Usa le risposte salvate e il modello di risposta
Chi vede questo: Posta in arrivo — profili Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Ruoli: Agente, Supervisore, Amministratore e Proprietario possono utilizzare le risposte salvate. Gli utenti Sola lettura non possono. Solo Amministratore e Proprietario creano le risposte salvate.
Le risposte salvate sono testi predefiniti per le risposte più comuni. Gli amministratori le scrivono una volta per tutta l'organizzazione e ogni agente può inserirle. Il modello di risposta è la struttura standard delle email della tua organizzazione, ad esempio un saluto iniziale e uno finale. Questo articolo mostra come utilizzare entrambi. I modelli WhatsApp sono una cosa diversa: leggi Rispondi su WhatsApp.
Prerequisiti
- La tua organizzazione utilizza il profilo Helpdesk o AI Voice + Helpdesk.
- Il tuo ruolo base è Agente, Supervisore, Amministratore o Proprietario, oppure un ruolo aggiuntivo ti assegna il permesso Gestire conversazioni. Leggi Cosa consente il tuo ruolo nella casella di posta.
- Il tuo amministratore ha creato delle risposte salvate. Lo fa in Configurazione, nella pagina Risposte salvate. Leggi Risposte salvate.
Passaggi
Inserire una risposta salvata dall'elenco
- Apri la conversazione. Sotto i messaggi, verifica che la scheda Rispondi sia selezionata.
- Fai clic nella casella di testo nel punto in cui deve essere inserita la risposta salvata.
- Sotto la casella di testo, seleziona Risposte predefinite. Si apre un elenco con una casella di ricerca.
- Digita alcune parole del titolo o del testo per effettuare la ricerca. Ogni risposta salvata mostra il suo titolo e, se presente, il suo collegamento rapido.
- Seleziona la risposta salvata. Il suo testo viene inserito nel punto in cui si trova il cursore.
- Leggi il testo, adattalo al cliente, quindi invialo.
Inserire una risposta salvata tramite collegamento rapido
Le risposte salvate possono avere un codice breve. Nella casella di testo, digita / seguito dal codice, ad esempio /welcome:
- Mentre digiti, un elenco Risposte salvate mostra le risposte salvate corrispondenti. Selezionane una per utilizzarla.
- Oppure digita il codice completo seguito da uno spazio. AurionAI inserisce il testo della risposta salvata nella casella di testo.
Entrambi i metodi sostituiscono solo il codice: il testo digitato in precedenza rimane. I collegamenti rapidi funzionano anche nelle note.
La lingua delle risposte salvate
Quando AurionAI conosce la lingua del cliente, inserisce la versione della risposta salvata in quella lingua. Se la risposta salvata non ha una versione in quella lingua, viene fornita la versione in inglese o il testo originale. Leggi il testo prima di inviarlo.
Caricare il modello di risposta
Il modello di risposta è disponibile nelle conversazioni via email, chat e widget web.
- Nella barra sopra la casella di testo, seleziona Modello.
- Il modello viene inserito nel punto in cui si trova il cursore. AurionAI compila il nome del cliente, il tuo nome e il nome del portale di assistenza della tua organizzazione. Quando AurionAI conosce la lingua del cliente, il modello è in quella lingua; altrimenti è nella lingua del tuo pannello di controllo. Se non esiste in quella lingua, viene fornita la versione in inglese.
- Scrivi la tua risposta all'interno del modello, quindi inviala.
Il pulsante Variabili, accanto a Modello, spiega i segnaposto che un modello può contenere.
Risultato
Il testo della risposta salvata o del modello è nella tua risposta. Nulla viene inviato finché non selezioni Invia risposta.
Se qualcosa va storto
- L'elenco mostra Nessuna risposta salvata trovata. Nessuna risposta salvata corrisponde alla tua ricerca, oppure la tua organizzazione non ne ha. Prova con altre parole. Chiedi al tuo amministratore di creare le risposte salvate di cui hai bisogno.
- La risposta salvata è nella lingua sbagliata. Non ha una versione nella lingua del cliente. Traducila tu stesso, oppure utilizza la barra di traduzione sopra la casella di risposta. Leggi Rispondi via email.
- Un messaggio indica Impossibile caricare il modello di risposta.. Riprova. Se il problema persiste, chiedi al tuo amministratore di verificare il modello di risposta della tua organizzazione. Leggi Modelli di notifica.
- Il testo inserito contiene parole tra doppie parentesi graffe, come un segnaposto per il nome. Sostituisci ciascuno con il testo reale, oppure eliminalo, prima di inviare.
- Modello è assente. Il modello di risposta non è disponibile nelle conversazioni WhatsApp.
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