen text.
Svara efter 24 timmar
- Öppna WhatsApp-samtalet. Bannern är gul.
- Under textrutan hittar du listan Godkänd mall och väljer Välj en mall…. Välj en mall.
- Om mallen har tomma fält att fylla i visas ett fält för varje tomt ställe. Fyll i varje fält. Skriv till exempel kundens namn eller ett ärendenummer.
- Välj Skicka svar. Du behöver inte skriva text: WhatsApp skickar mallen med dina värden.
Skicka svar förblir grå tills du väljer en mall och fyller i alla dess fält.
Be om kundens telefonnummer
När AurionAI känner till kundens WhatsApp-konto men saknar telefonnummer visas knappen Be om telefonnummer. Välj den för att lägga till en kort fråga som ber om numret, välj sedan Skicka svar. AurionAI skickar det som en WhatsApp-förfrågan om telefonnumret. För att avbryta förfrågan väljer du knappen igen och tar bort frågan. Den här knappen fungerar bara inom 24 timmarna.
Resultat
- Ditt meddelande visas i slutet av samtalet. En etikett under det visar WhatsApp-statusen, till exempel Levererat när meddelandet nådde kundens telefon.
- Om samtalet fortfarande bearbetas (till exempel öppet, väntande eller snoozat) blir du dess tilldelade handläggare. Läs Gör anspråk på eller tilldela ett samtal.
Om något går fel
- Bannern är röd och anger att 24-timmarsfönstret har stängts utan godkända mallar. Din organisation har ingen mall som WhatsApp har godkänt. Be din administratör att lägga till en i WhatsApp-kanalinställningarna. Läs Anslut WhatsApp. Vänta tills dess tills kunden skriver igen, eller kontakta kunden på annat sätt.
- Bannern är röd. Sändning är blockerad av den anledning som anges i bannern. Om WhatsApp-kontot är frånkopplat ber du din administratör att ansluta det igen. Läs Anslut WhatsApp.
- Meddelandet Svaret sparades men levererades inte visas. Ditt meddelande är sparat, men WhatsApp levererade det inte. Meddelandet visar Kunde inte levereras. Peka på etiketten för att läsa orsaken, åtgärda den och välj sedan Försök igen på meddelandet.
- Fliken Vidarebefordra saknas. Du kan inte vidarebefordra ett WhatsApp-samtal.
- Svarrutan visar bara en grå platshållare under lång tid. Samtalsdetaljerna läses fortfarande in. Ladda om sidan.
Relaterade artiklar
Behöver du fortfarande hjälp? Skicka en förfrågan eller .