Gebruik opgeslagen antwoorden en de antwoordsjabloon
Wie ziet dit: Postvak — profielen Helpdesk en AI Voice + Helpdesk. Rollen: Agent, Supervisor, Beheerder en Eigenaar kunnen opgeslagen antwoorden gebruiken. Alleen-lezen-gebruikers niet. Alleen Beheerder en Eigenaar maken opgeslagen antwoorden aan.
Opgeslagen antwoorden zijn kant-en-klare teksten voor veelvoorkomende antwoorden. Uw beheerders schrijven ze eenmalig voor de hele organisatie, en elke agent kan ze invoegen. De antwoordsjabloon is het standaardkader van de e-mails van uw organisatie, bijvoorbeeld een begroeting en een afsluiting. Dit artikel laat zien hoe u beide gebruikt. WhatsApp-sjablonen zijn iets anders: lees Antwoorden op WhatsApp.
Vereisten
- Uw organisatie gebruikt het profiel Helpdesk of AI Voice + Helpdesk.
- Uw basisrol is Agent, Supervisor, Beheerder of Eigenaar, of een aanvullende rol geeft u Gesprekken beheren. Lees Wat uw rol toestaat in de inbox.
- Uw beheerder heeft opgeslagen antwoorden aangemaakt. Dit doen zij in Configuratie, op de pagina Opgeslagen antwoorden. Lees Opgeslagen antwoorden.
Stappen
Een opgeslagen antwoord invoegen vanuit de lijst
- Open het gesprek. Controleer onder de berichten of het tabblad Beantwoorden is geselecteerd.
- Klik in het tekstvak waar het opgeslagen antwoord moet komen.
- Selecteer onder het tekstvak Opgeslagen antwoorden. Er opent een lijst met een zoekvak.
- Typ een paar woorden van de titel of de tekst om te zoeken. Elk opgeslagen antwoord toont zijn titel en, indien aanwezig, zijn snelkoppeling.
- Selecteer het opgeslagen antwoord. De tekst wordt ingevoegd op de positie van uw cursor.
- Lees de tekst, pas deze aan voor de klant en verzend hem.
Een opgeslagen antwoord invoegen met de snelkoppeling
Opgeslagen antwoorden kunnen een korte code hebben. Typ in het tekstvak / gevolgd door de code, bijvoorbeeld /welcome:
- Terwijl u typt, toont een lijst Opgeslagen antwoorden de overeenkomende opgeslagen antwoorden. Selecteer er een om het te gebruiken.
- Of typ de volledige code gevolgd door een spatie. AurionAI plaatst de tekst van het opgeslagen antwoord in het tekstvak.
Beide manieren vervangen alleen de code: de tekst die u daarvoor hebt getypt blijft staan. Snelkoppelingen werken ook in notities.
De taal van opgeslagen antwoorden
Wanneer AurionAI de taal van de klant kent, voegt het de versie van het opgeslagen antwoord in die taal in. Als het opgeslagen antwoord geen versie in die taal heeft, krijgt u de Engelse versie, of de originele tekst. Lees de tekst voordat u hem verzendt.
De antwoordsjabloon laden
De antwoordsjabloon is beschikbaar in e-mail-, chat- en webwidgetgesprekken.
- Selecteer in de balk boven het tekstvak Sjabloon.
- De sjabloon wordt ingevoegd op de positie van uw cursor. AurionAI vult de naam van de klant, uw naam en de naam van het supportportaal van uw organisatie in. Wanneer AurionAI de taal van de klant kent, is de sjabloon in die taal; anders is hij in de taal van uw dashboard. Als de sjabloon niet in die taal bestaat, krijgt u de Engelse versie.
- Schrijf uw antwoord in de sjabloon en verzend het.
De knop Variabelen, naast Sjabloon, legt de tijdelijke aanduidingen uit die een sjabloon kan bevatten.
Resultaat
De tekst van het opgeslagen antwoord of de sjabloon staat in uw antwoord. Er wordt niets verzonden totdat u Antwoord verzenden selecteert.
Als er iets misgaat
- De lijst toont Geen opgeslagen antwoorden gevonden. Geen enkel opgeslagen antwoord komt overeen met uw zoekopdracht, of uw organisatie heeft er geen. Probeer andere woorden. Vraag uw beheerder om de benodigde opgeslagen antwoorden aan te maken.
- Het opgeslagen antwoord is in de verkeerde taal. Het heeft geen versie in de taal van de klant. Vertaal het zelf, of gebruik de vertaalbalk boven het antwoordvak. Lees Antwoorden per e-mail.
- Er verschijnt een melding Het antwoordsjabloon kon niet worden geladen. Probeer het opnieuw. Als het nog steeds mislukt, vraag uw beheerder dan om de antwoordsjabloon van uw organisatie te controleren. Lees Meldingssjablonen.
- De ingevoegde tekst bevat woorden tussen dubbele accolades, zoals een naamtijdelijke aanduiding. Vervang elk ervan door de echte tekst, of verwijder het, voordat u verzendt.
- Sjabloon ontbreekt. De antwoordsjabloon is niet beschikbaar in WhatsApp-gesprekken.
Gerelateerde artikelen
Komt u er nog niet uit? Dien een aanvraag in of .