Criar fluxos de trabalho

Um workflow realiza trabalho para a sua equipa automaticamente. Começa com um acionador, por exemplo uma nova conversa ou uma agenda, e depois executa passos: condições, ações, passos de IA, aprovações e mais. Os workflows são criados numa tela na página Fluxos de Trabalho e publicados quando estiverem prontos.

Disponibilidade: Perfis Helpdesk e AI Voice + Helpdesk. Apenas administradores.

Pré-requisitos

• Tem a função Proprietário ou Administrador. Os outros utilizadores veem Acesso Negado.
• A sua organização utiliza o perfil Helpdesk ou o perfil AI Voice + Helpdesk.
• Utilize um ecrã de computador de secretária ou portátil. Num telemóvel só pode visualizar um workflow.

Limites do plano

Uma organização sem subscrição ativa tem os limites do Inicial. Os workflows desativados e arquivados não são contabilizados. As execuções de teste e as execuções simuladas não contam como execuções. A barra no topo da página mostra a utilização de ambos os limites. Para ver os preços, consulte aurionai.net/pricing.

Abrir a página

1. Na barra lateral, selecione Configuração.
2. Abra a categoria Sistema.
3. Selecione Fluxos de Trabalho.

O separador Os Meus Fluxos de Trabalho lista os seus workflows com Estado, Versão, Última Execução, Taxa de Sucesso e Execuções. Utilize o campo de pesquisa e os botões Estado: para encontrar um workflow.

Criar um workflow

Para começar a partir de uma tela vazia:

1. Selecione Novo Fluxo de Trabalho.

Para começar a partir de um workflow pré-definido:

1. Selecione Galeria de Modelos.
2. Encontre um modelo. Pode pesquisar e ordenar a lista.
3. Selecione Usar Modelo.

Em ambos os casos, o AurionAI cria um rascunho e abre-o no editor.

Construir a tela

1. No painel direito, em Configurações do fluxo de trabalho, introduza o Nome e uma Descrição opcional. O AurionAI guarda estes dois campos automaticamente.
2. No Paleta de nós, adicione um nó Acionador. Cada workflow precisa de um.
3. Selecione o nó de acionador e escolha o seu Tipo de Acionador. A secção seguinte explica os tipos.
4. Adicione os passos seguintes a partir da paleta e ligue-os na tela. Por exemplo, um nó Condição ramifica com base em valores de campos, e um nó Ação altera um registo ou envia uma mensagem.
5. Selecione cada nó e preencha as suas definições no painel direito. Cada nó tem um botão de ajuda que explica as suas opções.
6. Selecione Guardar Rascunho.

A tela não é guardada automaticamente. A barra de ferramentas mostra Não guardado enquanto tiver alterações não guardadas.

A paleta agrupa os nós em Controlo de fluxo, Lógica, IA, Transformação de dados e Código e HTTP. Um nó Aprovação pausa a execução até alguém decidir. Leia Aprovações de workflow.

Escolher um acionador

• Baseado em Evento: Inicia quando algo acontece numa conversa — por exemplo, é adicionada uma nota — ou quando um agente clica no botão de ação deste fluxo de trabalho. Escolha um ou mais Tipos de Evento nos grupos Conversa, SLA, Aprovação e Contacto / Empresa. Para mostrar o workflow como um botão na caixa de entrada, ative Mostrar como botão de ação em conversas.
• Webhook: Inicia quando outro sistema envia um pedido HTTP assinado para o endereço abaixo. Copie o URL do Webhook e o Segredo HMAC para o outro sistema. O pedido deve ser assinado com HMAC-SHA256 e incluir um timestamp dentro de 5 minutos.
• Agendamento: Inicia com um temporizador — a cada poucos minutos, horas ou dias, ou nas horas definidas por uma expressão cron. Escolha Intervalo Fixo ou Expressão Cron, e o Fuso Horário.
• Tempo Baseado em Atividade: Inicia para cada conversa que espera há mais tempo do que o limite — abertas ou em espera, ou resolvidas e fechadas quando o campo é «Resolvido Em». As conversas são verificadas a cada 5 minutos. O valor predefinido de Limite (minutos) é 1440 (24 horas).
• Fluxo de Trabalho Acionado: Inicia apenas quando outro fluxo de trabalho o executa com um passo «Acionar fluxo de trabalho».

Para acionadores de eventos, Frequência decide com que frequência uma conversa ou contacto pode iniciar o workflow. Ordem de execução e Parar o processamento de fluxos de menor prioridade decidem o que acontece quando vários workflows correspondem ao mesmo evento.

Testar antes de publicar

1. Corrija todos os itens em Problemas de validação. A barra de ferramentas mostra o número de problemas.
2. Guarde o rascunho e selecione Simulação. Uma execução simulada simula o workflow. As ações não são executadas.
3. Selecione Monitorizar para ver a execução simulada em Histórico de execução. Defina o filtro de execução para Simulação.

Após a primeira publicação, Execução de teste executa o workflow publicado com um payload que introduz. Cada passo é executado de forma real, incluindo e-mails e chamadas HTTP. As execuções de teste estão ocultas do histórico de execuções por predefinição e não contam para as suas execuções.

Publicar

1. Selecione Publicar. O AurionAI guarda as suas alterações primeiro.
2. Na caixa de diálogo, selecione Publicar fluxo de trabalho.

O AurionAI mostra Fluxo de trabalho publicado. O estado passa a Publicado. Cada publicação cria uma nova versão.

Quando edita um workflow publicado, está a editar um rascunho por cima da versão em produção. A versão em produção continua a ser executada até publicar novamente. Para descartar o rascunho, selecione Rejeitar rascunho.

Monitorizar execuções e versões

1. Abra o workflow e selecione Monitorizar.
2. Em Histórico de execução, selecione uma execução para ver cada passo, a sua entrada e a sua saída. A lista atualiza a cada 5 segundos.
3. Para executar novamente, utilize Reexecutar. As ações que já foram executadas não são desfeitas.
4. Em Histórico de versões, selecione Restaurar numa versão mais antiga. O AurionAI copia-a para o rascunho. Publique para a colocar em produção.

Gerir workflows

No separador Os Meus Fluxos de Trabalho, a coluna Ações oferece:

• Duplicar: fazer uma cópia.
• Publicar: publicar um rascunho ou um workflow desativado.
• Desativar: parar o workflow. Confirme com Desativar fluxo de trabalho.
• Eliminar: eliminar o workflow e todas as suas versões. Escreva o nome do workflow e selecione Eliminar fluxo de trabalho. Esta ação não pode ser desfeita.

Os workflows de sistema de ciclo de vida não podem ser eliminados. Pode desativá-los ou duplicá-los.

Desativar com segurança

Desative um workflow em vez de o eliminar. Um workflow desativado deixa de iniciar com novos eventos. As execuções que já começaram terminam na versão atual. Para o voltar a utilizar, publique-o.

Resultado

Um workflow publicado inicia no próximo acionador correspondente. As execuções que começaram antes de uma nova publicação terminam na versão anterior.

Se algo correr mal

• Adicione pelo menos um nó de acionador antes de publicar. Adicione um nó Acionador.
• O botão Publicar não está ativo. Abra Problemas de validação e corrija os problemas bloqueantes.
• Não consegue criar um workflow por causa do limite. Elimine ou desative workflows que não utiliza, ou altere o seu plano. Leia Planos e limites.
• As execuções falham com "Quota excedida". A sua organização utilizou todas as execuções do período de faturação. As novas execuções recomeçam no período seguinte, ou após alterar o seu plano.
• A publicação é recusada por causa de um modelo de IA. Escolher um modelo num nó de IA é uma funcionalidade Enterprise. Nos outros planos, defina o modelo para Predefinido (configuração do inquilino).
• Uma ação Definir Estado é recusada. Os workflows não podem definir Fechado, Resolvido, Resolvido por IA ou Fecho automático. Escolha outro estado.
• Apenas fluxos de trabalho publicados podem ser testados. Publique o workflow primeiro, ou utilize Simulação.

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